Gestionnaire administratif scolarité - H/F/X

Institut Pasteur; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Un centre de recherche biomédicale situé à Paris cherche un gestionnaire administratif. Ce poste implique la gestion des dossiers des candidats, l'organisation des plannings et des événements, ainsi qu'une forte collaboration avec divers interlocuteurs. Le candidat idéal doit maîtriser les outils bureautiques, avoir une bonne aisance relationnelle et un niveau élevé en français et anglais. L'environnement de travail est inclusif et multiculturel avec de nombreux avantages.

Prestations

Politique de congés favorable

Mutuelle familiale

Salles de sport ainsi que des activités culturelles

Cantine d'entreprise

Qualifications

• Compétences avancées en bureautique, notamment Word et Excel.
• Bonne expression en français (C2) et en anglais (B2 minimum).
• Aisance relationnelle et sens du service.

Responsabilités

• Assurer le suivi des dossiers des candidats du mastère spécialisé.
• Piloter le planning et gérer les outils de suivi.
• Participer à l'organisation d'événements et de réunions.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Aisance avec plateformes pédagogiques

Français (C2)

Anglais (B2 minimum)

Compétences en organisation logistique

Gestion rigoureuse des dossiers

Capacité à travailler en équipe

Outils

Word

Excel avancé

PowerPoint

Outlook

ADOBE

Description du poste

🔬L'Institut Pasteur conduit des recherches biomédicales de pointe et avant-gardistes depuis plus de 130 ans.

Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur.

L'Institut Pasteur et le Cnam (Conservatoire national des arts et métiers) avec l'appui de l'EHESP (Ecole des hautes études en santé publique) ont mis en commun leurs expertises complémentaires au sein de l'École Pasteur-Cnam-EHESP de santé publique pour proposer un mastère spécialisé en santé publique globale.

🎯 Missions :

Rattaché·e au centre d'enseignement de l'Institut Pasteur, le/la gestionnaire administratif·ve aura les missions suivantes :

• Assurer le suivi des dossiers des candidats du mastère spécialisé : informer et orienter les candidats, suivre le recrutement, (suivi candidatures, visas... sur la plateforme),
• Piloter le planning du mastère, renseigner les outils de suivi, gestion des bourses des élèves, suivi des lignes budgétaires liées au mastère spécialisé
• Vie du mastère spécialisé (e.g., synthèse des évaluations des enseignements, organisation d'évènements, etc.)
• Organisation et participation aux réunions structurant la formation (e.g., comités pédagogiques, conseil de perfectionnement, etc.)
• Formatage du programme et des supports étudiant, plannings, invitations des intervenant·es, programmation et pilotage réunion préparatoire , Saisie et suivi des notes de frais, renseignement du tableau de suivi budgétaire,
• Gestion du bilan d'un cours : programmation et préparation, point budget, archivage, bilan pédagogique...

Liens avec le Cnam :

• Transmission des données administratives, réservation des salles, organisation des examens,
• Organisation et pilotage de la pré-rentrée au Cnam et de la pré-rentrée à l'IP (visio) avec les élèves au début de l'année académique, gestion des présentations des intervenant·es et documents pédagogiques de l'ensemble des cours du mastère spécialisées cours Pasteur,
• Organisation des examens pour chaque cours Pasteur et des soutenances des mémoires.
• Réservation d'hébergement et transports pour les intervenant·es des cours dispensés au Cnam et à l'Institut Pasteur et pour les élèves pour le cours dispensé à Rennes (cours IDEA à l'EHESP);
• Accueil : coordination pour les badges, préparation et suivi matériels des salles, démarrage des cours...
• Accueil des conférencier·es

• Organisation d'événements
• Gestion des plateformes pédagogiques
• Gestion et actualisation du site web, plaquettes, page LinkedIn et réseaux sociaux
• Saisie des séances du programme et mise en ligne pour les cours Pasteur (page Web et plate-forme dédiée).
• Préparation des questionnaires numérique, extraction des réponses pour les responsables des cours Pasteur.
• Utilisation des outils administratifs internes à l'institut.

📋 Profil recherché

• Maîtrise outils bureautiques (Word, Excel avancé, Messagerie, PowerPoint, Outlook, ADOBE).
• Aisance avec plateformes pédagogiques, bases de données

• Français bonne expression écrite et orale (C2) et anglais (B2 minimum).
• Aisance relationnelle et sens du service, écoute
• Interaction avec de nombreux·ses interlocuteur·rices
• Prise de parole en public
• Travail en équipe, collaboration active

• Savoir produire des indicateurs
• Compétences en organisation logistique.
• Organisation du temps sur des fonctions multitâches/multi projets
• Gestion rigoureuse des dossiers, traçage et archivage
• Rigueur administrative, autonomie dans la planification, la vérification et la coordination des activités
• Autonomie, anticipation et prise d'initiative dans le périmètre défini collectivement
• Gestion des imprévus
• Respect de la confidentialité.

📑 Vos conditions et environnement de travail :

• L'Institut Pasteur s'engage à offrir un environnement de travail inclusif et respectueux. Nous accueillons toutes les candidatures répondant aux critères du poste, en valorisant la diversité sous toutes ses formes et les parcours variés.
• Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus)
• Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
• Politique de congés très favorable
• Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
• Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
• Mutuelle familiale (gratuité conjoints/enfants) et service de santé pour les collaborateurs sur le campus
• Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives sur le campus

Ref : 27691120