RÉFÉRENT ADMINISTRATIF F/H (Nouvelle fenêtre)

Ville de Lille; Lille; Hybrid; EUR 21,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

Primes collectives

Mutuelle santé 75% abonnement

Forfait Mobilités Durables 300€

Restaurant municipal

Comité des œuvres sociales

RTT 9 jours

Job summary

Ville de Lille recherche un référent administratif pour assurer le bon fonctionnement du service au sein des Ateliers Municipaux à Lille. Vous assurerez des travaux de bureautique, la rédaction de courriers et le suivi des dossiers administratifs, tout en renforçant l’équipe RH et le reporting.

Le poste est en Open Space, avec Amplitude horaire de 36h30 du lundi au vendredi et une durée de contrat de 2 mois. Formation et intégration à un service public dynamique et engagé.

Qualifications

• Expérience rédactionnelle et maîtrise des outils bureautiques.
• Connaissances des procédures RH et des circuits administratifs.
• Maîtrise du logiciel KIMOCE et des outils Word/Excel.
• Bonne organisation et précision dans le classement et l’archivage.

Responsibilities

• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique.
• Prendre des notes et mettre en forme des courriers et documents.
• Réaliser des projets de notes ou de courriers.
• Réaliser la saisie de documents divers et le suivi administratif.
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
• Gérer des dossiers administratifs et le suivi des procédures.
• Gérer les courriers et les demandes d’intervention.
• Participer au suivi de tableaux de bord et d’outils de reporting.

Skills

Rédaction

Notions RH

KIMOCE

Bureautique

Word/Excel/Access

Tools

KIMOCE

Word

Excel

Access

Elise

Air Delib

Job description

Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.

Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?

Rejoignez nous !

La fonction de référent administratif est un élément déterminant dans l’organisation de la direction. Elle exige d’être organisé, sérieux, rigoureux, sachant faire preuve d’une grande discrétion. Le référent administratif doit posséder un bon état d’esprit et être soucieux des relations humaines.

Il assure un binôme avec l’assistant administratif « Otpion RH ».

Vos domaines d'intervention

• Vous réalisez et mettez en forme des travaux de bureautique
• Vous prenez des notes et mettez en forme tous types de courriers
• Vous réalisez des projets de notes ou de courriers
• Vous réalisez la saisie de documents de formes et contenus divers
• Vous organisez le classement et l’archivage des dossiers
• Vous gérez des dossiers administratifs (procédure d’émission de Titres de Recettes, recours gracieux, Délibérations du CM)
• Vous gérez des courriers (enregistrement, suivi et rédaction, classement)
• Vous gérez des demandes d’intervention
• Vous participez à l’élaboration et au suivi de tableaux de bord ou d’outils de reporting concernant ces missions
• Vous êtes un soutien administratif aux autres cellules de la Direction

Vous assurez un binôme avec l’agent administratif « option RH » afin de maintenir la continuité du service

Missions communes aux agents du service

• Vous gérez les demandes d’intervention (saisie, traitement et clôture)
• Vous vérifiez et traitez les demandes GRU sur KIMOCE
• Vous gérez la boite mails dédiée aux demandes des usagers
• Vous suivez et contrôles les procédures de dépôts sauvages
• Accueil téléphonique et physique
• Vous enregistrez et diffusez le courrier

Travail en Open space

Lieu de travail : Ateliers Municipaux 5 Chemin de Bargues à Lille

Contact avec les riverains, les prestataires et les partenaires municipaux

Amplitude horaire de 36h30 du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 14h à 17h18, ajustable

Ce que l'on recherche

Vos compétences en savoir-faire

• Vous connaissez les logiciels métier
• Vous avez des compétences rédactionnelles
• Vous avez des notions RH
• Vous maîtrisez le Logiciel KIMOCE
• Vous maîtrisez des logiciels de base (Word, Excel, Acces, Elise, Air Délib …)

Vos compétences en savoir-être

• Vous avez une aisance relationnelle
• Vous avez l'esprit d’équipe et le sens du service public
• Vous avez le sens de l’organisation et de l’initiative
• Vous êtes sérieux et rigoureux
• Vous êtes autonome

Organiser, coordonner, accompagner : devenez notre prochain référent administratif !

Ce que l'on vous propose

• Un cycle de travail au choix :
  • 35h
  • 36h30 donnant droit à 9j de RTT
• Des primes collectives en juin et décembre (sous conditions)
• Une participation de la Ville à la mutuelle de santé (labellisation)
• Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables » : 300€ par an si usage du vélo ou de la trottinette
• Un restaurant municipal situé à l’Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs
• Un comité des œuvres sociales (équivalent comité d’entreprise) : billetterie, évènements, chèques vacances, chèque cadeau Noël…

La ville de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.

Titre : RÉFÉRENT ADMINISTRATIF F/H

Type de recrutement : Emploi temporaire

Ville : LILLE CEDEX

Pôle : Cadre de Vie, Mobilité et Patrimoine (CVMP)

Cadre(s) d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux

Durée du contrat : 2 mois

Date prévisionnelle d'embauche : 02/11/2026

Contact RH pour l'offre : Sophie VILLETTE, chargée de recrutement