[PSP / GHC]Secrétaire (F/H) Médecine du travail SMST GHC

HOSPICES CIVILS DE LYON; Lyon; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de santé à Lyon recherche un(e) secrétaire opérationnel(le) pour intégrer son équipe de Médecine et Santé au Travail. Vos missions incluront la gestion des agendas des médecins, la gestion des appels et des courriers, ainsi que l'accueil des agents. Ce poste à temps plein exige un diplôme de secrétariat et de bonnes compétences relationnelles, notamment en matière d'écoute et de travail en équipe. Une expérience préalable est souhaitée.

Prestations

28 jours de congés annuels

15 jours de RTT

Qualifications

• Être titulaire d'un diplôme de secrétariat.
• Expérience souhaitée.

Responsabilités

• Gestion des agendas des médecins et organisation de réunions.
• Accueil présentiel et téléphonique des agents.
• Gestion des courriers reçus ou à émettre.

Connaissances

Sens de l'accueil - Disponibilité

Capacité d'écoute

Sens du travail en équipe

Maitrise du Pack Office

Formation

Diplôme de secrétariat

Description du poste

La/Le secrétaire est un référent opérationnel dans le service de Médecine et Santé au Travail pour les établissements du GHC et pour certains dossiers transversaux.

Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité opérationnelle de l'encadrement médical de l'équipe et sous la responsabilité hiérarchique du cadre de santé du service. Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle du médecin cheffe de service.

Il/Elle collabore avec l'équipe médicale, l'infirmier du service et en transversal HCL.

Constitution de l'équipe du GHC : 3 médecins, 5 infirmiers, 3 secrétaires, 1 psychologue, 1 cadre de santé.

Les missions

• Gestion des agendas des médecins : prise de rendez-vous et organisation de réunions;
• Gestion des appels téléphoniques;
• Gestion de la messagerie électronique du service;
• Gestion des courriers reçus ou à émettre (tri, frappe, mise en forme, etc.);
• Suivi de demandes diverses (petits travaux, commande de fournitures et matériels, etc.);
• Frappe ou mise en forme de lettres types, comptes rendus, diapositives, cours et protocoles, etc.
• Accueil présentiel et téléphonique des agents, et leur orientation avec diffusion d'informations d'ordre général;
• Gestion des convocations pour les visites à caractère obligatoire;
• Aide à la préparation des campagnes de prévention avec création d'affiches;
• Saisie de données.

Qualifications

• Etre titulaire d'un diplôme de secrétariat;
• Expérience souhaitée.

Compétences

• Sens de l'accueil - Disponibilité, capacité d'écoute;
• Sens du travail en équipe - Capacité à transmettre les informations;
• Capacité à répondre à une diversité de demandes simultanées;
• Prise d'initiatives dans le périmètre de la fonction et des responsabilités;
• Maitrise du Pack Office indispensable.

Savoir être

• Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs;
• Aptitude aux relations humaines : médiation, gestion du stress et maitrise de soi;
• Sens de la hiérarchie, des responsabilité et de l'exemplarité;
• Autonomie et capacité d'initiatives dans le périmètre du poste.

Conditions

• Poste à temps plein en 37h30 par semaine, classé à repos fixes, sans télétravail et soumis au pointage; donnant droit à 28 CA + 15 RTT sur le base d'une année pleine.
• Affectation GHC - Déplacements possibles sur les différents établissements HCL;
• Amplitude horaire 8h-17h, adaptable à l'organisation du travail et aux contraintes liées à l'activité;
• Modifications de planning en interne : pas de suppléance extérieure à l'équipe;