[PARIS]Responsable Administration des Programmes 2ème Cycle

GROUPE ECOLE SUPERIEURE DES PROFESSIONS IMMOBILIERES; Levallois-Perret; Sur place; EUR 43 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique de premier plan située à Levallois-Perret recherche un Responsable Scolarité. Vous serez chargé(e) d'organiser la scolarité, de superviser des processus administratifs et d'encadrer une équipe. Le poste implique de collaborer avec divers acteurs internes et externes, de gérer les litiges et d'assurer le bon déroulement des examens. Ce rôle nécessite une diplomation Bac + 5 et au moins 3 ans d'expérience, idéalement dans l'ingénierie pédagogique. Le contrat est CDI, cadre, avec un salaire brut annuel compris entre 43 K€ et 48 K€.

Prestations

40 jours de congés annuels

2 jours de télétravail indemnisés

Mutuelle d’entreprise

Carte ticket restaurant

Titre de transport indemnisé

Qualifications

• Expérience minimum de 3 ans dans une fonction similaire ou dans l’ingénierie pédagogique.
• Connaissance de la réglementation applicable à l’enseignement.
• Maîtriser les techniques du management.

Responsabilités

• Organiser et superviser la scolarité du 2ème cycle.
• Gérer les litiges liés à la scolarité.
• Piloter et coordonner les activités administratives transversales.

Connaissances

Sens du relationnel

Gestion de projets

Capacité d'adaptation

Rigueur

Polyvalence

Autonomie

Formation

Bac + 5, Sciences de l’Education, MEEF ou ingénierie de la formation

Outils

YPAREO

Excel

Description du poste

PÔLE SCOLARITÉ

• Vous organisez et supervisez la scolarité du 2ème cycle, en veillant à l’application rigoureuse des procédures, en lien avec les acteurs internes et externes.
• Optimisez en continu les méthodes et procédures internes, notamment en matière de dématérialisation et d’organisation des examens.
• Apportez un soutien à la direction de campus et à la direction pédagogique pour le déploiement des programmes.
• Gérez les litiges et situations particulières liés à la scolarité et à la gestion des réclamations du public.
• Pilotez et coordonnez les activités administratives transversales (scolarité des étudiants ERASMUS).
• Participez aux réunions en lien avec la scolarité (réunions pédagogiques, groupes de travail, etc.).

PÔLE PLANIFICATION

• Vous paramétrez et mettez à jour les données pédagogiques et contractuelles dans YPAREO, en intégrant les contraintes (calendrier de formation, horaires, congés, examens, visio).
• Elaborez et coordonnez les emplois du temps en optimisant l’utilisation des locaux et la disponibilité des intervenants.
• Pilotez la planification des enseignements, depuis la coordination avec les enseignants jusqu’à la mise à jour et la diffusion des plannings dans YPAREO, en garantissant leur cohérence et leur conformité.

PÔLE INSCRIPTION

• Garantissez la conformité et la fiabilité des dossiers étudiants dans YPAREO, de l’inscription à la diplomation.
• Supervisez le suivi administratif des parcours, incluant les absences, décisions pédagogiques, apprentissages, Erasmus et demandes de bourses.
• Supervisez la gestion administrative des contrats d’apprentissage, du montage au suivi dans l’outil de gestion (financements, solvabilité, ruptures).
• Editez les documents officiels de fin de parcours (attestations provisoires, suppléments aux diplômes, etc.).

PÔLE EXAMENS

• Vous organisez la logistique complète des examens écrits (planification, convocations, salles, sujets, surveillance, TOEIC/TOEFL).
• Veillez au bon déroulement des épreuves et à la transmission des copies pour correction.
• Enregistrez et consolidez les résultats, en préparant les éléments nécessaires aux conseils pédagogiques.

MANAGEMENT

• Vous fixez les objectifs, pilotez les activités et encadrez l’équipe administrative avec exigence et bienveillance.
• Accompagnez vos collaborateurs dans l’intégration des outils digitaux et le développement de leurs compétences.
• Veillez à la conformité des pratiques avec la démarche qualité (QUALIOPI, ISO 9001) et contribuez à la modernisation des process internes.

COMMERCIALISATION

• Vous contribuez à l’attractivité du campus en lien avec les axes définis par la stratégie du Groupe ESPI.

Le poste implique une activité soutenue à certaines périodes clés de l’année, notamment lors des rentrées, des conseils pédagogiques et des examens.

Formation

• Bac + 5, Sciences de l’Education, MEEF ou ingénierie de la formation.
• Expérience minimum de 3 ans idéalement dans une fonction similaire, ou dans l’ingénierie pédagogique.

Compétences métier

• Structurer et faire évoluer les dispositifs dans le respect de la démarche Qualité et desutions pédagogiques, sociales, économiques et techniques.
• Connaissance de la réglementation applicable à l’enseignement.
• Intégrer les innovations et réformes dans les processus.
• Manager et coordonner l'activité d'une équipe pédagogique.
• Maîtriser les techniques du management.
• Savoir évaluer la performance.
• Maîtriser les outils de gestion (YPAREO, Excel).

Savoir - être

• Excellent sens du relationnel.
• Savoir définir les priorités en tenant compte des risques et opportunités.
• Travailler avec rigueur et méthode.
• Savoir travailler en équipe.
• Capacité de synthèse écrite et orale.
• Polyvalence et capacité d’adaptation.
• Savoir travailler en toute autonomie.
• Bonne gestion de projets.

Compétences informatiques

• Messagerie électronique Outlook, logiciels de la suite Office 365 (Excel, Sharepoint), ERP (ex YPAREO) outils pédagogiques (MOODLE…)

Caractéristiques du poste:

• Contrat: CDI
• Statut: Cadre
• Horaires: Forfait jours (212)
• Rémunération: Salaire annuel brut de 43 K€ à 48 K€ incluant un variable contractuel
• Service: Pédagogique
• Supérieur hiérarchique: Directeur/trice de la Pédagogie / Campus

Rejoindre l’ESPI c’est bénéficier de:

• 40 jours de congés annuels (CP, RTT, Congés Mobiles)
• 2 jours de télétravail, indemnisés à hauteur de 2,60€ chacun
• Mutuelle d’entreprise, prise en charge à 80% par l’entreprise
• Carte ticket restaurant – crédité à hauteur de 10,50€ par jour travaillé
• Titre de transport indemnisé à hauteur de 50% par l’entreprise
• Intégration personnalisée via un parrainage RH
• Parcours de formations spécifiques : Immobilier, management, commercial et les outils (EXCEL, Ypareo, Moodle, Salesforce…)

L'ESPI valorise la diversité et s’engage pleinement pour l’inclusion professionnelle des personnes en situation de handicap.

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