Office Manager H/F

Domino RH; Lille; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société internationale de gestion recherche un(e) Office Manager Bilingue pour gérer les fonctions administratives et comptables. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le CEO et l'équipe de direction, en coordonnant les opérations dans plusieurs pays. Le poste requiert des compétences en gestion de fournisseurs, suivi de la facturation, et reporting financier. Une expérience préalable en gestion administrative est essentielle pour réussir dans ce rôle.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et comptable.
• Capacité à travailler en équipe avec la direction.
• Compétences en suivi de la facturation et trésorerie.

Responsabilités

• Gérer la coordination des prestataires de services pour les bureaux.
• Mettre en place un suivi régulier des paiements clients.
• Préparer les éléments nécessaires au traitement des salaires.
• Centraliser les documents comptables en collaboration avec les managers.
• Effectuer un suivi hebdomadaire des encaissements et décaissements.
• Responsable du reporting financier mensuel.
• Coordonner la préparation des documents liés aux Assemblées Générales.

Connaissances

Bilingue Français-Anglais

Gestion administrative

Coordination avec l'expert-comptable

Reporting financier

Description du poste

Nous recherchons pour notre client, société internationale IT, un(e) Office Manager Bilingue.

Vous serez responsable de la majorité des fonctions administratives et comptables, en collaboration étroite avec le CEO et l'équipe de direction.

Chargé(e) d'accompagner nos bureaux en France, au Canada, aux États-Unis et en Italie.

En plus des tâches récurrentes listées ci-dessous, vous participerez également à des projets ponctuels tels que l'organisation d'événements.

Responsabilités

• Gestion des fournisseurs: Vous assurerez la coordination des différents prestataires pour les bureaux (bailleur, ménage, fournitures, etc.).
• Suivi de la facturation clients: Vous mettrez en place un suivi régulier des échéances de paiement clients et assisterez l'équipe commerciale pour garantir la bonne réception des paiements et la mise à jour de la facturation.
• Paie et gestion sociale: En coordination avec le cabinet comptable, vous préparerez les éléments nécessaires au traitement des salaires et vous assurerez de leur paiement. Vous gérerez également les cartes de restauration. Vous accompagnerez les managers dans la préparation des arrivées et départs (contrats, documents associés, mutuelle...).
• Suivi administratif: Vous serez en contact direct avec notre expert-comptable, à qui vous transmettrez les éléments nécessaires aux consolidations trimestrielles. Vous centraliserez également les documents comptables en collaboration avec les managers, notamment les factures d'achat.
• Suivi de trésorerie: Vous effectuerez un suivi hebdomadaire des encaissements, planifierez les décaissements (factures fournisseurs et salaires) et réaliserez un contrôle mensuel de la trésorerie sur l'ensemble des comptes bancaires de la société.
• Reporting financier: Vous serez responsable du reporting mensuel sur les opérations et les finances pour les trois entités du groupe.
• Suivi actionnarial: En collaboration avec le conseiller juridique, l'expert-comptable et l'équipe de direction, vous coordonnerez la préparation des documents liés aux Assemblées Générales (convocations, procurations, procès-verbaux).