Responsable du service Etat-civil

La Gazette des Communes; Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un manager confirmé pour piloter les missions de l’État-civil. Vous serez responsable de la mise en œuvre de la politique publique et du management d'une équipe pluridisciplinaire. Le candidat idéal possédera une expérience avérée en gestion administrative et budgétaire ainsi qu'une expertise en droit civil. Un bon esprit d'analyse et des capacités de travail en transversalité sont essentiels. Ce poste se situe à Clermont-Ferrand dans la région Auvergne-Rhône-Alpes.

Qualifications

• Manager confirmé avec expérience en gestion administrative.
• Compétences en gestion budgétaire et conduite de projets.
• Qualités relationnelles et capacité d'écoute.

Responsabilités

• Décliner la politique publique de relation aux usagers.
• Planifier et piloter les opérations liées à l’État civil.
• Manager une équipe pluridisciplinaire de 48 agents.
• Assurer un suivi rigoureux des demandes du service.
• Élaborer un plan de formation pour les collaborateurs.

Connaissances

Gestion administrative

Analyse

Animation d'équipe

Esprit de synthèse

Travail en transversalité

Formation

Expérience confirmée en gestion administrative et budgétaire

Expertise en droit civil et droit public

Description du poste

La Ville de Clermont-Ferrand

Capitale régionale de 144 750 habitants - Métropole de 485 300 habitants

40 000 étudiants - 6 000 chercheurs - Siège social de Michelin

Cadre naturel et patrimonial remarquable

Ville sportive et ville leader des musiques actuelles - Capitale mondiale du court métrage

Placé.e sous l'autorité de la Directrice Adjointe Relations Usagers et Transformation Digitale, vous êtes chargé.e de décliner de manière opérationnelle la politique publique de relation aux usagers dans le secteur de l’État-civil, de l’Identité et du Funéraire, en élaborant, mettant en œuvre et évaluant un projet de service.

Vous planifiez les différentes ressources, pilotez les opérations et les projets liés à l’État civil, aux délivrances des titres d’identités et au Funéraire et êtes garant.e de la fiabilité réglementaire et juridique des documents émanant du service.

Vous êtes chargé.e d’assurer la transversalité et le travail en partenariat avec les services de l’État (Procureur de la République, Parquet, Préfecture, etc.) et vous déployez, en mode projet, les dossiers structurants du service État-civil en matière d'amélioration des relations aux usagers, de l’accessibilité, en incluant les enjeux de transformation numérique et de performance du service public ; le tout en s’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue.

Vos missions

• Vous élaborez, mettez en œuvre et évaluez un projet de service Etat-civil 2026-2030 en déclinant les missions du service et les actions engagées par la direction. Vous élaborez des documents administratifs, techniques et juridiques de cadrage à la demande de la hiérarchie ;
• Vous préparez et suivez le budget du service en lien avec la Directrice adjointe et participez à la rédaction des marchés et contrats du service ;
• Vous organisez le fonctionnement et veillez à la continuité du service par les différents canaux de saisine (télé-services, guichet, téléphone, mail et courrier). Vous identifiez, conduisez et contrôlez les procédures administratives en lien avec les services internes et externes ;
• Vous contrôlez et assurez le suivi des demandes gérées par le service organisé en 4 pôles (2 pôles Etat-civil, un pôle Funéraire et un pôle Identité), chacun piloté par un.e encadrant.e de proximité et regroupant 48 agents ;
• Vous managez les ressources humaines en définissant des objectifs collectifs et individuels. Vous planifiez et répartissez les activités en veillant au respect des délais, en optimisant les ressources. Vous élaborez et mettez en place un plan de formation permettant la professionnalisation des collaborateurs et le développement de leurs compétences pour conduire le changement dans une logique de service public. Vous coordonnez et animez le collectif de 5 encadrants de proximité.

Manager confirmé.e d’équipe pluridisciplinaire, vous disposez d’une expérience confirmée en gestion administrative et budgétaire. Une expertise en droit civil et droit public serait un atout.

Vous êtes force de proposition et assurez un rôle d’analyse et de conseil auprès de vos services. Vous savez travailler en transversalité.

Vous disposez d’une expérience réussie en conduite de projets et vous faites preuve d’esprit d’analyse et de synthèse.

Reconnu.e pour vos qualités relationnelles, vous faites preuve d’écoute et détenez des capacités en matière d’animation d’équipe.

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Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez contacter : le service Recrutement et mobilité professionnelle au 04.73.42.36.86