Référent - Assistant médical de Chef de Service H/F

Fondation Rothschild; France; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restaurant d'entreprise

Mutuelle employeur

CSE attractif

Chèques vacances

Ticket culture

Résumé du poste

Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild recrute une référente Assistante médicale de Chef de Service. Vous gérerez les agendas, les communications et l’accueil des patients, tout en assurant le suivi administratif et le support logistique du service.

Ce poste implique une coordination administrative du laboratoire Brain Lab, le suivi budgétaire et le reporting des activités, dans un cadre CDI à temps plein dans le cadre hospitalier.

Qualifications

• Outils bureautiques et gestion administrative exigés.
• Anglais professionnel écrit et parlé nécessaire.
• Rigueur et discrétion requises pour informations sensibles.

Responsabilités

• Tenir et mettre à jour les organigrammes du service.
• Organiser et gérer les agendas du Chef de Service.
• Gérer et filtrer les appels téléphoniques et des mails.
• Prendre des rendez-vous de consultations.
• Accueillir et orienter des patients en consultations.
• Rédiger des supports de communication interne et suivre l’information.
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe.
• Organiser des déplacements professionnels et des réunions.
• Suivre l’évolution d’un dossier professionnel et construire un dossier.

Connaissances

Outils bureautiques

Gestion administrative

Anglais professionnel

Travailler en équipe

Veille informationnelle

Veille règlementaire

Organisation d’événements

Rigueur

Discrétion

Connaissance milieu hospitalier

Connaissance terminologie médicale

Maîtrise de logiciels métiers

Formation

Niveau Bac à Bac+2

Outils

Outils collaboratifs

Description du poste

Notre établissement :

L’Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild est un établissement hospitalo-universitaire de référence dans le domaine des pathologies tête et cou qui s'engage auprès de ses équipes comme de ses patients.

Notre établissement proposedes parcours professionnalisants et une politique de formation ambitieuse et innovante.

Etablissement privé à but non lucratif, il agit en faveur du handicap et lutte contre les discriminations.

Travailler dans un environnement agréable, situé à proximité du parc des Buttes Chaumont, dynamique et humain dans lequel vous pourrez poursuivre l’apprentissage de votre métier vous motive ? Apportez votre contribution, rejoignez-nous !

Référent – Assistant médical de Chef de Service H/F

Laréférente assistante chef de service gère les agendas, appels téléphoniques,courriers et planifie les réunions. Elle assure la frappe, mise en forme desdocuments et présentations, la mise à jour des documents officiels(organigrammes, informations relatives au service sur le siteinternet/intranet en lien avec la direction de la communication), ainsi quedes tâches de reprographie, classement et archivage. Elle apporte un soutienlogistique et opérationnel au service.Enadoptant des pratiques respectueuses de l'environnement dans son travailquotidien, le collaborateur contribue à la mise en œuvre de la politique dedéveloppement durable de l’Hôpital qui vise à réduire son empreinteécologique dans toutes ses activités.

VOS MISSIONS :

• Tenir et mettre à jour les organigrammes du service
• Organiser et gérer les agendas du Chef de Service
• Gérer et filtrer des appels téléphoniques et des mails
• Prendre de rendez-vous de consultations
• Accueillir et orienter des patients en consultations
• Prendre en charge des patients VIP
• Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, notes, …)
• Traiter de l’information (collecter, classer et mettre à jour)
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe
• Organiser des déplacements professionnels
• Préparer et organiser des réunions en lien avec l’activité clinique et/ou recherche.
• Saisir des documents numériques
• Réaliser la gestion administrative du courrier
• Suivre l’évolution d’un dossier professionnel
• Construire un dossier professionnel
• Concevoir un tableau de bord
• Réaliser un suivi d’activité
• Actualiser la documentation professionnelle et règlementaire
• Archiver des documents de référence
• Classer les documents et informations d’une activité
• Organiser des actions de communications
• Peut être amenée à faire des déplacements à l’ordre des médecins en ile de France dans le cadre de demande du chef de service
• Assurer la rédaction et le suivi des rapports scientifiques et financiers, notamment l’élaboration des états de dépenses.
• Assurer l’accueil, l’accompagnement et la gestion administrative des nouveaux arrivants au sein du service.
• Assurer la gestion et le suivi des plannings des stagiaires.
• Planifier, organiser et coordonner les différents événements et réunions du service.

