Office Manager

La Robe Numérique; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet de conseil recherche un·e Office Manager pour sécuriser les opérations existantes et contribuer à l'amélioration continue. Vous serez responsable de la gestion administrative, RH et financière, en collaboration directe avec la direction et les partenaires externes. Le candidat idéal aura 3 à 5 ans d'expérience en management de bureau et une forte rigueur. Ambition et autonomie sont des atouts majeurs. Un environnement responsabilisant vous attend avec une exigence de qualité et une véritable marge de manœuvre.

Prestations

Environnement responsabilisant

Rôle central et visible

Exigence de qualité

Qualifications

• Expérience de 3 à 5 ans en Office Management ou assistanat de direction.
• Capacité à travailler en environnement de conseil.
• Sens du détail et respect des échéances.

Responsabilités

• Sécuriser et structurer les opérations administratives et RH.
• Gérer la facturation et l'administratif du cabinet.
• Appuyer le recrutement et la gestion des ressources humaines.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Communication écrite et orale

Gestion des priorités

Outils

Office 365

Pennylane

Description du poste

La Robe Numérique est un cabinet de conseil en croissance.

Notre organisation évolue vite ; nous cherchons un·e Office Manager qui saura sécuriser l’existant, structurer durablement et contribuer à faire monter le cabinet en gamme sur ses méthodes de travail.

Ce poste est clé : tu es garant·e du cadre opérationnel (administratif, RH, facturation, bureau) et de la fiabilité des informations et échéances. Tu travailles en lien direct avec la direction, le cabinet comptable et le DAF externalisé.

Missions

• Structuration & amélioration continue (mission transverse)
• Mettre à plat, clarifier et fiabiliser l’existant (RH, administratif, finance, opérations internes)
• Formaliser des standards simples et applicables : checklists, modèles, procédures, calendrier d’échéances
• Administration & facturation (exécution, traçabilité)
• Accueil physique et téléphonique : qualité de relation, orientation, suivi des demandes
• Production et suivi des documents : devis, contrats, bons de commande, mise en signature, archivage
• Émission et suivi des factures : complétude, cohérence, classement, mise à jour des tableaux
• Suivi des encaissements et échéances : anticipation, relances structurées, reporting clair
• Rédaction de comptes rendus et formalisation de points de suivi (internes / prestataires)
• Préparation administrative des réponses à appel d'offre (public / privé), suivi des échanges (Q/R, demandes de précisions) et archivage structuré pour capitalise
• Assurer le suivi administratif des marchés publics après attribution, suivi de facturation
• Assurer le suivi administratif des formations externes organisées par le cabinet
• Gestion comptable & financière (avec cabinet comptable + DAF externalisé)
• Collecte, contrôle, classement et transmission des pièces comptables
• Suivi des dépenses : justificatifs, catégorisation, rapprochements simples, cohérence globale
• Gestion des notes de frais : contrôle, conformité, archivage
• RH — administration du personnel & excellence du cadre
• Contrats, avenants, périodes d’essai, onboarding/offboarding, suivi administratif
• Préparation et suivi des variables de paie (absences, congés, titres-restaurant, etc.)
• Pilotage des échéances RH : entretiens annuels/pro, suivi des obligations, collecte et structuration des éléments
• Appui au recrutement : diffusion, tri, pré qualifications téléphoniques, coordination des entretiens
• Support RH du quotidien : réponses aux collaborateurs, confidentialité, sens du service
• Organisation du bureau & services généraux (co-working)
• Gestion des accès (badges) et procédures d’arrivée/départ
• Gestion des achats, fournitures et besoins du quotidien (réassorts, commandes, suivi prestataires)
• Coordination avec le co-working : incidents, demandes ponctuelles, amélioration de l’expérience équipe
• Déplacements & événements (support opérationnel)
• Planification et réservations (train/avion/hôtel), centralisation des informations, justificatifs
• Organisation d’événements internes (séminaire, temps d’équipe) et appui événements externes (clients/partenaires)
• Expérience : 3 à 5 ans (ou plus) en Office Management / assistanat de direction / admin & RH, idéalement en environnement de conseil
• Rigueur élevée : sens du détail, fiabilité, respect des échéances, traçabilité
• Ambition dans le poste : tu veux être un pilier de l’organisation, faire progresser les standards et prendre de la hauteur
• Excellente capacité de priorisation, autonomie, proactivité, discrétion/confidentialité
• Très bonne communication écrite et orale (emails, synthèses, comptes rendus)
• Outils : Office 365 & Pennylane, Staffiz apprécié ; aisance avec tableaux de suivi et process
• Ce que tu trouveras chez nous
• Un rôle central, visible, avec une vraie marge de manœuvre
• Une exigence de qualité et de méthode
• Un environnement responsabilisant, où la rigueur est valorisée et l’initiative attendue

Premier entretien teams avec la cofondatrice, en charge des opérations

Deuxième entretien en présentiel, avec les 2 co-fondatrices, intégrant un cas d'étude à préparer en amont et à présenter lors de l'entretien