Responsable documentation technique - Génie Civil - CDI F/H

Eiffage Génie Civil; Vélizy-Villacoublay; Sur place; EUR 60 000 - 85 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

13ème mois

Prime vacances

Actionnariat salarié

CSE

Résumé du poste

Eiffage Génie Civil, basé en Île-de-France, recherche un responsable gestion documentaire pour piloter l'équipe Document Controllers et garantir la conformité des flux.

Vous rédigerez les procédures, organiserez les formations et assurerez le reporting auprès de la Direction du Projet.

Poste en CDI, travail sur un grand projet infra avec accès aux outils GED (SharePoint, Aconex, BIM 360 Docs).

Qualifications

• Expérience significative en gestion documentaire, idéalement dans le BTP ou projets industriels.
• Maîtrise des outils GED (SharePoint, Aconex, BIM 360 Docs, ProjectWise).
• Connaissance des normes ISO 19650 et ISO 9001 appréciée.
• Capacité à manager une équipe et coordonner de multiples interlocuteurs.

Responsabilités

• Définir l’organisation générale de la gestion documentaire et manager l’équipe de Document Controllers.
• Gérer le plan de charge et assurer la continuité de service du projet.
• Contrôler l’exécution des tâches quotidiennes de gestion documentaire.
• Participer au recrutement et à l’intégration des Document Controllers.
• Rédiger et déployer les procédures de gestion documentaire.
• Définir les règles de classement et de traçabilité des documents.
• Administrer les métadonnées, arborescences et droits d’accès.
• Former les équipes projet et Document Controllers.
• Contribuer au reporting et au suivi des indicateurs de performance.
• Assurer l’interface avec l’éditeur ou le prestataire GED.

Connaissances

Gestion documentaire

Management d'équipe

Connaissance ISO 19650/9001

Formation

Formation supérieure en gestion documentaire

Outils

SharePoint

Aconex

BIM 360 Docs

ProjectWise

Mezzoteam

Description du poste

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes et aux hommes. A travers ses projets, Eiffage a une ambition forte : contribuer activement à bâtir un monde plus sobre et plus durable. Cet engagement en matière de responsabilité sociétale et environnementale se matérialise par une stratégie bas carbone ambitieuse qui vise à accélérer la transition écologique, présente dans nos différents projets. La réalisation de ces projets passe par le partage de valeurs communes : Responsabilité, Exemplarité, Confiance, Transparence, Lucidité, Courage et Pugnacité. Projets importants que vous connaissez peut-être déjà : le viaduc de Millau, les lignes de métros et gares du Grand Paris, la fondation Louis Vuitton, et le tramway de Bordeaux, entre autres.

VOTRE FUTUR ENVIRONNEMENT

La Direction Opérationnelle Infra Linéaires, appartenant au groupe Eiffage Génie Civil, se compose de 1 400 collaborateurs. Elle regroupe plusieurs activités complémentaires (Terrassement, Assainissement, Chaussées, Pipeline, Dépollution, Déconstruction) qui permettent de réaliser des projets complexes d’infrastructures linéaires. Rattaché à la Direction du Projet, vous pilotez l’organisation et le fonctionnement de la gestion documentaire du projet. Vous garantissez la fiabilité, la traçabilité et la conformité des flux documentaires et accompagnez les équipes dans l’utilisation des processus et outils GED.

VOS PRINCIPALES MISSIONS

COORDONNER L’ÉQUIPE DE GESTION DOCUMENTAIRE

Définir l’organisation générale de la gestion documentaire et les missions de chaque fonction. Manager et animer l’équipe de Document Controllers : points réguliers d’information et d’échange. Gérer le plan de charge, coordonner les actions et organiser les absences afin d’assurer la continuité de service. Contrôler la bonne exécution des tâches quotidiennes de gestion documentaire. Participer au recrutement et à l’intégration de nouveaux Document Controllers.

DÉFINIR ET GARANTIR LES PROCESSUS DE GESTION DOCUMENTAIRE

Rédiger, déployer et tenir à jour les procédures de gestion documentaire applicables au projet. Définir les règles de classement, de diffusion, de validation, d’archivage et de traçabilité des documents. Veiller au respect des processus documentaires et des exigences applicables par l’ensemble des parties prenantes. Identifier les dysfonctionnements et mettre en place les actions correctives nécessaires.

ADMINISTRER ET FAIRE ÉVOLUER L’OUTIL GED

Définir le paramétrage de la GED et en garantir le maintien opérationnel. Administrer les métadonnées, arborescences, groupes d’utilisateurs, droits d’accès et circuits de validation. Assurer le suivi des évolutions de paramétrage, des anomalies et des mises à jour de l’outil. Rédiger et maintenir à jour la documentation relative au paramétrage et à l’utilisation de la GED. Assurer l’interface avec l’éditeur ou le prestataire de la solution GED.

FORMER ET ACCOMPAGNER LES ÉQUIPES PROJET

Concevoir des supports pédagogiques et des guides d’utilisation des processus et outils de gestion documentaire. Organiser et animer les formations destinées aux nouveaux arrivants et aux utilisateurs de la GED. Assurer le suivi des personnes formées. Apporter assistance et support aux équipes projet et aux Document Controllers.

PILOTER LE REPORTING ET LES INTERFACES

Coordonner les échanges avec les différents interlocuteurs internes et externes sur les sujets de gestion documentaire. Consolider les indicateurs fournis par les Document Controllers et établir un reporting global à destination de la Direction du Projet. Suivre notamment les volumes de documents soumis, approuvés, rejetés ou en retard ainsi que les délais de validation. Alerter la Direction du Projet sur les dysfonctionnements ou points de difficulté et proposer les actions correctives adaptées. Suivre les indicateurs de performance et contribuer à l’amélioration continue des processus documentaires.

CE QUE NOUS RECHERCHONS

De formation supérieure, vous disposez d’une expérience significative en gestion documentaire, idéalement acquise dans le secteur du BTP, sur un grand projet ou dans un environnement industriel complexe. Vous maîtrisez les outils de GED tels que SharePoint, Aconex, BIM 360 Docs, ProjectWise ou équivalent. La connaissance de Mezzoteam constitue un plus. Organisé, rigoureux et doté d’un bon relationnel, vous savez manager une équipe, gérer des volumes documentaires importants et coordonner de multiples interlocuteurs. La connaissance des normes ISO 19650 et ISO 9001 est appréciée.

CE QUE NOUS PROPOSONS

• Poste à temps plein en CDI basé sur un projet dans le cadre du programme du nouveau nucléaire des EPR2.
• Rémunération selon profil
• Primes diverses (13ème mois, prime vacances)
• Actionnariat salarié
• CSE

Rejoindre EIFFAGE, c’est intégrer un grand groupe qui vous permettra de construire votre carrière à long terme au travers d’évolutions de postes et de mobilités.

NOTRE PROCESSUS DE RECRUTEMENT

• A minima : Un entretien téléphonique RH d’une quinzaine de minutes
• Un entretien RH
• Un entretien avec le responsable opérationnel / la Direction du Projet

Egalité professionnelle, diversité et inclusion : nous accueillons et valorisons vos talents.

A vous d’inventer un avenir à taille humaine. #Espritdefamille Rejoignez-nous !