Encadrant(e) des secrétariats de la CAM F/H

AP-HP; Paris; Hybrid; EUR 55,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Titres restaurant

Remboursement Navigo 75%

Télétravail sous conditions

Intégration

Job summary

AP-HP recrute pour l’Hospitalisation à Domicile (HAD) un Encadrant des secrétariats de la CAM, chargé de superviser les secrétaires des secteurs admissions et médicalisé et d’assurer la qualité des prestations.

Vous encadrerez 19 agents, superviserez les procédures, animerez les réunions et contribuerez au déploiement des outils administratifs, avec travail en équipe pluridisciplinaire.

Qualifications

• Connaissance du secrétariat médical et hospitalier.
• Expérience en management d'équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/Outlook).

Responsibilities

• Organiser l’activité et manager l’équipe de secrétaires CAM (19 agents).
• Garantir la qualité et l’efficacité des prestations.
• Veiller à l’optimisation des moyens humains et logistiques du secrétariat.
• Assurer le reporting auprès de la cadre supérieure et du directeur DOPD.

Skills

Secrétariat médical

Management d'équipe

Outils bureautiques

ORBIS/AP-HP logiciels

Animation d'équipe

Organisation de réunions

Gestion des objectifs

Gestion des conflits

Analyse et priorisation

Tools

ORBIS

SAP

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)

Encadrant(e) des secrétariats de la CAM F/H

Description du poste

Métier

Autres fonctions administratives - Administratif - Autres métiers

Intitulé du poste

Encadrant(e) des secrétariats de la CAM F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Télétravail

Présentation du service

L’Hospitalisation à Domicile (HAD) de l’AP-HP est un hôpital de l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris dont la particularité est l’intervention des équipes de soin au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7.

La Direction des Opérations, des Parcours et du Développementcomprend la cellule d’admission médicalisée, les admissions, la coordination adultes et le service social.

La Cellule d’admission médicalisée (CAM) comprend deux secteurs complémentaires, placés sous la responsabilité de la cadre supérieure de santé :

• Secteur admissions : gestion des dossiers administratifs
• Secteur médicalisé : analyse des demandes d’admission

Ouverture du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30, avec une continuité administrative le week-end.

Composition de l’équipe :

• Secteur admissions : 15 secrétaires
• Secteur médicalisé : équipe pluridisciplinaire – médecins praticiens HAD, pédiatre, pharmacien (en rotation), IDE coordinatrice adultes, infirmière ou cadre puéricultrice, cadre de coordination (en rotation) et 4 secrétaires fixes

Missions générales :

• Organiser l’activité et assurer le management opérationnel de l’équipe de secrétaires de la CAM (19 agents)
• Garantir l’efficacité et la qualité des prestations rendues
• Veiller à l’optimisation des moyens humains et logistiques du secrétariat
• Assurer le reporting auprès de la cadre supérieure de la CAM et du directeur de la DOPD

Management des ressources humaines :

• Encadrement direct de l’équipe de secrétaires des deux secteurs de la CAM
• Répartition et organisation des ressources humaines en fonction des besoins
• Participation au recrutement des secrétaires : définition des besoins, entretiens, suivi de l’intégration et accompagnement des nouveaux arrivants
• Identification des besoins en formation continue et élaboration du plan de formation en lien avec les objectifs du service
• Suivi et évaluation des compétences et des résultats (fiches de poste, entretiens professionnels)
• Contrôle qualité
  • Supervision de l’ensemble des activités de secrétariat, avec une attention particulière portée à :
    • la tenue du dossier patient
    • le suivi administratif des demandes
    • l’identitovigilance, en collaboration avec les services concernés (facturation / frais de séjour, service social…)
  • Respect des procédures et application des bonnes pratiques

Missions spécifiques :

• Élaborer, mettre à jour et diffuser les procédures de travail de la cellule d’admission
• Animer la session EDT hebdomadaire au sein des secrétariats
• Assurer la gestion administrative des recrutements pour l’ensemble de la DOPD
• Gérer l’enveloppe matérielle et budgétaire de la DOPD, en lien avec la cadre supérieure et le directeur de la DOPD
• Participer au développement et à la valorisation de l’HAD, notamment par l’amélioration continue des processus et outils administratifs

Repos : week-ends et jours fériés
Télétravail : possible sous conditions
Contraintes spécifiques : travail en équipe pluriprofessionnelle

Profil recherché

• Connaissance des fonctions de secrétariat en milieu médical / hospitalier
• Expérience en management d'équipe appréciée
• Maîtriser les outils bureautiques sous Windows (Word, Excel, Outlook)
• Connaître les fonctions de secrétariat en milieu médical
• Utiliser les logiciels de l'AP-HP (ORBIS, SAP) – pratique appréciée
• Animer et mobiliser les équipes autour de projets variés
• Organiser et animer des réunions
• Fixer des objectifs et évaluer les résultats
• Gérer les situations conflictuelles
• Analyser, prioriser et anticiper l'activité

Savoir-être

• Dynamisme, adaptabilité, disponibilité
• Aisance relationnelle, sens de la diplomatie, capacité de négociation et de communication
• Méthode, rigueur, esprit d'initiative
• Esprit de synthèse et discernement
• Sens de l'équité et maîtrise de soi
• Respect des procédures et de la hiérarchie
• Respect de la confidentialité et du secret professionnel
• Appétence pour les thématiques RH, logistiques et administratives

Horaires de travail

travail au forfait – amplitude horaire 8h30 / 17h30

Les avantages de l'AP-HP

Schéma Horaire

Temps de travail

Vos avantages à l'AP-HP

• Période d’intégration
• Titres restaurant
• Remboursement du pass Navigo à 75 %
• Télétravail possible sous conditions

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville

Hospitalisation à domicile (HAD)

Service d'affectation

Cellule d'admission médicalisée

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

L'établissement d'Hospitalisation à Domicile (HAD) est un hôpital public de l'AP-HP, en charge de près de 900 patients par jour, chez eux, auprès de leur famille et de leurs proches, principalement sur tout le territoire du Grand Paris. Plus grande structure publique d'hospitalisation à domicile en France, l'HAD possède une expertise spécifique dans le lien ville-hôpital et avec le secteur médico-social.

Entité de rattachement du publieur

L'établissement d'Hospitalisation à Domicile (HAD) est un hôpital public de l'AP-HP, en charge de près de 900 patients par jour, chez eux, auprès de leur famille et de leurs proches, principalement sur tout le territoire du Grand Paris. Plus grande structure publique d'hospitalisation à domicile en France, l'HAD possède une expertise spécifique dans le lien ville-hôpital et avec le secteur médico-social.