Gestionnaire administratif au pôle examen et concours(H/F)

Université Claude Bernard Lyon 1; Lyon; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de région recherche un agent pour gérer et organiser les examens des cycles supérieurs à Lyon et Bourg-en-Bresse. Le candidat idéal aura des compétences en rédaction, communication, et une bonne maîtrise d'Excel. Des qualités d'organisation et une connaissance du milieu universitaire sont essentielles. Une présence sur le terrain est requise durant les examens. Le poste est à pouvoir dès le 01/10/2025 et rémunéré à 2051,86 € brut par mois.

Prestations

48.5 jours de congés annuels

Télétravail possible

Remboursement des frais de transport

Accès aux services de la crèche

Formations professionnelles

Qualifications

• Gestion et organisation des examens des cycles supérieurs.
• Connaissance du milieu universitaire.

Responsabilités

• Organiser et planifier les examens sur l'année universitaire.
• Coordonner les surveillants et la logistique des examens.
• Présence sur le terrain pour supervision durant les examens.

Connaissances

Technique de rédaction de mails

Communication orale et écrite

Qualités d'organisation

Travail en équipe

Outils

Excel

Logiciel APOGEE

Description du poste

À propos de nous

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.

L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.

Descriptif du service

La Faculté de Médecine Lyon Est est située au Centre de Lyon sur le Campus Universitaire de Rockefeller à proximité des Hospices Civils de Lyon, 2ème CHU (Centre Hospitalier Universitaire) de France.

Elle a récemment créé un PASS "déporté" sur le site de Bourg-en-Bresse afin de répondre à la problématique des déserts médicaux. La Faculté de Médecine de Lyon Est est l'une des plus dynamiques de France.

Elle forme et accompagne en proximité, les étudiants de la première année à la fin de l'Internat. Elle forme également, via le service Interdisciplinaire en Santé, les étudiants à la Recherche au travers d'Unités d'enseignement du Parcours Initiation à la Recherche Biomédicale.

Au sein de la Faculté de Médecine Lyon Est, équipes pédagogiques et administratives travaillent de concert pour offrir des formations de grande qualité à leurs étudiants.

Description Du Poste

Au sein d'une équipe pédagogique et administrative dynamique, l'agent assure la gestion et l'organisation des examens des 1er et 2nd cycles du site de Lyon et de Bourg-en-Bresse. Il organise en outre, les conférences à destination des étudiants de la Faculté.

Suivi et organisation des examens nationaux et facultaires des étudiants de médecine :

• En lien avec les responsables de cycle et sous la responsabilité du responsable du Pôle examens : organisation et planification des examens sur l'année universitaire (définition des calendriers notamment harmonisés avec la Faculté de Médecine de Lyon Sud)
• Convocation des étudiants (Lyon et Bourg-en-Bresse) et des surveillants (chefs de clinique).
• Réservation de salles, gestion de la dimension logistique (équipement, fournitures, tablettes numériques, etc.)
• Aide à l'élaboration des demandes de labellisation des centres d'examen à adresser au ministère
• Suivi budgétaire inhérent aux examens.
• Demandes de devis aux prestataires : agents de sécurité, sanitaires, repas des intervenants,
• Présence sur le terrain pendant les examens : coordination et surveillance
• Membre de l'Equipe de pilotage des Examens Cliniques à objectifs structurés (ECOS)

Compétences Attendues

• Technique de rédaction de mails
• Technique d'élaboration de documents (courriers, tableurs Excel)
• Savoir communiquer à l'oral comme à l'écrit
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir alerter et proposer des solutions opérationnelles et règlementaires
• Savoir travailler en équipe
• Qualités d'organisation indispensables
• Savoir mettre en ligne des informations sur les réseaux sociaux

Connaissances

• Connaissance du milieu universitaire
• Connaissances informatiques
• Bonne maîtrise des tableurs
• La connaissance du logiciel APOGEE serait un plus

Savoir Être

• Gestion du stress
• Réactivité
• Loyauté et diplomatie
• Autonomie
• Perspicacité
• Disponibilité
• Qualités d'organisation et rigueur

Poste à pouvoir

dès le 01/10/2025

Le poste est ouvert aux titulaires de cat C

Rémunération mensuelle brute

2051,86 €

En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, ...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l’université

Référence de l'offre : evu3058zen