Secrétaire à dominante PMI F/H(Nouvelle fenêtre)

Département du Val d'Oise; Arnouville; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme public local recherche un secrétaire à dominante PMI pour assurer le secrétariat du Médecin Chef de Service ainsi que des activités administratives liées à la Protection Maternelle et Infantile. Les candidats doivent démontrer de solides compétences en organisation, rédaction, et un bon relationnel pour interagir avec le public et les partenaires. La fonction implique la gestion de courriers et la préparation de réunions. Un niveau IV en secrétariat est requis.

Qualifications

• Autonomie et écoute des différents publics.
• Capacités en organisation et priorisation des tâches.
• Compétences en communication et en travail d'équipe.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat du médecin Chef de service et de la Responsable d’équipe.
• Organiser les activités de l'équipe et gérer le courrier PMI.
• Participer à la continuité du service public.

Connaissances

Accueillir différents publics

Capacités rédactionnelles

S'organiser

S'adapter aux évolutions de service

Maîtriser l'outil informatique

Formation

Formation de secrétariat – Niveau IV

Description du poste

Contexte

Le secrétaire à dominante PMI assure le secrétariat du Médecin Chef de Service Territorialisé, de la Cadre de santé et de la Responsable d’Equipe Administrative, dans la mise en œuvre des activités départementales en matière de la Protection Maternelle et Infantile. Il participe aux activités administratives transversales du Territoire sous l'autorité hiérarchique du Responsable de Territoire.

Mission

• Accueil physique et téléphonique, renseignement, orientation des publics et des partenaires
• Assure le secrétariat du médecin Chef de service territorialisé et de la Responsable d’équipe administrative
• Assiste les professionnels de l’équipe : organisation de leurs activités, plannings et rendez-vous, lien avec les partenaires
• Gestion du courrier PMI
• Retranscription, mise en forme, impression, envoi des courriers, comptes rendus, rapports médico-sociaux et documents spécifiques (tableaux de bord, statistiques, bilan…)
• Organisation, préparation, suivi des réunions et participation (réunions d'assistantes maternelles, réunion d'équipe PMI, réunions partenariales…)
• Gestion et suivi administratif des dossiers en collaboration avec la Cadre de santé :
  • Agrément et renouvellement
  • Formation des assistants maternels et familiaux
  • Archivage
• Participe aux réunions d’équipe de secrétariat animées par le responsable du TISMS
• Gestion administrative des dossiers RH du personnel PMI
• Gestion et suivi administratif de la logistique du service PMI
• Gestion de la boîte mail générique du service PMI
• Participation à la continuité du service public

Activités spécifiques

• Travail en binôme avec la secrétaire à dominante ASE et/ou l’Assistante de Territoire et assure l’intérim en cas d’absence
• Enfance
• Vulnérabilité
• Hébergement d’urgence
• RH

Savoir-faire Technique

• Savoir accueillir différents publics
• Avoir des capacités rédactionnelles
• Savoir organiser, prioriser ses tâches
• S'adapter aux évolutions de service
• Maîtriser l'outil informatique

Savoir-faire Relationnel

• Etre à l’écoute, disponible et autonome
• Savoir s’adapter et être réactif
• Avoir le sens du travail en équipe et en transversalité
• Avoir la capacité de communication
• Avoir le sens du service public

Connaissances

• Connaître les dispositifs médico-sociaux
• Connaître les procédures liées aux agréments des Assistants maternels et familiaux
• Connaître les principes du service public et les orientations du Département

Spécificités

• Formation de secrétariat – Niveau IV
• Travail en bureau avec horaires réguliers
• Disponibilité et présence requises en fonction des obligations de service et des urgences
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Risques d'incivilités