Office Manager

Mercury GmbH; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 56 000; Plein temps

Résumé du poste

Mercury GmbH recherche un responsable administratif chargé de l'administration quotidienne et du soutien opérationnel d’un projet de construction majeur. Vous assurez le contrôle des documents, la coordination du personnel et le soutien logistique du site.

En collaboration avec les équipes de projet, vous garantissez le bon fonctionnement des opérations de bureau et le suivi des livrables, tout en gérant les communications clients et les réunions.

Qualifications

• Diplôme ou grade en administration des affaires ou gestion de bureau.
• Expérience minimale de 5 ans dans un rôle de gestionnaire de bureau ou soutien opérationnel.
• Expérience dans le secteur construction / infrastructures souhaitable.

Responsabilités

• Gérer les opérations quotidiennes du projet ou du bureau régional.
• Coordonner les activités de mobilisation et démobilisation des bureaux.
• Veiller à l'entretien des installations, des fournitures et des services de bureau.
• Gérer le courrier entrant, les appels et les demandes de renseignements générales.
• Organiser les voyages, l'hébergement et la gestion des visiteurs.

Connaissances

Gestion de bureau

Organisation

Communication écrite et orale

Anglais courant

Formation

Diplôme en administration des affaires

Outils

Microsoft Office Suite

Procore

Autodesk Construction Cloud

Aconex

SharePoint

Description du poste

• Support project document management processes.

Mercury est le leader européen des solutions de construction.

Nous concevons et gérons des projets d'ingénierie et de construction complexes pour les plus grandes entreprises mondiales. Nos solutions contribuent à fournir des technologies et des avancées qui changent la vie, connectant les personnes, les communautés et les entreprises et leur donnant les moyens de réaliser des choses incroyables. Notre peuple a le courage d'innover. Leur détermination et leur concentration sans faille nous permettent de tenir nos promesses avec certitude, à chaque fois.

Nous concrétisons les visions de nos clients grâce à des solutions de construction de pointe dans de multiples secteurs, notamment les centres de données d'entreprise, les technologies avancées et les sciences de la vie, les centres de données hyperscale et la protection contre l'incendie.

Chez Mercury, notre devoir est d'encourager et de soutenir nos collaborateurs afin qu'ils réalisent leur potentiel. Nous les plaçons au cœur de nos activités, en leur offrant des opportunités stimulantes de se développer au sein d'une équipe formidable, dans un environnement favorable qui leur permette d'atteindre leur plein potentiel.

Étendue du rôle:

Le responsable administratif est chargé de l'administration quotidienne et du soutien opérationnel d'un projet de construction majeur ou d'une unité commerciale. Ce rôle constitue le point de coordination central pour l'administration du projet, le contrôle des documents, la coordination du personnel, la gestion du bureau, les activités d'interface avec le client et le soutien logistique du site.

En étroite collaboration avec les équipes de projet et les équipes de l'entreprise, le responsable administratif veille au bon fonctionnement des opérations de bureau et fournit le soutien administratif nécessaire à la réalisation des projets en toute sécurité, dans les délais et le budget impartis.

Principales responsabilités du poste:

Gestion de bureau et administrative

• Gérer les opérations quotidiennes du projet ou du bureau régional.


• Coordonner les activités de mobilisation et de démobilisation des bureaux.


• Veiller à l'entretien des installations, des fournitures, des équipements et des services de bureau.


• Gérer le courrier entrant, les appels et les demandes de renseignements générales.


• Organiser les voyages, l'hébergement et la gestion des visiteurs.


• Maintenir les procédures de bureau et les systèmes administratifs.

Soutien aux projets

• Fournir un soutien administratif aux directeurs de projet, aux chefs de projet et aux équipes de construction.


• Coordonner les réunions de projet, les ateliers et les revues de gestion.


• Préparer les ordres du jour, les procès-verbaux et les tableaux de suivi des actions.


• Participer à la rédaction des rapports de projet, des présentations et des documents destinés aux clients.


