Gestionnaire Formation V.A.E F/H - Service Formation Continue

UNIVERSITE TOULOUSE II; Toulouse; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française à Toulouse recrute un Gestionnaire V.A.E pour le Service de la Formation Continue. Ce poste, en CDD de 10 mois, impliquera d'informer et d'accompagner les publics dans leurs démarches de validation des acquis. Vous serez responsable de la gestion administrative des dossiers VAE et participerez à l'amélioration continue du secteur. Une expérience dans ce domaine est indispensable, avec un salaire brut mensuel de 1855 à 1919 euros sur 12 mois.

Qualifications

• Expérience d'au moins 1 an dans des missions similaires est indispensable.
• Maîtriser les bases de données nécessaires à l'activité.

Responsabilités

• Informer et orienter le public sur la VAE.
• Accompagner les stagiaires dans la rédaction de leur dossier.
• Gérer et actualiser la base de données des candidats VAE.

Connaissances

Connaissance de l'université et son fonctionnement

Connaissance de la réglementation de la formation professionnelle

Capacité à planifier son activité

Utilisation des logiciels de bureautique

Techniques de gestion administrative

Formation

Bac ou équivalent

Outils

FCA Manager

Kairos

Apogée

EDOF

Description du poste

Gestionnaire V.A.E F/H - Service de la Formation Continue

31 - TOULOUSE

L’université Toulouse - Jean Jaurès recherche un Gestionnaire V.A.E F/H - Service de la Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA). La mission du Service de la Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA) est de coordonner et d'animer pour l'université la mission de formation continue et d'apprentissage déclinée dans toutes ses composantes. Ce service commun permet, avec l'engagement des équipes pédagogiques, de répondre à l'une des missions de l'université : accompagner tout au long de la vie les actifs vers l'obtention d'un diplôme ou d'une certification pour faciliter leur évolution professionnelle ou leur retour en emploi. Par ailleurs, le développement de l'apprentissage propose une véritable alternative de formation. Le SFCA est constitué de 34 agents dont 9 agents dans le secteur FTLV. Vous serez rattaché.e à la Responsable Secteur FTLV.

Vos missions

Informer, orienter et conseiller les publics relevant du dispositif de la VAE :

• Accueillir et informer le public en démarche de validation des acquis de l'expérience. Aider à la définition de projet, à l'identification des acquis et au repérage de la certification.
• Élaborer des préconisations au regard du projet de la personne.
• Participer aux réunions collectives d'information.
• Participer aux salons/forums de la formation et de l'emploi ainsi qu'aux journées portes ouvertes de l'établissement.

Accompagner les publics

Accompagner les publics relevant du dispositif de la VAE :

• Aider à la constitution du dossier de recevabilité des stagiaires.
• Étudier la partie administrative des dossiers de recevabilité déposés.
• Dans le cadre de la prestation d'accompagnement, assurer l'accompagnement des stagiaires dans la rédaction de leur dossier de manière méthodologique.
• Travailler en collaboratif avec les composantes pédagogiques (administratifs/enseignants) et son N+1.

Gestion administrative de la VAE

Assurer la gestion administrative de la VAE :

• En lien avec le responsable VAE et les collègues, participer à l'élaboration du planning annuel des opérations de VAE : calendrier de dépôt des dossiers, actualisation du dossier de recevabilité, constitution des dossiers, planification des ateliers, organisation des jurys, préparation des arrêtés de nomination, suivi des PV.
• Gérer et actualiser la base de données des candidats VAE.
• Suivre la gestion administrative et les relances aux candidats. Aide et accompagnement sur le financement; correspondances avec les financeurs.
• Suivre les recettes : transmission des chèques au régisseur des recettes, gestion des paiements par carte bancaire, transmission des ordres de virement au pôle financier.
• Optimiser la gestion administrative de l'activité VAE en exploitant au mieux les outils de gestion (FCA Manager...).
• Saisir les données dans les divers outils spécifiques à l'activité : FCA Manager, Kairos, Apogée, EDOF,...
• Éditer des contrats, conventions et factures.
• Participer à l'amélioration continue du secteur en travaillant sur les procédures notamment.

Compétences attendues

• Connaissance de l'université, de son fonctionnement.
• Connaissance des dispositifs et de la réglementation de la formation professionnelle.
• Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Évaluer, hiérarchiser et planifier son activité pour respecter les délais.
• Accueillir les populations concernées, être capable d'analyser les besoins et les situations de travail.
• S'exprimer de façon claire et concise.
• Utiliser des bases de données et des logiciels de bureautique.
• Utiliser des outils spécifiques à l'activité : FCA Manager, Kairos, Apogée, EDOF, Saghe, France VAE...
• Utiliser des techniques de gestion administrative.
• Rédiger des documents simples d'information et de communication.
• Enregistrer et classer des documents.

Date limite de candidature : 07/01/2026. Le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Type de contrat

CDD - 10 mois. Contrat travail. Durée du travail 35 h/semaine. Travail en journée.

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1855.00 Euros à 1919.00 Euros sur 12 mois.

Expérience

• 1 An(s) - Missions similaires. Cette expérience est indispensable.
• Bac ou équivalent. Cette formation est indispensable.

Compétence

• Proposer des actions de formation, d'orientation, d'accompagnement adaptées au profil de la personne.

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur.