[EDS]Responsable de la scolarité

Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université prestigieuse à Paris recherche un coordinateur de scolarité pour superviser l'organisation pédagogique des parcours de droit. Le candidat idéal devra faire preuve de polyvalence et de réactivité, tout en possédant une bonne connaissance des procédures universitaires. Ce poste inclut le management d'une équipe, ainsi que la gestion des campagnes de candidatures. Des compétences en réglementation juridique et outils de gestion scolaire sont essentielles. Ce rôle demande une disponibilité accrue durant les périodes d'examen.

Qualifications

• Excellente connaissance de l'environnement universitaire et réglementaire.
• Compétences en gestion de la scolarité et des examens.
• Capacité à animer et coordonner une équipe administrative.

Responsabilités

• Coordonner la scolarité des parcours en lien avec les équipes pédagogiques.
• Encadrer et organiser le travail de l'équipe administrative.
• Gérer les campagnes de candidatures et de recrutement.

Connaissances

Polyvalence

Réactivité

Connaissances juridiques

Gestion d'équipe

Outils

APOGEE

HYPERPLANNING

DRUPAL

AMETYS

PSTAGE

Description du poste

À propos de nous

Au sein de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, l’École de Droit de la Sorbonne regroupe les activités de formation et de recherche en droit dans la continuité de l’ancienne Faculté de Droit de Paris. Sa mission est de former des juristes capables de répondre aux enjeux juridiques actuels et de préparer aux concours et examens professionnels pour des métiers tels que magistrat, notaire, avocat, autres professions judiciaires, administrateur national ou international, juriste d’entreprise ou du secteur public. Elle vise aussi à former des professionnels aptes à accompagner les évolutions de la société, en intégrant déjà dans ses formations les perspectives de la mondialisation, de l’économie numérique, du développement durable et de la transition énergétique.

Mission

Piloter La Scolarité

• Coordonner et superviser la scolarité des 15 parcours en lien avec les équipes pédagogiques et administratives et les autres départements de Masters de l’EDS : campagnes d’inscription, plannings de cours, préparation des examens, saisie des notes et résultats, relevés de notes et diplômes…
• Gérer l’organisation des sessions d’examens (ouvertures/ émargements et fermetures des différentes épreuves, coordination de l’équipe…)
• Coordonner les informations transmises aux étudiants et mettre à jour les informations disponibles sur l'Intranet
• Coordonner la gestion et le suivi des conventions de stages
• Garantir la légalité des actes, des décisions et des procédures mises en œuvre (contrôle des connaissances, examens…)
• Participer, en lien avec la Responsable administrative du département, à la gestion des dossiers sensibles et des situations de litige en mobilisant les expertises internes et externes nécessaires.

Manager Une Équipe

• Encadrer, animer, coordonner, organiser et informer l’équipe administrative
• Garantir l’adéquation entre moyens humains et activités attendues en anticipant les besoins
• Accompagner les agents dans leur carrière (évaluations, entretiens professionnels, mise à jour des fiches de poste, conseils…)
• Assurer le recrutement des agents vacataires si besoin

Gérer Les Campagnes De Candidatures

• Gérer les campagnes de recrutement de l’ensemble des M1 du département (MonMaster, Etudes en France) en appui à la Responsable Administrative en lien avec les responsables de parcours et les services centraux
• Recueillir l’ensemble des informations nécessaires aux paramétrages des campagnes sur les différentes plateformes
• Mettre à jour les fiches de présentation des parcours M1
• Préparer les supports d’aide à la décision
• Coordonner la publication des résultats
• Participer, en lien avec la Direction et la Responsable administrative du département, à la gestion des recours

Contribuer a La Vie Institutionnelle

• Apporter son appui dans l’organisation des réunions du Département en lien avec la Responsable administrative du département
• Participer à la visibilité du Département et assurer la diffusion des informations (affichages, site internet, mails d’information…)
• Contribuer à l’organisation des manifestations destinées au public extérieur (salon des masters…)
• Assister et conseiller sa hiérarchie et représenter, à sa demande, la responsable administrative auprès de ses interlocuteurs habituels sur les Masters 1

Profil

Ce poste exige polyvalence et réactivité ainsi qu’une parfaite connaissance de son environnement professionnel. Une certaine disponibilité est attendue notamment lors des périodes d’examens (surveillance) compte tenu du nombre important d’étudiants. Ce poste requiert également des compétences en matière d’encadrement (2 personnels).

Les « Savoirs »

• Connaître des aspects juridiques et réglementaires qui régissent une scolarité,
• Connaître l’organisation, l’environnement réglementaire et institutionnel de l’université,
• Connaître son environnement professionnel notamment l’EDS,
• Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité.

Les « Savoir-faire »

• Savoir animer et coordonner l’activité d’une équipe,
• Savoir transmettre son savoir-faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités,
• Savoir planifier les activités de l’entité en fonction des priorités,
• Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de la scolarité : habilitation, inscriptions, admissions, examens, bourses, vie étudiante…
• Maitriser les techniques d’expression orales et écrites,
• Maitriser les logiciels de gestion,
• Maitriser l’environnement bureautique et les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité notamment APOGEE/PEGASE, HYPERPLANNING, DRUPAL, AMETYS, PSTAGE.

Les « Savoir-faire » Comportementaux

• Savoir être très organisé et méthodique,
• Savoir anticiper, être réactif et s’adapter,
• Savoir gérer les situations de stress et de conflit,
• Savoir s’adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l’université),
• Savoir être disponible et à l’écoute.

Référence de l'offre : e3805i6tx9