INTERNE | CHARGÉ.E DE PROJETS JUNIOR - PMO & DOCUMENTATION (H/F)

Advanscotedivoire; Paris; Hybrid; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Advans International recrute un(e) PMO/Manager Organisation & Méthodes pour piloter les chantiers de transformation digitale, en France et à l’international. Basé à Paris, vous collaborez avec les filiales et les départements, assurez le reporting et l’animation des PMOs et veillez au respect des standards.

Profil Junior à Confirmé, 1 à 5 ans d’expérience en gestion de projet, conformité ou reporting, vous maîtrisez le pack Microsoft Office et des outils collaboratifs (Smartsheet, SharePoint),

Qualifications

• Niveau Junior / Confirmé, entre 1 à 5 ans d’expérience
• Une première expérience en gestion de projet, en conformité, ou en reporting
• De la rigueur, des capacités d’organisation, d’analyse et de synthèse
• La capacité à travailler de façon autonome et à solliciter de l’aide lorsque cela est nécessaire
• De bonnes capacités de communication et d’adaptation auprès de multiples parties prenantes
• D’excellentes aptitudes à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais
• Une bonne maîtrise des outils de la suite Microsoft Office
• Un intérêt marqué pour le digital et l’intelligence artificielle (IA)
• La capacité à effectuer des déplacements dans les hubs et les filiales selon les besoins.

Responsibilities

• Réaliser l’appui méthodologique sur les processus récurrents et la gestion de projets (CR)
• Contribuer au suivi des plannings et à la production de reportings consolidés
• Participer au paramétrage de Smartsheet et à l’animation de la communauté PMOs
• Contribuer à l’amélioration continue des outils RUN et des pratiques
• Piloter diverses initiatives liées à la feuille de route Organisation et Transformation
• Maintenir la cohérence des standards et des livrables documentation normative

Skills

Gestion de projet

Conformité

Reporting

Communication

Analyse

Synthèse

Autonomie

Anglais professionnel

Tools

Smartsheet

SharePoint

Microsoft Office

Job description

Microfinance / Assurances / Services financiers / Finances

Expérience : Plus de 2 ans

Description du poste

Advans International est un groupe engagé qui œuvre pour un impact positif et durable, un environnement international et multiculturel, et un acteur de référence de la microfinance.

Rattaché·e au pôle Projets et Organisation, vous collaborez avec les autres équipes de la Division Transformation ainsi qu’avec les différents départements, en France et à l’international. Vous contribuez à une grande diversité de chantiers inscrits dans le programme de transformation digitale du groupe Advans.

Le poste est basé à Paris pour les GCF France, en Tunisie, au Cameroun ou en Côte d’Ivoire pour les GCF internationaux et filiales.

Les missions qui vous seront confiées

Accompagné·e par les membres du pôle Projets et les équipes des filiales, vous intervenez sur trois volets principaux :

1/ L’appui méthodologique (PMO) sur les processus récurrents — gestion de projets et demandes de changement (Change Requests / CR)

Le portefeuille de projets, aligné sur les orientations stratégiques d’Advans International et de ses filiales, évolue selon les priorités. Il regroupe des projets appuyés par les Group Central Functions (GCF) et des initiatives filiales. Les projets sont conduits par des sponsors, chefs de projet et contributeurs appliquant les standards et outils de gestion de projet. En qualité de référent·e, vous assurerez l’appui méthodologique, le suivi et la production de reportings consolidés.

• Réaliser des contrôles qualité sur l’application du standard de gestion de projet : rôles, phases, livrables obligatoires selon la nature du projet et outils associés ;
• Assurer un suivi rapproché de la mise à jour des plannings avec les responsables de projet GCF et les PMOs postés dans nos filiales;
• Contribuer à la rédaction des reportings : avancement de la feuille de route, indicateurs relatifs aux projets et aux CR, et allocation des ressources ;
• Contribuer au paramétrage de la solution groupe de gestion de projets (Smartsheet) : initialisation des projets, tableaux de bord, backlog, automatisations, gestion des comptes utilisateurs et des affectations, et amélioration continue de la solution ;
• Accompagner la conduite du changement : rappeler les bonnes pratiques et les règles, et contribuer à l’animation de la communauté des PMOs
• Contribuer à l’amélioration continue de la boîte à outils du RUN.

