Gestionnaire de formation

Sorbonne School of Economics; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur située à Paris recherche un gestionnaire de formation pour soutenir les missions administratives et financières des formations continues. Le candidat idéal aura un diplôme homologué niveau IV et une expérience en gestion administrative, avec d'excellentes compétences organisationnelles et relationnelles. Ce poste permanent offre un salaire brut mensuel entre 1855 et 1947€ et se situe dans un environnement dynamique et collaboratif.

Qualifications

• Diplôme homologué niveau IV requis.
• Expérience en gestion administrative appréciée.
• Être organisé(e) et rigoureux(se).

Responsabilités

• Assurer les missions administratives et financières pour la formation continue.
• Gérer les inscriptions et les plannings des formations.
• Informer et conseiller les stagiaires sur leurs démarches administratives.

Connaissances

Techniques de gestion administratives

Règlementation en matière de Formation Continue

Aisance relationnelle

Organisation et rigueur

Travail en équipe

Formation

Diplôme homologué niveau IV

Outils

Pack office / messagerie

FCA Manager

APOGEE

Description du poste

Poste permanent

Offre d'emploi personnels

Public service / Teaching

Descriptif de l'employeur
La Formation continue Panthéon-Sorbonne élabore depuis 1987 une offre de formation professionnelle de haut niveau adaptée au profil et aux besoins de chacun. Elle couvre toutes les disciplines de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne et propose, en collaboration avec les unités de formation et de recherche (UFR) de l’université des formations diplômantes, des formations courtes qualifiantes, un diplôme d’accès aux études universitaires (DAEU option lettres, équivalent du baccalauréat), une préparation aux concours interne et externe de magistrats administratifs en présentiel ou à distance.
La Formation continue Panthéon-Sorbonne vous accompagne également dans vos démarches de validation des acquis de l'expérience professionnelle (VAE) ou des acquis personnels et professionnels (VAPP).
Nous sommes aussi à votre disposition pour construire des formations sur-mesure avec des organismes divers (exemple : Direction générale de l’armement (DGA), Fédération nationale de la Mutualité Française (FNMF).
Le service a obtenu la certification Qualiopi en 2022 pour les actions de formation et la VAE. Cette certification a été renouvelée en 2025.

Descriptif du poste

Sous la responsabilité de la Direction de la Formation Continue Panthéon-Sorbonne et de la responsable du Pôle formations FCPS le.la gestionnaire formation doit assurer les missions administratives et financières ainsi que les missions de scolarité (IA/IP/notes/délivrance des diplômes) pour le bon déroulement des formations continues qui lui sont attribuées.
Le.la gestionnaire de formation devra également assurer la responsabilité de référent.e FCA Manager auprès de FCPS et des autres composantes.

Conseil et orientation

• Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formation
• Informer, orienter et suivre les stagiaires en Apprentissage sur les démarches administratives liées à la formation
• Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité
• Assurer le rôle d’interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l’université, entreprises, organismes financeurs …
• Assurer la diffusion d’informations relatives aux formations en interne avec la personne chargée de la communication.

Gestion administrative

• Assurer le bon déroulement d’une formation offerte aux stagiaires : respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser et mettre à jour les plannings formations, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)…
• Assurer la gestion du courrier et de la messagerie
• Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : feuilles d’émargement, feuilles de présence, numéros RNCP, CPF…
• Assurer le classement et l’archivage

Gestion scolarité

• Gérer les IP, la saisie des notes, le PV de délibération et la délivrance des diplômes sur APOGEE
• Organiser les délibérations
• Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC
• Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le.la responsable pédagogique
• Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction

Gestion financière

• Elaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, Pole Emploi sur les plateformes dédiées
• Assurer le suivi des mises en paiement
• Assurer l’ingénierie financière du montage des dossiers de financement
• Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière
• Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires

Assistance logistique

• Mettre à disposition l’ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d’une formation
• Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)
• Participer à l’organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons
• Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations

Démarche qualité en continu

• Participer à la mise en place de FCA Manager au sein des composantes
• Référent.e au sein de FCPS et des composantes de FCA Manager : créer une formation, créer des enseignements, renseigner les acteurs (prospects, employeurs), réaliser des conventions, faire un suivi de l'émargement du stagiaire, respecter la cartographie des financeurs
• Référent.e au sein de FCPS et des composantes des montages de dossier de financement : Compte personnel de formation (Plateforme MonCompteFormation)
• Gérer les plannings des ouvertures de cours à distance
• Appliquer les règles de conservation et de destruction des documents du service des archives de l’université
• Appliquer les innovations dans la fonction tel que l’utilisation des plateformes interactives pour chacune des formations gérées
• Participer aux journées portes ouvertes en présentiel et/ou à distance
• Participer aux groupes de travail destinés à moderniser les procédures internes au service et en relation avec les services centraux (fichiers partages avec la Direction des Affaires Financières, l’Agence Comptable…)
• Assurer la continuité de service lors de l’absence d’un personnel du pôle formation
• Se former dans le cadre des évolutions réglementaires de la Formation Tout au Long de la Vie

Profil recherché

Diplôme requis : Diplôme homologué niveau IV

Expérience professionnelle : avoir exercé des fonctions dans les domaines de la gestion administrative

Savoir-faire

• Maitriser les techniques de gestion administratives
• Maîtriser la règlementation et les procédures liées à la gestion de la scolarité
• Connaitre la règlementation en matière de Formation Continue
• Être organisé.e et rigoureu.x.se
• Avoir une aisance relationnelle et le sens de l’accueil
• Travailler en équipe

Outils Spécifiques à L’activité

• Pack office / messagerie
• Base de données et application : FCA Manager – APOGEE - EPI
• Kairos
• Espace des Organismes de Formation (EDOF)
• Transition Pro
• ZOOM

Plus d'information

Corps
ATRF
Site geographique
Centre Broca
Niveau d'étude
Aucun
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux contractuels
Type de contrat
Poste permanent
Durée du contrat
1 an
Fourchette salariale
1855 à 1947€ brut / mois

Pour postuler

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Emplacement

75005 Paris

Gestionnaire de formation

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