Office Manager

UpSlide; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante de SaaS à Paris recherche un(e) Office Operations Manager pour optimiser le fonctionnement du bureau. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion des opérations, du bien-être des employés, et de l'organisation d'événements. Les candidats doivent maîtriser l'anglais et le français, posséder d'excellentes compétences organisationnelles, et avoir une attitude pro-active. Cette position offre un environnement de travail collaboratif avec des opportunités d'apprentissage et un engagement envers le développement professionnel.

Prestations

50€ par mois pour des activités de bien-être physique et mental

Congé maternité/paternité entièrement rémunéré

25 jours de vacances plus 8 RTT

Tickets restaurant

Mutuelle

Qualifications

• Compétences en communication (minimum B2+ en Anglais, C2 en Français).
• Savoir créer des relations basées sur la confiance.
• Proactivité et sens de la résolution de problèmes.

Responsabilités

• Assurer le bon fonctionnement du bureau parisien.
• Gérer les relations avec les prestataires et l'entretien du bureau.
• Organiser des événements internes et soutenir le bien-être des collaborateurs.

Connaissances

Excellentes compétences en communication orale en Anglais

Excellentes compétences en communication écrite en Français

Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Approche orientée service client

Organisation et rigueur

Description du poste

Overview

UpSlide est la première solution de productivité et branding pour les services financiers. Notre logiciel améliore les fonctionnalités de PowerPoint, Word, Excel et Power BI et permet aux utilisateurs de sociétés telles que Citi, KPMG et BNP Paribas de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée plutôt que sur le formatage ou le copier-coller. Nous sommes en phase de croissance avec plus de 160 employés dans nos bureaux de Paris (siège social), Londres, New York, Singapour et Berlin.

Nos valeurs

Nos valeurs guident notre approche du travail et sont au cœur de notre processus de recrutement. Pour rejoindre notre équipe, nous recherchons des individus qui accordent de l importance aux valeurs suivantes :

• Excellence: Nous pensons que chaque détail compte, et nous attachons une grande importance à la qualité de nos livrables.
• Confiance: Nous sommes passionnés, engagés, et libres d agir avec autonomie.
• Bien-être au travail: Nous aimons voir le bon côté des choses et nous partageons notre enthousiasme avec nos collègues et nos clients.

L’équipe

• Lilia, notre Office Ops & Global Events Manager et ta future manager, qui ne rate jamais une occasion de lancer un karaoké
• Anne, notre CFO, passionnée de danse
• Hocine, notre Contrôleur Financier, grand amateur des films de Christopher Nolan
• Dieynaba, Sales Admin Team Lead, fan de lecture
• Solène, Sales Admin, grande voyageuse
• Samia, Senior Sales admin, toujours à la recherche des meilleurs restaurants
• Laureen, Senior Sales Admin, experte en fast-food, capable de réciter sa commande culte plus vite qu un rappeur en freestyle

Rituels d équipe

• Déjeuner mensuel et pour chaque occasion spéciale
• Une réunion d’équipe tous les lundis
• Une journée de team building par an

Ton rôle ? Avec l accompagnement de Lilia, assurer le bon fonctionnement du bureau parisien.

Tes missions

À la Marie Kondo, tu transformes l opérational en simplicité, tu crées un bureau qui sparks joy et tu insuffles la durabilité.

1. Office Operations & Facility Management (40%)

• Garantir la gestion et le bien-être au bureau:
• Assurer de manière proactive l entretien du bureau (mobilier fonctionnel, propreté, rangement, calendrier partagé, etc.)
• Gérer les relations prestataires (immeuble, ménage, maintenance, sécurité)
• Gérer la base intranet interne avec les informations clés (ex : restaurants locaux)
• Gérer les imprévus et les situations ponctuelles (ex : alarmes incendie)
• Assurer la gestion des stocks: approximations et commandes pour le stock de snacks et de fournitures de bureau
• Réceptionner et centraliser les demandes d achats des collaborateurs
• Effectuer des achats optimisés dans une optique de réduction des coûts et de respect de nos valeurs de durabilité

2. Culture & Expérience Collaborateur/ inspirer l’équipe (30%)

• Répondre aux demandes internes et externes: Representer l accueil du bureau, faciliter l accès pour les visiteurs, répondre aux demandes liées à la vie du bureau et Revues des dépenses des collaborateurs
• Soutenir les initiatives locales liées aux collaborateurs: onboarding/offboarding, amélioration du bien-être, organisation des événements internes, contributions RSE

3. Support Exécutif & Assistance Opérationnelle/ Point de contact de confiance (30%)

• Soutenir l’Exco: organisation de voyages, réservations de salles
• Aider les managers dans l organisation d événements clients
• Participer à des projets internes nécessitant coordination et sens du service

Tes objectifs

• Intégrer dans la culture locale et globale d UpSlide et garantir que notre bureau soit un environnement de travail inspirant, productif et propice à la performance et au bonheur de l’équipe
• Faire preuve de proactivité et de sens de la résolution pour améliorer le quotidien au bureau

Talent recherché

• Excellentes compétences en communication orale et écrite en Anglais (min. B2+) et en Français (min. C2)
• Approche orientée service client, capable de créer des relations basées sur la confiance et d être proactif
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à s adapter rapidement
• Organisation, rigueur et esprit de résolution et de gestion de projet
• Attitude positive et esprit can do

Les plus : Notion est apprécié

Si tu ne coches pas toutes les cases mais tu penses que tu t adapterais parfaitement, postule et dis nous pourquoi.

Informations pratiques : CDI de 35 h – possibilité 4/5e du lundi au jeudi; Horaire: 8h30-12h30 et 14h-17h; Pas de télétravail pour ce poste

Process de recrutement

• Entretien avec Misbah, Talent Acquisition Specialist
• Exercice pour évaluer tes compétences en communication écrite et gestion de projet
• Entretien avec la future manager et la CFO
• Entretien final avec un membre ExCo

Nous effectuerons une prise de références et notre processus dure environ 3 semaines.

What we offer

Rejoins une entreprise SaaS autofinancée et en pleine croissance.

Environnement international: Start-up française avec 5 bureaux et des utilisateurs dans plus de 60 pays

Formations & développement professionnel: Collaboration avec notre société sœur proposant des formations sur les soft skills clés et le management

Bien être: 50€ par mois pour des activités de bien-être physique et mental

Congé maternité / paternité: Entièrement rémunéré et aide pour le parent

Bureau: Bureau près de l Opéra - espaces dynamiques et salles de réunion

Vacances: 25 jours et 8 RTT

Événements: Soirées et événements internationaux

Général: Tickets restaurants, mutuelle, transports

More about UpSlide

• Culture amicale et stimulante
• Opportunité d apprentissage et de croissance dans un environnement multiculturel
• Certification B Corp et engagement envers employés et environnement

En tant qu entreprise certifiée B-corp, nous tenons de forts engagements envers nos employés et notre environnement. Notre engagement de diversité et inclusion est appliqué tout le long du processus de recrutement et une fois que vous nous rejoigniez !