Office Assistant Assistant Administratif H / F

Profilae; Vanves; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une firme juridique à Vanves recherche un professionnel chargé des tâches de reprographie et de logistique interne pour garantir un service fiable. Le candidat idéal maîtrise la reprographie professionnelle et l'anglais, et dispose d'excellentes compétences relationnelles. Vous assurerez la gestion des dossiers juridiques, le pilotage des équipements et l'approvisionnement des salles de réunion tout en respectant les règles de confidentialité. Ce poste requiert dynamisme, rigueur et organisation.

Responsabilités

• Assurer les tâches de reprographie et de logistique interne.
• Réaliser les opérations de copie, impression, et reliure.
• Garantir la qualité et la confidentialité des documents.
• Gérer les volumes importants de dossiers juridiques.
• Piloter les imprimantes professionnelles et équipements.
• Assurer l'entretien courant des machines.
• Gérer la réception, distribution et expédition du courrier.
• Approvisionner les salles de réunion.
• Gérer les stocks de fournitures.
• Aménager des postes de travail.

Connaissances

Maîtrise des équipements de reprographie professionnelle

Connaissance des outils bureautiques simples

Maîtrise minimale de la langue anglaise

Excellentes qualités relationnelles

Capacité à travailler sous un haut niveau d'exigence

Dynamique, rigoureux et organisé

Fortes compétences organisationnelles

Formation

Expérience dans le domaine de la reprographie

Outils

Outlook

Word

Powerpoint

Excel

Description du poste

Responsabilités

• Assurer l'ensemble des tâches de reprographie, de logistique interne, afin de garantir la continuité des activités du cabinet et un service fiable aux avocats et équipes support.
• Réaliser les opérations de copie, impression, façonnage, assemblage et reliure de dossiers juridiques. Attention : logiciel en anglais - connaissance minimale requise -
• Garantir la qualité, la confidentialité et la conformité des documents reprographiés.
• Gérer les volumes importants de dossiers (plaidoiries, conclusions, pièces, supports de formation).
• Piloter les imprimantes professionnelles et équipements de reproduction.
• Assurer l'entretien courant des machines (papier, toner, dépannage de base).
• Assurer l'archivage et la préparation des dossiers physiques si nécessaire.
• Gérer la réception, distribution et expédition du courrier et colis (La Poste / coursiers).
• Approvisionner les salles de réunion (eau, fournitures, nettoyage rapide si besoin).
• Gérer les stocks de fournitures et signaler les besoins de réassort.
• Aménager des postes de travail (tout petits montages ou installations simples).
• Respecter strictement les règles de confidentialité liée aux dossiers juridiques.

Qualifications

• Maîtrise des équipements de reprographie professionnelle.
• Connaissance des outils bureautiques simples (impression PDF, formats, paramétrages).
• Maîtrise minimale de la langue anglaise obligatoire
• Une première expérience dans le domaine est idéalement souhaitée.
• Connaissance avancée des outils techniques (Outlook, Word, Powerpoint, Excel).
• Disposant d'excellentes qualités relationnelles.
• Capacité à travailler sous un haut niveau d'exigence et à respecter des délais serrés.
• Dynamique, rigoureux et organisé(e), vous appréciez le travail de terrain en y apportant de la réflexion quant aux améliorations possibles.
• Fortes compétences organisationnelles et sens des priorités.