Coordinateur.ice Régional.e des fonctions Supports

Bibliothèques Sans Frontières; Saint-Ouen-l'Aumône; Hybride; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation humanitaire internationale recherche un(e) Coordinateur·ice régional.e des supports pour assurer la gestion des fonctions administratives, financières et logistiques. Le/la candidat(e) idéal(e) aura au moins 5 ans d'expérience en gestion des fonctions supports, notamment en finance, et une maîtrise des règlements des bailleurs. Ce poste offre un CDI, une rémunération à partir de 3167 € brut/mois et des conditions de télétravail flexibles.

Prestations

Tickets restaurant

Mutuelle

Prise en charge du titre de transport local

Télétravail régulier possible

Qualifications

• Expérience d'au moins 5 ans en fonctions support, notamment en finance.
• Excellente connaissance des règles des bailleurs (UE, AFD, ONU).
• Capacité à structurer circuits de validation et sécuriser la traçabilité.

Responsabilités

• Garantir une gestion rigoureuse des fonctions support en conformité.
• Superviser les processus administratifs et financiers.
• Coordonner les recrutements et gestionar les contrats.

Connaissances

Pilotage budgétaire

Conformité achats

Maîtrise d'Excel

Langues Français et Anglais courants

Rigueur et sens de l'organisation

Formation

Expérience ≥ 5 ans en fonctions support

Outils

Excel

Description du poste

À propos de BSF

Créée en 2007 par l’historien Patrick Weil, Bibliothèques Sans Frontières renforce le pouvoir d’agir des populations vulnérables en facilitant leur accès à l’information, l’éducation et la culture. L’association déploie ses projets inclusifs et innovants dans une trentaine de pays à travers le monde afin de permettre aux personnes frappées par les crises et la précarité de s’instruire, se divertir et (re)construire leur avenir. Grâce à ses outils innovants, sa bibliothèque de contenus et son expertise en matière de médiation, BSF et ses partenaires s’emparent des enjeux majeurs du XXIème siècle tels que l’éducation, la lecture et la culture, la citoyenneté et la cohésion sociale, la santé ou encore l’emploi et l’entrepreneuriat.

Chez BSF, les décisions de recrutement sont prises sur la base des compétences et qualités des candidates et candidats au regard des besoins de l’association dans le cadre d’un processus respectueux et inclusif. BSF recrute et emploie des personnes quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap.

CONTEXTE

Dans le cadre de sa stratégie 2030, BSF a créé des Directions régionales regroupant toutes les fonctions essentielles à la mise en œuvre des programmes. Chaque Direction régionale est notamment composée d’un.e Directeur.ice régional.e, d’un.e coordinateur.ice régional.e Programmes, d’un.e coordinateur.ice régional.e Pédagogie, et d’un.e coordinateur.ice régional.e Support.

BSF intervient dans plusieurs contextes, dont des contextes d’urgence et de crise humanitaire. L’organisation intervient aussi à l’occasion de façon “remote”, sans avoir une équipe complète constituée dans le pays en s’appuyant sur ses partenaires pour une partie de la mise en œuvre des projets. C’est actuellement le cas au Tchad et en Afghanistan par exemple.

BSF intervient également en France et développe des programmes à l’échelle européenne.

POSITION AU SEIN DE L'ORGANISATION

Le/la Coordinateur·ice régional.e Supports est rattaché·e hiérarchiquement au Directeur Régional URDM et travaille en lien étroit avec les équipes opérationnelles de la région, ainsi qu’avec la Direction Régionale France & Programmes Européens (lien fonctionnel pour la part d’activités réalisée sur ce périmètre).

Il/elle supervise, en fonctionnel, les profils supports terrain lorsqu’ils existent.

Il/elle travaille en coordination étroite avec les Directions Supports du siège (DAF, DRH, Direction Logistique - Achats – Sécurité). Il/elle bénéficie de l’accompagnement et du management fonctionnel des Directions Support qui interviennent de façon transversale auprès des coordinateurs régionaux Support de toutes les régions.

Il/elle contribue à l’amélioration continue des pratiques dans le cadre des différentes communautés de pratiques animées par les Directions Support.

Modalités d’intervention

• URDM : rôle de coordination/contrôle et appui opérationnel, avec supervision fonctionnelle des profils supports terrain (chargés des fonctions support) lorsqu’ils existent, et prise en charge directe à distance en l’absence de support dédié
• France & Programmes Européens : rôle davantage de contrôleur financier, en raison de l’implication directe des directions RH et Logistique – Achats – Sécurité du siège sur cette région.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Garantir une gestion rigoureuse, conforme et sécurisée des fonctions support (administration, finance, RH, logistique, conformité/audit) pour les périmètres URDM et France/Europe, dans le respect :

• des législations applicables,
• des procédures internes BSF,
• et des exigences bailleurs.

