Secrétaire administratif-ve et pédagogique - Ecole Doctorale Recherches Biomédicales - F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une grande université française recherche un(e) assistant(e) pour soutenir la gestion administrative et pédagogique de l’École Doctorale. Vous serez chargé(e) d’accueillir et de conseiller les doctorants, de gérer les candidatures et d'assurer un suivi administratif précis. Les candidats idéaux auront une connaissance de l'environnement universitaire et des outils de gestion. Un environnement de travail flexible et une multitude d'avantages sont proposés, rendant ce poste attractif.

Prestations

Flexibilité du travail

50 jours de congés dès la première année

Prime mensuelle et annuelle

Prise en charge des transports

Accès à des prestations dans divers domaines

Qualifications

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Qualité d’expression écrite et orale.
• Capacité à travailler en équipe.

Responsabilités

• Assurer l'accueil des doctorants et les conseiller dans leurs démarches administratives.
• Gérer des tableaux de bord sur des enquêtes concernant les doctorants.
• Gestion des candidatures pour l’inscription en Doctorat.

Connaissances

Connaissance de l’environnement universitaire

Outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

Capacité d’adaptation

Rigueur

Autonomie

Outils

ADUM

APOGEE

SIFAC

Description du poste

À propos de nous

À premier rang des universités françaises et francophones, Aix‑Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix‑Marseille Université recrute et reconnaît tous les talents, ses offres d’emploi sont handi‑accessibles.

Mission

Assurer le secrétariat pédagogique et la gestion administrative de l’Ecole Doctorale.

Activités principales

1 – Gestion administrative

• Assurer au quotidien l’accueil (en présentiel, par téléphone et courriel) des doctorants et leur apporter un conseil de premier niveau dans leurs démarches administratives.
• Gérer des tableaux de bord sur des enquêtes relatives aux Doctorants et Docteurs (notamment enquêtes ministérielles).

2 – Gestion pédagogique

• Gestion des candidatures pour l’inscription en Doctorat via le site de l’Ecole Doctorale (réception et vérification des dossiers) avant validation du Directeur de l’ED.
• Gestion des candidatures pour l’attribution des contrats doctoraux via le site de l’Ecole Doctorale, organisation des Commissions d’admission, organisation des auditions, communications résultats.
• Validation des inscriptions et des soutenances de thèse sur le logiciel ADUM.
• Gérer la validation des formations obligatoires suivies par les doctorants.
• Accompagner à l’insertion professionnelle des Docteurs.

Activités associées

• Travailler en collaboration avec une gestionnaire de scolarité pour le suivi des dossiers des doctorants (inscriptions, soutenances).

Activités annexes

• Participer aux évènements de l’UFR (surveillances d’examens, élections …).

Positionnement hiérarchique

Sous la responsabilité du Directeur de l’Ecole Doctorale en lien avec la scolarité et le comité scientifique.

Profil

Connaissances Et Savoirs

• Connaissance de l’environnement universitaire, de l’organisation administrative.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat, outils bureautique (Pack Office : Word, Excel et PowerPoint).
• Connaissances des outils de gestion souhaitées (ADUM, APOGEE, SIFAC).
• Qualité d’expression écrite et orale.

Savoir-faire :

• Appliquer la réglementation et respecter les procédures.
• Savoir organiser et planifier ses activités.
• Savoir se référer à sa hiérarchie.

Savoir-être :

• Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions.
• Capacité d’adaptation.
• Dynamisme, réactivité, rigueur.
• Capacité à travailler en équipe.
• Disponibilité, conscience professionnelle.

Un Processus De Recrutement Fluide Et Transparent

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu’à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d’ancienneté selon le service concerné.
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an.
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires.
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap.
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75 % compatible avec un forfait mobilité durable.
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l’utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail.
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social.

Référence de l’offre : p99pdti65u