Gestionnaire administratif F/H(Nouvelle fenêtre)

Département du Val d'Oise; Cergy; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour gérer des marchés divers tels que services de ménage et gardiennage. Le candidat doit maîtriser les outils bureautiques, avoir de bonnes capacités relationnelles, et être capable de gérer plusieurs dossiers en autonomie. Le permis B est exigé pour les déplacements aux sites extérieurs.

Qualifications

• Capacité à analyser des demandes de conformité.
• Capacité à établir des bons de commande et gérer les litiges.
• Maitrise des règles de comptabilité et rédaction des courriers.

Responsabilités

• Gérer administrativement et financièrement des marchés identifiés.
• Vérifier la disponibilité des crédits et alertes en cas de surconsommation.
• Rédiger des procédures et assurer le classement des documents.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité à gérer plusieurs dossiers

Bonnes capacités relationnelles

Outils

Logiciel Grand Angle

Description du poste

Contexte

Sous l’autorité du responsable administratif budget et pilotage, le gestionnaire gère administrativement et financièrement des marchés identifiés (prestations de ménage, gardiennage, d’affranchissement, abonnements presse / acquisition d’ouvrages, gestion de la flotte de véhicules légers, frais de réceptions, etc…), des dossiers transverses (vêtements de représentation et vêtements techniques).

Mission

Réceptionne et étudie des demandes de vêtements de représentation et vêtements techniques :

• Analyse la demande et sa conformité par rapport aux délibérations ;
• Alimente des tableaux de suivi ;
• Organise et suit les dotations.

Gère Les Commandes

• Vérifie la disponibilité des crédits et alerte son supérieur hiérarchique dans le cas de surconsommation ;
• Vérifie les seuils des marchés ;
• Vérifie les pièces utiles au pré-engagement (marchés, contrats, conventions…) ;
• Pré-engagement de la dépense ;
• Établit des bons de commande et envoie aux fournisseurs ;
• Contrôle de la cohérence entre la livraison et la commande ;
• Vérifie la conformité de la livraison – service fait ;
• Gère les litiges et SAV ;
• Contact, suivi des fournisseurs ;
• Calcul du nombre de jours de retard ;
• Constitue le dossier des pièces à transmettre à la plateforme DF.

Activités complémentaires

• Pré-engagement les dépenses liées aux services marchés, politique achat et relation à l’usager et gère la partie administrative des dossiers concernés ;
• Gestion des contrats, conventions et autres des services marchés, politique achat et relation à l’usager ;
• Veille/recherche relatives aux nouveaux abonnements sur les sites des éditeurs ;
• Rédaction des procédures ;
• Missions de secrétariat ;
• Classement et archivage des documents de tous types et supports.

Profil

Technique

• Maitriser les outils bureautiques et le logiciel Grand Angle;
• Maitriser les règles de la comptabilité;
• Réaliser des tableaux de bord et en extraire des statistiques;
• Rédiger des courriers;
• Savoir vérifier les documents, gérer et contrôles des listes

Relationnel

• Capacité à gérer plusieurs dossiers de front;
• Sens du travail en équipe et en transversalité;
• Organisation et gestion des priorités;
• Autonomie et rigueur : être force de proposition;
• Bonnes capacités relationnelles

Connaissances

• Connaissance de l'institution et de son organisation;
• Connaissance de la réglementation;
• Connaissance des procédures budgétaires et comptables

Spécificités

• Déplacement nécessitant la conduite de véhicule : possibilité de déplacements sur les sites extérieurs
• Permis B exigé