Gestionnaire administratif et financier (H/F)

Enva; Maisons-Alfort; Hybride; EUR 32 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

Enva recrute pour l’hôpital des animaux de compagnie à Maisons-Alfort un gestionnaire administratif et financier. Vous travaillez en binôme avec le second gestionnaire et assurez des missions d’appui à la direction, tant sur les aspects financiers que administratifs.

Vous serez en lien avec la Direction des Affaires Financières et aurez des responsabilités liées au traitement des factures, aux devis et au pilotage budgétaire, tout en garantissant qualité de service et continuité de

Qualifications

• Maîtrise des outils de gestion financière et de bureautique.
• Connaissance des principes de gestion budgétaire et des procédures administratives.
• Sens du service public et polyvalence, capacité à travailler en équipe et en réseau.
• Organisation, rigueur, discrétion et aptitude à prioriser les priorités.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative générale de l’hôpital et suppléer le second gestionnaire.
• Gérer les commandes, les factures, les devis et le suivi des prestations.
• Élaborer et suivre les tableaux de bord financiers, suivre les contrats et les conventions.

Connaissances

Gestion financière

Budgets

Bureautique

Archivage

Procédures admin

Service public

Organisation

Priorisation

Travail en équipe

Discrétion

Outils

Outils de gestion financière

Tableurs (Excel)

Description du poste

La personne recrutée est en charge d’appuyer, en binôme avec le deuxième gestionnaire, la direction de l’hôpital dans l’exercice de ses missions d’administration (gestion des demandes des services, gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires de service, gestion de la communication interne, accueil des nouveaux arrivants…) . Il est à l’interface entre la Direction de l’hôpital et, d’une part, les cliniciens et personnels techniques et administratifs, et d’autre part, les prestataires extérieurs. Il est plus particulièrement en charge des aspects financiers dans leur gestion quotidienne (traitement des factures, services faits…) et stratégique d’aide à la décision. Il est en lien direct avec la Direction des Affaires Financières de l’EnvA. Le gestionnaire administratif et financier peut se voir confier diverses missions d’appui à la direction de l’hôpital. Sous l’autorité de la directrice adjointe de l’hôpital des animaux de compagnie, le titulaire du poste exerce les missions suivantes:

Missions principales:

1. 1) Assurer la gestion administrative
   • Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
   • Traitement des courriers
   • Gestion des plannings de réservation des salles de réunion
   • Prise de notes, frappe, mise en forme de documents
   • Diffusion d’informations en interne à l’hôpital
   • Gestion des ordres de mission
   • Elaboration et suivi des demandes de travaux et d’interventions
   • Participation à des actions visant à améliorer la qualité du service de l’hôpital vis-à-vis des propriétaires d’animaux reçus (envoi de questionnaires de satisfaction, réalisation de synthèses pour les mettre à disposition des équipes, etc.)
   • Prise en charge de toute mission de gestion administrative en lien avec le périmètre d’action de la direction de l’hôpital
2. 2) Assurer la gestion financière de l’hôpital
   • Gestion et vérification des bons de commande et des factures, réalisation des services faits
   • Assurer le relationnel avec les fournisseurs, demander des devis
   • Suivi des comptes, élaboration de bilans financiers
   • Elaboration, mise en place et exploitation de tableaux de bords spécifiques
   • Participer au pilotage et au suivi des campagnes d’investissement annuelles
   • Suivi des contrats de maintenance du matérielet des prestataires de service
   • Suivi des conventions
3. 3) Apporter un appui, et assurer la suppléance du second gestionnaire administratif
   • Assurer la suppléance du second gestionnaire administratif, en charge des sujets RH

Conditions particulières d'exercice

Travail sur écran

Temps de travail hebdomadaire de 38h10 ; 50 jours de congés annuels ; mutuelle, forfait mobilité durable

Certaines missions sont éligibles au télétravail

Assurer la continuité de service avec le second gestionnaire de l'hôpital

Profil recherché

• Maîtrise des outils de gestion financière
• Connaissance des principes de gestion budgétaire
• Maîtrise des outils de bureautique
• Connaissance des méthodes de classement et d’archivage
• Savoir mettre en œuvre des procédures de gestion administrative
• Sens du service public et polyvalence
• Capacités d’organisation
• Savoir prioriser
• Travailler en équipe et en réseau
• Être organisé, rigoureux et discret

Présentation de Enva

L'École Nationale Vétérinaire d'Alfort est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche relevant du Ministère de l'Agriculture, de l'Agroalimentaire et de la Souveraineté Alimentaire, qui entretient des liens forts avec son environnement scientifique et universitaire (ANSES, INRA, Université Paris Cité, UPEC, INSERM…) . Elle forme près de 1000 élèves répartis en 6 promotions d'étudiants vétérinaires, internes, et diplômes de Master et Doctorat. Elle est installée sur deux sites, l'un situé à Maisons-Alfort (94) , le second à Goustranville (14) , dédié à la pathologie des équidés. Elle est animée par 400 personnels enseignants-chercheurs, administratifs et techniques, titulaires et contractuels.

Descriptif du service

L'hôpital des animaux de compagnie, ouvert en 2009, regroupe l'ensemble de l'offre de soins pour les animaux de compagnie: chiens, chats et Nouveaux Animaux de Compagnie (NAC) . Cette structure moderne de 3 600 m2 est ouverte du lundi au vendredi de 7h30 à 18h. Un service d'urgences fonctionne 24h/24, le week-end compris. Avec plus de 35 000 actes par an, le Chuv-Ac est un des premiers centres de référence dans sa spécialité en Europe.