Office manager

ETOILE PAIE ET RH; Drancy; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée en gestion recherche un(e) Office Manager pour assurer la gestion administrative, financière et commerciale. Ce poste à temps partiel de 24 heures par semaine requiert 12 mois d'expérience et une maîtrise des outils bureautiques. Les candidats doivent faire preuve de rigueur, d'organisation et d'un bon relationnel. Ce rôle est essentiel à la fluidité des opérations internes.

Qualifications

• 12 mois d'expérience en gestion administrative et financière.
• Autonomie et polyvalence dans l'organisation du travail.
• Rigueur et précision requises pour le traitement des documents.

Responsabilités

• Assurer le bon fonctionnement administratif de l'entreprise.
• Gérer les agendas et coordonner les rendez-vous avec la direction.
• Assurer le suivi commercial et gérer les relations avec les clients.

Connaissances

Gestion administrative

Suivi comptable

Organisation d'événements

Planification des tâches

Accueillir des appels

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Sous la responsabilité directe de la Direction, l'Office Manager assure le bon fonctionnement administratif, comptable et commercial de la structure. Positionné(e) au cœur de l'organisation, vous garantissez la fluidité des opérations, la qualité du suivi des dossiers et l'efficacité de la coordination interne. L'Office Manager intervient sur l'ensemble des missions de gestion administrative, financière et commerciale de l'entreprise, en lien étroit avec la direction et les équipes terrain. Dans le cadre de ses responsabilités et de son expertise, l'Office Manager : Gestion administrative :- Assure le traitement du courrier entrant et sortant. - Gère les emails, appels téléphoniques et demandes courantes. - Organise, classe et archive les documents. - Suit l'ensemble des tâches administratives quotidiennes. Support à la direction :- Gère les agendas et coordonne les rendez‑vous. - Rédige courriers, notes et documents internes. - Prépare et suit les réunions (documents, comptes rendus, relances). Gestion comptable et financière :- Établit devis et factures. - Suit les paiements, retards, relances. - Participe aux déclarations administratives et fiscales (TVA.). - Suit les contrats de prestation et collabore avec le cabinet comptable. Suivi commercial :- Met à jour les fichiers clients et prospects. - Effectue les relances commerciales. - Suit les dossiers clients et l'avancée des prestations. - Produit un reporting régulier de l'activité. Coordination interne :- Travaille en lien direct avec la direction et les équipes. - Participe à la planification des priorités et à l'organisation générale. (Cette liste d'activités n'est pas exhaustive et peut évoluer selon les besoins de la structure.) Savoir-faire :- Gestion administrative et organisation des agendas. - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). - Suivi comptable : devis, factures, paiements. - Gestion commerciale : relances, suivi clients/prospects. - Préparation et suivi des dossiers et réunions. Savoir- Procédures administratives et comptables. - Techniques de communication écrite et orale. - Bases du suivi commercial. - Respect de la confidentialité et protection des données. Savoir-être- Rigueur, organisation, fiabilité. - Autonomie et polyvalence. - Bon relationnel et sens du service. - Discrétion, professionnalisme. - Esprit d'équipe et proactivité. Conditions d'exercice :- Contrat à temps partiel 24 heures/semaine, horaires et jours de travail négociables, possibilité d'évolution vers un temps plein selon l'activité.

Type de contrat : CDI
Contrat de travail : Durée du travail Temps partiel - 24H/semaine, travail en journée
Salaire :

• Salaire brut : Horaire de 11.88 Euros sur 0.0 mois

Expérience

• 12 Mois Cette expérience est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Classer des documents
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Gestion administrative du courrier
• Gérer un planning
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser la logistique des recrutements et des formations
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Relayer de l'information

Savoir‑être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Employeur

ETOILE PAIE ET RH

0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)