Responsable du bureau commandes PGF Santé (H/F)

Université Claude Bernard Lyon 1; Lyon; Hybride; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université pluridisciplinaire recherche un coordinateur pour son Pôle de Gestion Financière Santé. Le candidat devra encadrer une équipe, superviser les opérations budgétaires et assurer les relations avec les fournisseurs. Une expérience de 1 à 3 ans est souhaitée, ainsi que des compétences en gestion financière et en outils informatiques comme Excel et SIFAC. Des avantages tels que des congés annuels, du télétravail et une participation aux frais de transport sont offerts.

Prestations

48.5 jours de congés annuels

Remboursement des frais de transport

Accès aux activités sportives

Développement professionnel en interne

Restauration sur le campus

Qualifications

• 1 à 3 ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Bonne connaissance des règles de gestion financière.
• Autonomie et sens des initiatives.

Responsabilités

• Encadrer une équipe de gestionnaires chargés des commandes.
• Superviser les opérations de commande et le suivi budgétaire.
• Assurer le lien avec les fournisseurs et le service facturier.

Connaissances

Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Rédiger des documents et communiquer

Gérer son activité dans un calendrier

Outils

Excel

SIFAC

Description du poste

À propos de nous

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels. L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.

Descriptif du Service

Membre du Pôle Finances-Achats-Pilotage au sein de l'Université, la Direction des Affaires Financières (DAF) met en œuvre la politique budgétaire de l’établissement. Elle compte 58 agents et est structurée autour de 6 pôles de gestion qui mutualisent les actes de gestion financière pour les composantes, unités de recherche et services centraux de l’université et d'une cellule SIFAC. Le Pôle de Gestion Financière Santé (PGF Santé) est l’un des 6 pôles de gestion financière. C’est une structure de proximité en charge des actes de gestion budgétaire qui a pour objectif d’apporter une qualité de service optimale aux usagers du secteur Santé (UFR, Instituts, Laboratoires…). Le PGF Santé est composé de 14 agents (1 A - 2 B - 11 C) répartis dans 2 services : Un bureau « Commandes » et un bureau «Budget/Recettes/Opérations spécifiques».

Description du Poste

Au sein de la Direction des Affaires Financières (DAF) de l’Université Claude Bernard Lyon 1, et plus précisément du Pôle de Gestion Financière Santé (PGF Santé), vous assurez la coordination du bureau \"Commandes\", qui regroupe 8 gestionnaires chargés de l’exécution budgétaire pour les structures santé (UFR, instituts, laboratoires..). Votre mission principale consiste à superviser l’ensemble des opérations liées aux commandes, depuis l’engagement jusqu’au suivi des bons, en passant par la gestion des rejets et des flux, tout en garantissant la qualité du service rendu. Vous êtes également en lien avec les gestionnaires autonomes des structures hors pôle. Vous êtes l’interlocuteur·rice de référence pour les gestionnaires en cas de dossiers complexes, pour les relations avec les fournisseurs et pour le lien avec le service facturier. Vous participez à l’animation de l’équipe, assurez les entretiens annuels, et contribuez à la montée en compétences des agents, notamment via votre rôle de référent·e formation au sein du PGF Santé.

Vos Missions Principales

• Encadrer, animer et accompagner une équipe de 8 agents ; organiser le travail, conduire les entretiens annuels, assurer un suivi individualisé.
• Superviser les opérations de commande, depuis la validation jusqu’au suivi budgétaire.
• Contrôler la bonne application des règles et procédures en gestion budgétaire, financière et comptable.
• Assurer le lien avec les fournisseurs, le service facturier et les gestionnaires autonomes.
• Gérer les rejets de factures, les flux non soldés et le suivi des biens sortants de l’inventaire.
• Concevoir, faire appliquer et améliorer les procédures internes, en lien avec la stratégie de qualité de service.
• Participer aux groupes de travail transversaux et aux projets d’amélioration continue.
• Alimenter les tableaux de bord, suivre les indicateurs d’activité et proposer des pistes d’optimisation.

Conditions Particulières d'exercice

• Pic d'activités intense : juillet et fin d'année
• Télétravail possible à partir de 3 mois (sous réserve)

Profil

Compétences attendues

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion
• Savoir rédiger (courriers, mails, compte-rendus…) et communiquer

Connaissances

• Connaissance des outils informatiques (Excel)
• Connaissance de l’outil SIFAC serait un plus
• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et des universités en particulier
• Connaissance des règles et procédures applicables au domaine de la gestion financière

Savoir être

• Autonomie et sens des initiatives
• Sens aigu de la confidentialité
• Aptitudes relationnelles
• Capacité à travailler en équipe
• Savoir rendre compte
• Être rigoureux

Niveau d'expérience souhaité

Entre 1 et 3 ans

Poste à pouvoir

Dès que possible

Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie B

Rémunération mensuelle brute

2173,73€

En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, ...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l’université

Référence de l'offre : 3o8c1eccje