Gestionnaire administratif

Aix-Marseille Université; Aix-en-Provence; Hybride; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une université française renommée recherche un(e) Gestionnaire administratif.ve pour rejoindre la bibliothèque des Fenouillères à Aix-en-Provence. Ce poste CDD de 12 mois repose sur une gestion administrative rigoureuse, la circulation de l'information et un appui logistique. Les candidats doivent maîtriser l'analyse des demandes, avoir une bonne communication et être à l'aise avec les outils bureautiques. Un environnement de travail flexible et engagé socialement est proposé.

Prestations

Flexibilité du travail

50 jours de congés dès la première année

Prise en charge des transports en commun

Qualifications

• Bonne compréhension du fonctionnement d’un établissement.
• Familiarité avec les règles et procédures comptables.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement exigeant.

Responsabilités

• Gérer la circulation de l'information au sein de la cellule administrative.
• Assurer l'accueil et le suivi des échanges.
• Participer à la gestion financière de la bibliothèque.

Connaissances

Analyse des demandes

Compétences en communication

Sens de l'organisation

Aisance avec les outils bureautiques

Formation

BEP / CAP

Description du poste

Employeur

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo :https://youtu.be/7-Hrtn-l2Q

Mission

Au sein de la bibliothèque des Fenouillères, ce poste occupe une place centrale dans l’organisation et le fonctionnement du service. Il contribue au quotidien à la gestion administrative et financière, assure la fiabilité des dossiers et garantit une circulation fluide de l’information au sein de la cellule administrative de proximité. En lien étroit avec la direction et les services concernés, il accompagne la gestion des personnels, le suivi des recrutements de la population étudiante, l’organisation des temps de travail et la préparation des opérations RH, tout en veillant au respect des procédures et des calendriers.

Véritable interface pour les partenaires internes et externes, le poste assure l’accueil, le suivi des échanges et l’orientation des demandes. Il participe également au pilotage financier de la bibliothèque à travers le suivi des commandes, des factures, des budgets et des relations avec les fournisseurs, tout en assurant la gestion documentaire, l’archivage et le suivi des conventions. Il prend part aux réunions, contribue à la diffusion de l’information et s’implique dans les événements portés par la direction du SCD. Par sa polyvalence et son sens de l’organisation, il apporte enfin un appui ponctuel à la logistique et à la coordination des plannings, garantissant ainsi la continuité et la qualité du service rendu à la communauté universitaire.

Profil

Rejoignez-nous si vous avez une bonne compréhension du fonctionnement d’un établissement et de ses services, si les règles, procédures comptables et financières vous sont familières et si vous appréciez évoluer dans un cadre organisé et structuré. Vous savez analyser les demandes, y répondre avec justesse et clarté, rédiger des documents fiables et appliquer des procédures tout en gérant plusieurs priorités dans un environnement exigeant. À l’aise avec les outils bureautiques et les logiciels métiers, vous assurez un suivi budgétaire rigoureux et savez rendre compte de votre activité. Votre sens du collectif, votre aisance relationnelle et votre capacité à travailler aussi bien en proximité qu’à distance font de vous un interlocuteur de confiance. Réactif, fiable et discret, vous faites preuve de diplomatie, prenez des initiatives lorsque nécessaire et vous adaptez avec souplesse aux évolutions de l’organisation.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible: deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

• Gestionnaire administratif.ve - F/H
  Structure
  Services Communs - SCD
  Localisation
  Aix-en-Provence
  Campus
  AIX
  Type d'Offre
  Externe
  Statut
  CDD Catégorie Fonction PubliqueC
  Corps du poste
  ATRF
  Spécialité
  BAP J - Gestion et Pilotage
  Emploi-Type
  REFJ5X41 - Adjoint-e en gestion administrative
  Domaine Professionnel
  Pilotage administratif
  Niveau d'Etudes
  BEP / CAP
  Niveau d'Expérience
  Débutant
  Télétravail
  OUI
  Date de publication de l'offre
  Jeudi 15 janvier 2026
  Prise de poste
  Dès que possible
  Durée du Contrat
  12 mois
  Rémunération Brute

  1855.79 € (Euros) par mois