• Préparation des documents de soutien et administration générale du projet.


• Surveiller les registres d'actions et suivre des livrables clés.

Gestion des documents et de l'information

• Soutenir les processus de gestion documentaire des projets.


• Tenir à jour les dossiers de projet, les systèmes de classement et les registres de documents.


• Assurer une diffusion contrôlée de la documentation du projet.


• Surveiller les approbations de documents et les flux de travail.


• Assurer la coordination des échanges entre les clients, les consultants, les sous-traitants et les équipes internes.


• Soutenir la conformité aux systèmes de qualité du projet.

Coordination du personnel et des RH

• Soutenir l'intégration des employés et les formations d'accueil sur site.


• Coordonner le suivi des dossiers de formation et des certification .


• Tenir à jour les dossiers du personnel et les organigrammes.


• Assistance à la gestion des feuilles de temps et aux rapports sur les effectifs.


• Coordonner l'accès aux bureaux, l'attribution du matériel et les besoins des nouveaux employés.


• Assurer la liaison avec les RH concernant la documentation des employés et les questions de personnel.

Approvisionnement et soutien commercial

• Traiter les bons de commande et les exigences administratives en matière d'approvisionnement.


• Coordonner l'intégration des fournisseurs et la collecte des documents.


• Suivre les dépenses et les budgets du bureau.


• Apporter un soutien aux équipes commerciales en matière de gestion des sous-traitants.


• Conserver les dossiers des contrats, des assurances et des informations sur les fournisseurs.

Santé, sécurité et conformité

• Soutenir les exigences administratives en matière de santé et de sécurité.


• Tenir à jour les dossiers HSE, les registres de formation et les bases de données de certification .


• Participer aux réunions et communications relatives à la sécurité.


• Veiller à ce que les panneaux d'affichage du chantier et les informations relatives au projet soient tenus à jour.


• Assurer la conformité aux politiques de société , aux exigences des clients et aux réglementations locales.


• Coordonner la documentation relative aux audits et à la conformité.

Coordination des clients et des parties prenantes

• Assurer le premier contact avec les clients, les consultants et les visiteurs.


• Coordonner les réunions avec les clients et les événements liés aux projets.


• Gérer la logistique des réunions et les communications relatives aux projets.


• Développer des relations positives avec les parties prenantes internes et externes.


• Appuyer la direction du projet dans les communications avec les clients.

Gestion des rapports et des données

• Préparer des rapports sur les activités du bureau et l'administration des projets.


• Tenir à jour les bases de données, les outils de suivi et les dossiers des projets.


• Appuyer les activités de rapports mensuels et les présentations.


• Garantir l'exactitude de la documentation relative à l'administration du projet.


• Apporter son soutien à l'élaboration des rapports d'indicateurs clés de performance (KPI) et des tableaux de bord opérationnels.

Critères essentiels pour le poste:

• Diplôme ou grade en administration des affaires, gestion de bureau, administration de project ou dans une discipline connexe.


• Expérience minimale de 5 ans dans un rôle de gestionnaire de bureau, d'administrateur de project ou de soutien aux opérations.


• Expérience préalable dans le secteur de la construction, de l'ingénierie, des infrastructures ou dans un secteur connexe.


• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams).


• Solides compétences organisationnelles et administratives.


• Excellentes compétences en communication écrite et orale.


• Parle couramment français et anglais.


• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.


• Grande attention aux détails et excellentes aptitudes à la résolution de problèmes.

Critères souhaitables:

• Expérience de travail sur des projets de construction ou de centres de données à grande échelle.


• Connaissance des systèmes de gestion documentaire tels que Procore, Autodesk Construction Cloud, Aconex ou SharePoint.


• Compréhension des processus de réalisation des projets de construction.


• Expérience en matière de soutien aux équipes de direction de projets et de construction.


• Excellentes compétences en matière de gestion des parties prenantes et d'établissement de relations.

Mercury est un employeur qui au de l'égalité des chances.