Gestionnaire administrative - secrétariat mutualisé (DD810398) (H / F)

ARS OCCITANIE; Albi; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence régionale de santé cherche un(e) assistant(e) chargé(e) d'accueillir les usagers et de gérer les courriers. Les responsabilités incluent la gestion des tâches administratives quotidiennes et l'intérim de la direction en son absence. Les candidats doivent avoir une solide expérience en environnement institutionnel, ainsi que des compétences en techniques administratives et en gestion d'agendas. Une bonne capacité d'écoute et d'adaptation est indispensable.

Qualifications

• Connaissance de l'environnement administratif et organisationnel.
• Compétences en techniques administratives et bureautiques.
• Capacité à gérer des agendas et organiser des réunions.

Responsabilités

• Accueillir les usagers et gérer les appels téléphoniques.
• Organiser et prioriser la gestion des courriers.
• Assurer l'intérim de la direction en son absence.

Connaissances

Environnement institutionnel et administratif

Techniques administratives

Gestion de la planification collective

Expression orale

Expression écrite

Description du poste

Description du poste

I - Fonction d'assistant(e) des pôles :

Sous la responsabilité des deux cheffes de pôle et la coordination de l'assistante de direction :

• Accueil physique et téléphonique,
• Prise des appels téléphoniques du pôle et orientation vers les collaborateurs des pôles,
• Gestion des courriers, réception, envoi, classement, mise sous ELISE, classement des fichiers sur le réseau informatique,
• Gestion des BAL génériques et notamment de la BAL « ars-oc-dd81-gestion-alerte »,
• Travail administratif en lien avec les missions exercées au sein du pôle (mise en forme des projets de courriers et de rapports de visite ou d'inspection, appui aux équipes pour certaines réunions, déplacements, archivage des BAL, etc.),
• Lien avec les services du siège de l'ARS travaillant fonctionnellement avec les deux pôles,
• Autres missions spécifiquesévolutives en fonction des besoins : Mise à jour / actualisation de la liste des médecins agréés, réception des certificats de décès papier et envoi mensuel à l'INSERM dans l'attente de leur dématérialisation, recensement des places libres d'hébergement temporaire en EHPAD, publication de certains actes au recueil des actes administratifs, etc.

II - Fonction de gestion des courriers usagers et élus :

En lien avec le gestionnaire en charge de la gestion des signalements et des réclamations,

• Centralisation et point de réception unique des courriers usagers et élus pour la DD,
• Orientation des courriers reçus vers les collaborateurs compétents,
• Suivi via tableur Excel ou système d'information dédié,
• Archivage,
• Relance pour garantir le respect des délais de réponse,
• Aide à la mise en forme des projets de courriers.

III- Intérim de l'assistante de direction en son absence :

Sous la responsabilité de la directrice départementale, en cas d'absence de l'assistante de direction,

• Gestion de l'agenda de la directrice départementale,
• Gestion des RDV, des réservations pour les déplacements, etc.,
• Préparation des dossiers pour les réunions,
• Accueil physique et téléphonique pour la directrice départementale,
• Participation aux réunions du cabinet du DG.

Profil recherché

Vos compétences

Savoir :

• Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services selon le domaine d'activité
• Techniques administratives et bureautiques
• Système de classement et d'archivage
• Accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels
• Gestion de la planification collective, des agendas et de l'organisation des réunions

Savoir-Faire :

• Travail en équipe
• Capacité de synthèse
• Capacité d'analyse
• Expression orale
• Expression écrite
• Maitrise de l'usage des outils bureautiques

Savoir-être :

• Sens du service public
• Sens des relations humaines
• Capacité d'adaptation
• Autonomie
• Rigueur dans la réalisation des missions
• Capacité d'initiative
• Réactivité
• Gestion du stress