REFERENTE

• Gestion des plannings de l’équipe
• Contrôle de la charge de chacun des membres de l’équipe
• Organisation et pilotage des tâches des membres du service
• Lien privilégié au nom de l’équipe auprès des coordonnatrices
• Réaliser des commandes de matériel, fournitures ou consommables
• Gestion (en collaboration avec le service RH et le chef de service des recrutements médicaux)
• Assurer la coordination administrative du laboratoire BRAIN LAB, notamment le suivi budgétaire, la gestion des dépenses et le traitement des remboursements et notes de frais.

Contrat: CDI à pourvoir en temps plein

Transports: ligne 2 et 5 Jaurès ou ligne 2 Colonel Fabien

Rémunération: Suivant l'expérience et la CCN 51 : fourchette comprise de2532,48 euros bruts à 3229,79 euros bruts

Avantages: politique de formation ambitieuse, parcours professionnalisant, restaurant d'entreprise mutuelle employeur, CSE attractif (chèques vacances, chèque culture, participation frais de garde d'enfant, cartes cadeaux, subvention sport...), remboursement à 50% du Passe Navigo/mobilité durable.

Ce poste est fait pour vous si :

CONNAISSANCES REQUISES:

• Outils bureautiques
• Gestion administrative
• Normes réactionnelles
• Techniques de prise de notes
• Technique de numérisation
• Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, …)
• Travail en équipe
• Connaissance milieu hospitalier
• Connaissance de la terminologie médicale (+/-)
• Connaissance scientifique et milieu scientifique (+/-)
• Veille informationnelle
• Veille règlementaire
• Organisation d’évènements
• Anglais professionnel écrit et parlé
• Être à l’aise avec les outils numériques et maîtriser l’utilisation de plusieurs logiciels métiers, avec une capacité à passer facilement d’un outil à l’autre et à s’adapter à de nouveaux logiciels.

SAVOIR-ÊTRE ET QUALITÉS PROFESSIONNELLES:

• Discrétion absolue,sens de la confidentialité et discernement, notamment dans la gestion desinformations médicales, personnelles, administratives, scientifiques etinstitutionnelles sensibles.

• Rigueur, organisation, sens des priorités et réactivité,avec une capacité à anticiper, gérer les urgences et respecter les échéances.
• Autonomie, esprit d’initiative et capacité d’adaptation,tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie et s’adapter aux évolutions duservice, des outils et des procédures.
• Excellent relationnel, diplomatie et maîtrise de soi,avec une posture professionnelle, bienveillante et adaptée aux différentsinterlocuteurs.
• Esprit d’équipe, sens du service et capacité decoordination, notamment dans les relations avec les professionnels duservice, les patients et les différents partenaires.
• Fiabilité, disponibilité et qualités rédactionnelles etcommunicationnelles, avec une expression claire, professionnelle etadaptée aux situations rencontrées.

FORMATION:

• Niveaude formation Bac à Bac+2 (niveau 4 ou 5), idéalement en secrétariat,assistanat de direction ou domaine médico-administratif.
• Une spécialisation ou une expérience dans le secteur médical ouhospitalier est appréciée.
• Des connaissances dans le domaine scientifique constitue un atout,compte tenu de l’activité clinique et de recherche du service.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

• Expérience de 3 ans minimum dans un poste similaire , idéalement dans un environnement hospitalier, médical ou scientifique.

Vous vous reconnaissez dans nos valeurs :Soigner, Transmettre, Innover.
Notre hôpital s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion. Toutes nos offres d'emploi sont ouvertes aux personnes en situation dehandicap. Si vous êtes concerné(e), n'hésitez pas à nous faire part de vos besoinsspécifiques au cours du processus de recrutement afin que nous puissions envisager les aménagements nécessaires pour vous accueillir dans les meilleuresconditions.

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