Une attention particulière est attendue sur le suivi des financements européens, reconnus comme complexes et à risque (exigences de conformité, traçabilité, achats, justification des coûts, audits).

A. Administration & conformité administrative

• Constituer et tenir à jour les dossiers administratifs liés aux projets et aux financements
• Coordonner les processus d’enregistrement légal dans les nouveaux pays d’intervention : agréments/enregistrements, MOUs, conventions, démarches associées et suivre les obligations légales dans les pays où BSF est enregistrés
• Assurer la traçabilité et l’archivage des documents clés

B. Finance & pilotage budgétaire

• Garantir le respect des procédures internes et bailleurs (UE, AFD, ONU, CDCS, etc.), avec un focus renforcé sur la compliance UE (achats, éligibilité, justification, traçabilité)
• Appuyer les directeurs régionaux dans la préparation budgétaire et la structuration des coûts (affectations analytiques, cohérence budgétaire).
• Assurer le suivi budgétaire mensuel des projets (URDM et, selon besoin, France/Europe) : analyse, alertes, recommandations.
• Réaliser les reportings financiers bailleurs
• Contrôler les demandes de paiements effectuées par les terrains auprès du siège
• Le cas échéant, assurer l’ouverture et la gestion des comptes bancaires dans les pays où cela est nécessaire, et superviser les moyens de paiement (en lien avec DR et DAF) ;
• Le cas échéant, superviser la gestion de la trésorerie locale (caisses, coffres) et veiller à la sécurité des fonds et des transferts de fonds.

C. Ressources humaines

• Veiller à l’application des politiques RH de BSF et contribuer à leur amélioration continue
• Centraliser les données liées à la gestion du personnel, superviser le suivi des contrats et le paiement des salaires
• Superviser les recrutements et l’intégration des nouvelles recrues
• Coordonner le renforcement des capacités du personnel
• Assurer une veille juridique
• Assurer la gestion administrative des départs/retours expatriés : coordination transport, visas, briefings/visites/onboarding, logistique associée (avec appui ponctuel sur sujets RH en lien avec la DRH)
• Gérer, en lien avec DR/DRH, la négociation et gestion des contrats de portage salarial
• Appuyer la contractualisation et le suivi administratif des consultances longues durées.

D. Logistique, achats et gestion des prestataires

• Piloter, accompagner et contrôler la mise en œuvre des procédures achats/logistiques, notamment en ce qui concerne les procédures d’achat (seuils, mise en concurrence…) et la gestion des stocks liés aux projets France
• Assurer l’interface entre les bureaux pays et le service achat et expéditions au siège : rédaction et archives des demandes et ordres d’achats, suivi des commandes, des réceptions et des expéditions.
• Revoir (ou élaborer, le cas échéant), les contrats avec les fournisseurs locaux, en lien avec la Direction Logistique – Achats – Sécurité
• Coordonner le screening des partenaires et fournisseurs
• Assurer le suivi des équipements et parc véhicules, en lien avec les représentants pays

E. Audit, contrôle interne & compliance

• Contribuer aux audits (internes et externes) : recherche/consolidation des pièces, organisation des éléments probants, coordination avec partenaires et équipes terrain.

CONDITIONS

• Type de contrat : Contrat à Durée Indéterminée (CDI)
• Date de démarrage : janvier 2026
• Statut : Statut Cadre au Forfait Jours (208 jours/an). Rattachement à la Convention Collective ECLAT, dont BSF dépend.
• Rémunération : à partir de 3167 € brut/mois, selon expérience sur des postes équivalents
• Avantages : Environ 9 semaines de repos (CP/RTT) par an au total, tickets restaurant (50%) d’une valeur faciale de 8.00€ ; mutuelle (50%) ; prévoyance ; prise en charge du titre de transport local à 50%.
• Lieu de travail : Siège de BSF à Montreuil. Déplacements fréquents à prévoir sur les zones d’intervention de BSF.
• Télétravail régulier possible (2 jours fixes/semaine + 12 jours volants/an)

Expérience

• Expérience : ≥ 5 ans en fonctions support, prioritairement en finance/contrôle de gestion en solidarité internationale, incluant des contextes multi‑pays et/ou urgence.
• Bailleurs : excellente connaissance des règles UE, AFD, ONU, CDCS.
• Compétences techniques :
• Très bonne maîtrise du pilotage budgétaire, de la conformité achats et de la documentation audit.
• Capacité à structurer des circuits de validation, améliorer des outils et sécuriser la traçabilité.
• Outils : excellente maîtrise d’Excel (indispensable) et intérêt marqué pour l’IA appliquée aux fonctions support (automatisation, contrôle, fiabilisation, analyse).
• Langues : Français et Anglais courants, à l’oral et à l’écrit
• Savoir‑être : rigueur, sens de l’organisation, fiabilité, gestion du stress, autonomie, force de proposition, pédagogie, qualité relationnelle et communication, posture de contrôle bienveillant.