Hôtesse d'accueil (H/F)

Cerfrance; Limoges; Hybrid; EUR 21,000 - 25,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime d'intéressement et departicipa?

Plan épargne entreprise

Véhicule de service

CSE: activités, études, cadeaux Noel

Job summary

Cerfrance centre Limousin à Limoges recherche une hôtesse d’accueil H/F en CDD pour renforcer l’équipe locale. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, filtrez les demandes et orientez les interlocuteurs, tout en garantissant confidentialité et qualité de service.

Vous gérez le courrier, la numérisation, le CRM et le GED, prenez les messages, coordonnez les rendez-vous et apportez un premier niveau d’assistance sur les outils digitaux.

Qualifications

• Expérience en accueil physique et téléphonique.
• Maîtrise des outils bureautiques et CRM.
• Rigueur et sens du service client.
• Confidentialité et discrétion.

Responsibilities

• Accueil des visiteurs et orientation vers les services.
• Gestion des appels et transfert approprié.
• Gestion du courrier et des flux entrants/sortants.
• Saisie et mise à jour des informations dans le CRM.
• Assistance de premier niveau sur les outils digitaux.
• Respect des procédures et confidentialité.

Skills

Accueil client

Relationnel

Communication

Maîtrise bureautique

CRM

Education

Bac+2 secrétariat/administratif

Tools

CRM

GED

Job description

• Siège : Limoges CERFRANCE centre Limousin

14 000 collaborateurs au service de 320 000 entrepreneurs ? C'est le réseau Cerfrance, un réseau de conseil et d'expertise comptable différent. Cette différence rélisée dans notre gouvernance associative qui prétôrie la dimension humaine et garantit notre prétérénété. Elle inspire notre méthode de travail, en favorisant l'autonomie, la proximité et le respect mutuel. Et si, vous aussi, vous envisagiez une nouvelle façon d'aborder les métiers du conseil et de l'expertise comptable ? Notre cabinet d'expertise comptable, fort de ses valeurs associatives, s'engage à développer les compétences de ses collaborateurs en veillant à leur qualité de vie au travail.

Nous recherchons un collaborateur hôtesse d’accueil H/F en CDD pour renforcer nos équipes de Limoges.

• ■ Sous la responsabilité du responsable administratif et financier
• ■ En lien opérationnel avec l’équipe comptable, sociale, juridique et les autres services support.

Finalité du poste

Assurer l'accueil et le support administratif du cabinet, en garantissant une gestion fluide des communications (téléphone, courriels, courrier), un traitement fiable des informations dans les outils internes (CRM, GED, etc.) et une qualité de service contribuant à la satisfaction et à la fidélisation des clients.

