Gestionnaire administratif et financier des moyens des élu-es

Ville de Grenoble; Grenoble; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) gestionnaire administratif et financier afin de gérer l'administratif et le financier des élus. Vous serez chargé(e) de la rédaction des actes administratifs, de la gestion comptable des budgets et du suivi des délégations. Le poste nécessite une bonne maîtrise des outils numériques et un sens aigu de la discrétion. Des conditions de travail flexibles et diverses primes sont proposées.

Prestations

Télétravail

Congés annuels

Prime de fin d'année

Participation employeur à la mutuelle santé

Qualifications

• Capacité à gérer des moyens budgaires et administratifs.
• Sens de la discrétion et de la loyauté.
• Rigueur et capacité d'adaptation aux priorités.

Responsabilités

• Gérer l'administratif et financier des moyens des élu‑es.
• Rédiger des actes administratifs et suivre les budgets.
• Assurer la gestion comptable des budgets via le logiciel.

Connaissances

Gestion des moyens budgaires

Rédaction d'actes administratifs complexes

Travail transversal avec des services

Utilisation d'outils informatiques

Formation

Connaissance des collectivités territoriales

Outils

Libre Office

Calc

Outlook

Grand Angle

Description du poste

La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s’inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.

Rattaché‑e au service moyens des élu‑es au sein de la Direction de la vie institutionnelle, le/la gestionnaire administratif‑et‑financier‑ère en charge des moyens des élu‑es gère le volet administratif et financier des moyens mis à disposition des élu‑es dans l’exercice de leur mandat. Il‑elle gère principalement la rédaction des actes administratifs (délibérations, arrêtés) relatifs à l’exercice du mandat, ainsi que le volet budgétaire et comptable, sous la supervision du/de la Chef‑fe de service.

1. Gestion administrative des délégations des élu‑es et des agent‑es

Sous la supervision du/de la Chef‑fe de service, rédaction et suivi des arrêtés de délégation de fonctions et de signature, des élu‑es, de la direction générale, des directeur‑rices et chef‑fés de service ;

Tenue d’un registre des délégations.

2. Gestion administrative des représentations élu‑es dans les instances et organismes partenaires

Sous la supervision du/de la Chef‑fe de service, rédaction, suivi et mise à jour des délibérations de désignations (environ 300) des élu‑es auprès des instances et organismes partenaires ;

Tenue à jour d’un annuaire des représentations avec l’outil dédié ;

3. Gestion administrative des conflits d’intérêts et des protections fonctionnelles des élu‑es

Sous la supervision du/de la Chef‑fe de service, rédaction des arrêtés de déport;

Tenue du registre des déports ;

Gestion administrative des demandes de protection fonctionnelle des élu‑es

4. Gestion comptable des budgets des groupes d'élu‑es et de la DVI :

Assurer la gestion comptable de ces budgets via le logiciel Grand Angle : centraliser les demandes, instruire les devis, saisir les engagements, constater les factures…

Assurer la gestion comptable du budget de la DVI : préparation budgétaire (BP, DM) et exécution du budget (devis, engagement, factures)

Savoir faire :

• Gérer des moyens budgaires (comptables) et administratifs
• Rédiger des actes administratifs complexes.
• Travailler en transversalité avec les services supports et les élu‑es.
• Maîtriser les outils informatiques, bureautiques et logiciels métier (Libre office, Calc, Outlook, Grand-angle, portail décisionnel)
• Savoir s’organiser et s’adapter

Savoir être :

• Sens aigu de la discrétion, de la loyauté et de la neutralité politique.
• Capacité d’écoute, de dialogue et de diplomatie.
• Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation.
• Réactivité et capacité d’adaptation aux priorités institutionnelles.

Connaissances / technicités attendues :

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des règles liées à l’exercice des mandats électifs.

Connaissances en gestion budgétaire et administrative.

La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :

Temps de travail hebdomadaire :

• 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
• 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
• Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
• Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
• Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
• Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
• Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75 % (dans la limite de 101 € / mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo…; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
• Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
• Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)