Gestionnaire de scolarité licence H/F (H/F)

UNIVERSITE D'ORLEANS; Orléans; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur en Centre-Val de Loire recrute un Gestionnaire de scolarité licence H/F. Ce poste implique la gestion des étudiants en Doubles Licences, le suivi des examens et des documents administratifs. Les candidats doivent être rigoureux, avoir un bon sens de l'organisation et une maîtrise des outils comme Excel et Apogée. Le contrat est un CDD de 12 mois, avec 37h30 de travail par semaine, idéal pour un débutant motivé.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement de l'administration universitaire.
• Maîtrise des techniques bureautiques.
• Capacité à gérer les documents et l'archivage.

Responsabilités

• Assurer l'accueil et l'information des usagers.
• Gérer les commandes administratives et pédagogiques.
• Convoquer les étudiants aux examens et gérer les plannings.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Sens relationnel

Gestion du stress

Réactivité

Travail en équipe

Outils

Excel

QCM Manager

Apogée

Description du poste

Offre n° 201CPNB
Gestionnaire de scolarité licence H/F (H/F)

Au sein de l'UFR Droit, Economie et Management rattachée à l’Université d'Orléans, votre mission consiste à gérer la scolarité des étudiants inscrits dans les trois années des Doubles Licences ainsi que les étudiants des deux LAS.

Activités principales

• Assurer l'accueil et l'information des usagers ainsi que la gestion des communications (téléphone, messages, mails, courrier).
• Gérer les tâches administratives courantes : réalisation de documents, tri, classement et archivage.
• Suivre les commandes administratives et pédagogiques jusqu'à leur réception.

Gestion de la scolarité des étudiants en Double Licence et en LAS

• Vérifier les emplois temps avec le service du planning préalablement à l'affectation des étudiants et constitution des groupes TD en fonction des incompatibilités, en tenant compte des spécificités des Doubles Licences et des LAS.
• Gérer les dispositifs pédagogiques et d'aide à la réussite des étudiants (régimes spéciaux et aménagements d'horaires, réorientation en lien avec l'adjointe du service des études, contrôle de l'assiduité aux examens et contrôles continus).

Gestion des examens

• Convoquer les étudiants aux examens (élaboration des calendriers d'examens sur Excel, préparation du matériel pour les contrôles continus et terminaux, envoi des sujets au prestataire de reprographie, réservation des salles, mise en place du planning des surveillants).
• Paramétrer la correction des QCM avec le logiciel QCM Manager.
• Préparer des maquettes et fichiers d'export pour la saisie des notes à distance par les enseignants.
• Apporter une aide aux enseignants pour la saisie des notes, importer les fichiers d'export de notes et gérer les problèmes y relatifs.
• Vérifier les PV en vue des délibérations des jurys, constituer un appui pour les membres de jury.
• Organiser les consultations de copies.
• Traiter les réclamations suite à la proclamation des résultats en coordination avec la responsable du bureau des licences.
• Archiver les copies de chaque session et trier les copies destinées à la destruction selon les instructions.

Formation et expérience professionnelle

• Connaissance du fonctionnement de l'administration et de l'organisation du système universitaire.
• Maîtrise des techniques bureautiques et informatiques.
• Maîtrise de l'expression orale et des techniques de communication.
• Connaissance du fonctionnement d'une faculté, savoir s'y situer.
• Maîtrise de la réglementation des études en Licence de l'UFR DEM'O et de l'université.
• Connaissance des maquettes de ses formations.
• Bonne connaissance sur Apogée et capacité à les mettre en œuvre de façon pratique et autonome.

Compétences et qualités requises

• Sens de l'organisation.
• Rigueur / Fiabilité.
• Esprit relationnel.
• Capacité à gérer le stress.
• Réactivité.
• Travail en équipe.

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée du travail

37H30/semaine

Travail en journée

Oui

Salaire

Catégorie C

Profil souhaité

Débutant accepté.

Compétences additionnelles

• Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective.
• Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs.

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe.
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié.
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur.