Gestionnaire administratif - secrétariat mutualisé (DD810398) H/F

Agence Régionale de Santé Occitanie (ARS); Occitanie; Sur place; EUR 22 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de santé publique recherche un Gestionnaire administratif pour assurer le secrétariat mutualisé. Le candidat doit avoir au moins un BAC+2 et une expérience d'un an. Les responsabilités comprennent l'accueil physique et téléphonique, ainsi que la gestion administrative des courriers. Si vous êtes organisé, autonome et avez un bon esprit d'équipe, ce poste est fait pour vous. Lieu de travail: Albi, en Occitanie.

Qualifications

• Connaissance de l'environnement institutionnel et administratif.
• Techniques administratives et bureautiques.
• Gestion de la planification collective et des agendas.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des usagers.
• Gestion administrative liée aux missions du pôle.
• Intérim de l’assistante de direction.

Connaissances

Travail en équipe

Capacité de synthèse

Capacité d’analyse

Expression orale

Expression écrite

Maitrise de l’usage des outils bureautiques

Formation

BAC+2 (Niveau III)

Description du poste

Description du poste

Métier : Santé - Gestionnaire administratif et budgétaire du système de santé

Intitulé du poste : Gestionnaire administratif - secrétariat mutualisé (DD810398) H/F

Nature de l'emploi : TITULAIRE FONCTION PUBLIQUE / UCANSS

Statut du poste : Susceptible d'être vacant

Versant : FPE

Description de la mission

I - Fonction D’assistant(e) Des Pôles

• Accueil physique et téléphonique,
• Prise des appels téléphoniques du pôle et orientation vers les collaborateurs des pôles,
• Gestion des courriers, réception, envoi, classement, mise sous ELISE, classement des fichiers sur le réseau informatique,
• Gestion des BAL génériques et notamment de la BAL « ars-oc-dd81-gestion-alerte »,
• Travail administratif en lien avec les missions exercées au sein du pôle (mise en forme des projets de courriers et de rapports de visite ou d’inspection, appui aux équipes pour certaines réunions, déplacements, archivage des BAL, etc.),
• Lien avec les services du siège de l’ARS travaillant fonctionnellement avec les deux pôles,
• Autres missions spécifiques évolutives en fonction des besoins : Mise à jour/actualisation de la liste des médecins agréés, réception des certificats de décès papier et envoi mensuel à l’INSERM dans l’attente de leur dématérialisation, recensement des places libres d’hébergement temporaire en EHPAD, publication de certains actes au recueil des actes administratifs, etc.

II – Fonction de gestion des courriers usagers et élus

• Centralisation et point de réception unique des courriers usagers et élus pour la DD,
• Orientation des courriers reçus vers les collaborateurs compétents,
• Suivi via tableur Excel ou système d’information dédié,
• Archivage,
• Relance pour garantir le respect des délais de réponse,
• Aide à la mise en forme des projets de courriers.

III- Intérim de l’assistante de direction en son absence

• Gestion de l’agenda de la directrice départementale,
• Gestion des RDV, des réservations pour les déplacements, etc.
• Préparation des dossiers pour les réunions,
• Accueil physique et téléphonique pour la directrice départementale,
• Participation aux réunions du cabinet du DG.

Profil

Savoir

• Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services selon le domaine d’activité
• Techniques administratives et bureautiques
• Système de classement et d’archivage
• Accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels
• Gestion de la planification collective, des agendas et de l’organisation des réunions

Savoir-Faire

• Travail en équipe
• Capacité de synthèse
• Capacité d’analyse
• Expression orale
• Expression écrite
• Maitrise de l’usage des outils bureautiques

Savoir-être

• Sens du service public
• Sens des relations humaines
• Capacité d’adaptation
• Autonomie
• Rigueur dans la réalisation des missions
• Capacité d’initiative
• Réactivité
• Gestion du stress

Catégorie

B

Localisation du poste

Europe, France, Occitanie, Tarn (81)

Lieu

Albi

Critères candidat

Niveau d'études min. requis : BAC+2 (Niveau III)

Niveau d'expérience min. requis : 1 an ou plus

Corps : SA : Secrétaires administratifs relevant des ministres des affaires sociales (Catégorie B)

Niveau : Niveau 4

Description du poste (Suite)

Poste ouvert aux contractuels ? Oui

Informations complémentaires

Agents Internes (ARS Occitanie)

Connectez vous sur votre espace SOLARHS (https://ars.talent-soft.com/) – Rubrique « Offre d’emploi » et ajoutez votre CV, Lettre de motivation ainsi que le formulaire de mobilité interne complété et signé par votre direction d’origine.

Candidats Externes

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Dossier de candidatures obligatoires : CV + Lettre de motivation + dernier arrêté d’échelon pour les fonctionnaires ou niveau pour les agents UCANSS

LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS TRAITEES

Demandeur

Date de prise de poste souhaitée : 01/03/2026

Pièces jointes

Fiche de poste (Visible Candidat)

DD810398 - Gestionnaire administratif - secrétariat mutualisé.pdf (962 Ko)