Descriptif du poste

• Gestion des appels téléphoniques
• Gérer les appels entrants et sortants du standard du cabinet.
• Filtrer et qualifier les appels (objet de la demande, niveau d’urgence, identité du correspondant) avant transfert aux interlocuteurs concernés.
• Prendre des messages structurés et les transmettre de manière fiable et traçable (courriel, outil dédié).
• Mise à jour des outils de gestion de la relation client (CRM)
• Mettre à jour les fiches clients, prospects, partenaires dans le CRM : coordonnées, informations de contact, suivi des échanges.
• Saisir les informations utiles issues des appels, rendez-‘vous ou courriers afin d'établir un suivi complet et partagé avec l’équipe.
• Accueil physique des visiteurs
• Assurer l'accueil physique des clients, prestataires, fournisseurs et autres visiteurs dans les locaux du cabinet.
• Gérer l'orientation des visiteurs vers les personnes ou services compétents, en respectant les procédures internes de sécurité et de confidentialité
• Assistance de premier niveau sur les outils digitaux
• Apporter un premier niveau d'assistance aux clients sur les outils digitaux mis à leur disposition par le cabinet (portail client, espace documentaire, outils de dépot de pièces, etc.), dans la limite de procédures et scripts définis.
• Identifier les difficultés techniques dépassant ce premier niveau et orienter vers les interlocuteurs techniques internes ou externes.
• Orientation des clients vers les interlocuteurs adaptés
• Identifier, à partir de la demande du client, le bon interlocuteur interne (collaborateur comptable, gestionnaire de paie, juriste, expert-comptable, etc.).
• Organiser si nécessaire la prise de réunion (présentiel, visio, téléphone) et assurer la confirmation (courriel, SMS, etc.) conôme aux procédures du cabinet.
• Adopter une attitude professionnelle, courtoise et respectueuse en toutes circonstances, dans le respect des principes de non-discrimination et de neutralité.
• Veiller à la qualité de l'information transmise aux clients (clarté, délai de réponse, fiabilité), en coordination avec les équipes techniques.
• Participer, le cas éventuel, à la mise en étape d'actions de communication simples : envoi d'informations générales aux clients, mise à jour d'informations d'accueil, etc.
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Réceptionner, trier et enregistrer le courrier entrant, en identifiant les destinataires internes et en respectant les règles de confidentialité.
• Préparer, affranchir et suivre le courrier sortant (lettres simples, recommandés, plis suivis, etc.), y compris les envois à destination des clients, administrations ou partenaires.
• Assurer la bonne tenue des registres ou listes de suivi du courrier, lorsque cela est requis.
• Numérisation, classement et mise à disposition des documents
• Scanner les documents receus (courrier, pièces justificatives, contrats, etc.) et les classer dans les outils adéquats du cabinet ( GED, CRM, dossiers clients).
• Veiller au respect des règles de confidentialité, d'intégrité et de sécurité des données lors de la manipulation et de l'archivage des documents, en cohérence avec les obligations de protection des données personnelles.
• Gestion des réclamations clients - premier niveau
• Recevoir les réclamations clients (par téléphone, courriel ou lors de l'accueil) avec écoute et neutralité.
• Formaliser la réclamation dans les outils internes (CRM, registre dédié) et la transmettre aux responsables concernés selon la procédure interne.
• Assurer, le cas éventuel, un premier retour d'information au client, dans la limite de son périmèté de responsabilité, en coordination avec l’équipe.
• Polyvalence sur d'autres tâches administratives
• Participer à diverses tâches administratives ponctuelles : préparation de dossiers, mise en forme de documents, tableaux de suivi simples, classement, archivage, etc.
• Contribuer à la logistique interne de base : fournitures, réservation de salles, préparation de réunions, etc., selon les besoins du cabinet.
• Respect des procédures internes et des règles de confidentialité
• Appliquer les procédures internes du cabinet (accueil, gestion des appels, traitement des documents, gestion des réclamations, sécurité des données, etc.).
• Respecter strictement les règles de confidentialité relatives aux informations clients, aux données comptables et aux données personnelles, conformément aux obligations professionnelles et au RGPD (principe d'intégrité et de confidentialité).

Rémunération et avantages

• Rémunération : 23104 €
• Temps de travail: 35 heures semaine
• CDD de 12 mois
• Rémunération variable sur objectifs
• Prime d'intéressement et de participation
• Plan épargne entreprise
• Véhicule de service
• CSE: activités, études, cadeaux Noel…..

Conditions particulières

• Vous possédez le permis B
• Vous avez de l'appétence pour les outils de digitalisation et dématérialisation

Profil recherçé

• Compétences bureautiques et outils
• Maître des outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur, messagerie e’lectronique).
• Aisance avec les outils de gestion de la relation client (CRM) et/ou volonté de se former à ces outils.
• Capacité à utiliser des outils de numérisation et de gestion électronique de documents (GED).
• Capacité à organiser et prioriser les tâches, à gérer plusieurs demandes simultanées.
• Rigueur dans la saisie et la mise à jour des données (clients, dossiers, documents).
• Communication orale et écrite
• Expression orale claire et professionnelle au téléphone et en face à face.
• Capacité à rédiger des courriels et courriers simples, structurés et exempts de jugements de valeur discriminatoires.
• Qualités personnelles
• Relationnel et service client
• Sens de l'accueil, disponibilité, courtoisie.
• Capacité d'écoute et de reformulation des demandes des clients.
• Confidentialité et éthique professionnelle
• Discrétion professionnelle, respect des règles de confidentialité et des obligations liées aux données sensibles.
• Esprit d’équipe et adaptabilité
• Capacité à travailler en coordination avec l'ensemble des équipes du cabinet.
• Souplesse et adaptabilité face aux pics d'activité et aux priorités changeantes.

Formation à l'exéperience

• Formation Bac à Bac+2 dans le domaine administratif, gestion, secrétariat.
• Vous justifiez d'une première expérience réussie d'au moins 1 an