Quelques exemples de projets lancés cette année: l’internalisation de la StaffApp, le remplacement de Dilitrust (logiciel de gouvernance juridique) par un espace SharePoint, le déploiement d’un nouvel intranet au Congo, le programme Lending Boost avec le déploiement du «Micro Express» dans plusieurs filiales, le Digital Loan au Ghana, la modernisation des infrastructures réseau avec Fortinet, l’ajout de nouvelles fonctionnalités à l’application client (Adspire) au Nigeria, le lancement de nouveaux produits tels que le Crédit Auto en Tunisie, les Découverts au Ghana et Lady Boost au Cameroun… et bien d’autres encore !

2/ La documentation normative

Nos activités s’appuient sur une documentation officielle validée selon un processus formel. Les départements du siège élaborent un cadre et des référentiels communs afin d’assurer que les opérations conduites dans toutes les filiales respectent les règles, les procédures et la mission du Groupe. La documentation normative regroupe les documents qui définissent les principales règles et activités du groupe Advans. En qualité de référent·e, ou « PPG Manager central », vous piloterez ce volet.

• Veiller à l’application du standard de documentation normative — Politiques, Procédures, Guides et modes opératoires —sur les 21 macro-processus :
• S’assurer du respect du format des documents et du processus de validation ;
• Tenir à jour l’inventaire consolidé, les tableaux de bord et la bibliothèque documentaire ;
• Conseiller les référent·es métier en central dans la production de la documentation normative.
• Animer la communauté des PPG Managers dans les filiales :
• Assurer leur intégration et les accompagner dans l’application du standard;
• Veiller au respect du processus de mise à jour de l’inventaire selon les échéances périodiques, les nouveaux projets et les demandes d’évolution ;
• Veiller au respect du processus d’escalade en cas de dérogation à l’ABM ;
• S’assurer de la disponibilité de la bibliothèque documentaire et du stockage.
• Gérer les outils liés à ce périmètre : signature, méthodologie BPMN de modélisation des processus, SharePoint ou serveur de stockage, et outil de suivi de l’inventaire.
• Piloter des projets liés à la documentation normative et à l’amélioration continue du standard et des pratiques.

3 / L’appui ponctuel à des projets

Vous pourrez piloter diverses initiatives liées à la feuille de route de l’équipe Organisation, du Département Transformation et à la stratégie numérique Advans 2030.

• Les projets de la feuille de route couvrent plusieurs domaines, notamment les solutions métier, les solutions transverses, l’intelligence artificielle, la résilience des infrastructures, ainsi que les processus, produits et partenariats.
• Cette description n’est pas limitative : selon les opportunités de projets et votre profil, vous pourrez intervenir sur d’autres périmètres transverses.

Pour l’ensemble des sujets :

• Maintenir le modèle Advans et contribuer à son amélioration continue. Cela implique d’identifier les évolutions susceptibles de renforcer l’efficacité et l’expérience utilisateur, et de veiller à la cohérence des standards;
• Développer une connaissance transversale afin de comprendre les liens entre les solutions et les processus, et d’assurer la cohérence des spécifications, de la mise en œuvre et du suivi.

Profil souhaité

• Niveau Junior / Confirmé, entre 1 à 5 ans d’expérience
• Une première expérience en gestion de projet, en conformité, ou en reporting ;
• De la rigueur, des capacités d’organisation, d’analyse et de synthèse ;
• La capacité à travailler de façon autonome et à solliciter de l’aide lorsque cela est nécessaire ;
• De la curiosité pour comprendre les usages de différents métiers et solutions ;
• De bonnes capacités de communication et d’adaptation auprès de multiples parties prenantes ;
• D’excellentes aptitudes à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais ;
• Une bonne maîtrise des outils de la suite Microsoft Office ;
• Un intérêt marqué pour le digital et l’intelligence artificielle (IA) ;
• La capacité à effectuer des déplacements dans les hubs et les filiales selon les besoins.

En nous rejoignant, vous travaillerez également avec Elisa, PMO / Manager Organisation & Méthodes

Advans est un groupe international leader en microfinance fondé en 2005. La mission du Groupe Advans est de bâtir un réseau d’institutions financières de référence afin de répondre aux besoins de services financiers des petites entreprises et des autres agents économiques qui ont un accès inadapté, limité ou inexistant aux services financiers classiques. Le Groupe Advans est actuellement implanté dans 6 pays : le Cameroun, le Ghana, la République Démocratique du Congo, la Côte d’Ivoire, le Nigéria et la Tunisie. Le groupe est basé au Luxembourg avec les services de support à Paris.