SECRETAIRE ADMINISTRATIVE ET COMMUNICATION 50% - H/F

CHU de Bordeaux; Bordeaux; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un établissement de santé public recherche un secrétaire à mi-temps pour l'Espace de Réflexion Ethique de Nouvelle-Aquitaine. Le poste implique des missions variées, notamment l'accueil, l'organisation de réunions et la gestion administrative. Le candidat idéal doit avoir une expérience préalable dans un rôle similaire et maîtriser les outils bureautiques. Les horaires sont sur un roulement unique, principalement à Saint-André. La date de fin de contrat est prévue jusqu'au 31/12/2027.

Qualifications

• Une expérience réussie dans des fonctions similaires est demandée.
• Maitrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat.
• Qualités rédactionnelles et orthographiques.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique.
• Organisation des réunions et suivis divers.
• Gestion du courrier et mailing.

Connaissances

Qualités rédactionnelles

Maitrise des outils bureautiques

Sens de l'organisation

Capacité d'adaptation

Travail en équipe

Description du poste

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Le Groupe Hospitalier Saint-André est situé au cœur de la ville de Bordeaux, il regroupe l’Hôpital Saint-André, l’aîné des établissements du CHU de Bordeaux, ainsi que le Centre Jean Abadie.

Le recrutement est effectué pour l’Espace de Réflexion Ethique de Nouvelle-Aquitaine (ERENA). L’ERENA est une mission d’intérêt général mise en œuvre par le CHU de Bordeaux et rattachée à la Direction des Affaires Juridiques, Ethiques, Transparence et Probité.

Le Poste

L’Espace de Réflexion Ethique de Nouvelle-Aquitaine (ERENA) a vocation à susciter et à coordonner les actions en matière d'éthique dans les domaines des sciences de la vie et de la santé. Il existe un Espace de Réflexion Ethique dans chaque région de France métropolitaine et outre-mer. En Nouvelle-Aquitaine, l’ERENA déploie ses missions à l’aide de trois sites d’appui (Aquitain, Limousin, Picto-Charentais). La coordination de l’ERENA est assurée pour la période 2025-2027 par le site Aquitain. Le recrutement d’un temps de secrétariat à mi-temps en CDD est proposé pour cette période, jusqu’au 31/12/2027. L’ERENA site Aquitain est rattaché à la Direction des Affaires Juridiques, Ethiques, Transparence et Probité du CHU de Bordeaux. Le poste de secrétaire est rattaché de manière hiérarchique à la directrice de la DAJTP et de manière fonctionnelle à la directrice de l’ERENA.

Vos Missions

• Travailler en lien avec la chargée de mission de l’ERENA site Aquitain, sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de la DAJTP et fonctionnelle de la directrice de l’ERENA
• Assister la chargée de mission sur les activités décrites ci-dessous

Principales Activités

• Accueil physique et téléphonique
• Organisation des réunions, des instances et des déplacements
• Suivi et mise à jour des listes de contacts (listes de diffusion)
• Établissement de documents Word (prise de notes, rédaction et mise en forme de Comptes-Rendus, Procès-Verbaux divers, documents d’information, etc…), Publisher (affiches) et de tableaux Excel
• Saisie de données d’activité, préparation de rapports d’activité
• Gestion du courrier et mailing papier ou dématérialisé
• Secrétariat divers

Missions Spécifiques

• Participer aux réunions selon les jours de travail
• Appui aux actions de communication autour des activités de l’ERENA et de l’ERENA site Aquitain
• Appui à l’organisation des événements (conférences, colloques, ateliers…)

Conditions d’exercice

• Horaires de travail sur un roulement unique – amplitude horaire de 9h30-17h à Saint-André (jours de présence à définir)
• Travail sur écran

Profil Recherché

• Une expérience réussie dans des fonctions similaires est demandée
• Qualités rédactionnelles et orthographiques
• Maitrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat
• Savoir-faire
• Savoir planifier et respecter les délais
• Rédiger et mettre en forme les documents
• S’adapter aux différents interlocuteurs
• Filtrer et orienter les informations
• Savoir-être
• Capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Sens du relationnel et du travail en équipe