Coordinateur des Espaces et Services Généraux

MSF; Paris; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Médecins Sans Frontières recherche un agent polyvalent des Services Généraux à Paris pour organiser l’occupation et l’aménagement des espaces de travail, recueillir les besoins et proposer des scénarios adaptés. Vous coordonnez les équipements, assurez le support utilisateur et participez à la sécurité et à la logistique des événements externes, tout en contribuant à l’amélioration continue des services.

Vous assurez aussi la maintenance de premier niveau, gérez les stocks et les commandes, et

Responsibilities

• Organiser l’occupation et l’aménagement des espaces de travail
• Recueillir les besoins d’implantation et tenir compte des contraintes techniques et d’usage
• Proposer des scénarios d’occupations, notamment pour les espaces en saturation
• Ajuster les implantations en fonction des mouvements internes
• Gérer l’outil de partage des postes de travail et assurer le support aux utilisateurs
• Mettre à jour les plans d’aménagement existants en fonction des mouvements
• Remplacer le mobilier endommagé et améliorer le confort et fonctionnalité des espaces
• Participer aux travaux de répartition spatiale en lien avec le technicien méthode
• Gérer les espaces de stockage de mobilier et anticiper les besoins de réassort
• Contribuer à l’amélioration de la qualité des prestations externalisées
• Vérifier la réalisation des prestations selon les consignes définies
• Qualifier et signaler les anomalies ou dysfonctionnements constatés
• Participer aux contrôles lors de rondes qualités
• Faciliter l’intervention des prestataires sur site
• Faciliter l’intégration des occupants et des usagers
• Contribuer à la sécurité et au support logistique des groupes et événements externes
• Assurer une permanence ponctuelle à la réception
• Questionner la satisfaction des collaborateurs et la perception utilisateurs
• Informer et relayer les bonnes pratiques d’usages et comportementales
• Traiter les demandes courantes liées aux services généraux
• Réceptionner les demandes des occupants et en assurer le traitement
• Adapter le traitement des demandes selon les consignes et priorités définies
• Suivre le traitement des demandes et alerter en cas de difficultés ou de dérives
• Réaliser la maintenance de niveau 1
• Vérifier le bon fonctionnement des équipements techniques et de services
• Effectuer les opérations de maintenance de niveau 1
• Escalader le niveau de maintenance en cas d’anomalies
• Evaluer la récurrence des dysfonctionnements et le besoin de renouvellement
• Participer à la sécurité et sûreté des locaux
• Gérer les badges et les clés selon les procédures établies
• Vérifier l’état visible des équipements de sécurité et la vacuité des circulations
• Prévenir les risques sanitaires et sécuritaires par des actions adaptées (affichage, isolement…)
• Signaler, protéger et traiter les incidents et anomalies matériels ou d’exploitation
• Gérer les flux logistiques, le suivi des stocks et la mise à disposition
• Préparer et expédier les colis en adaptant le transporteur
• Réceptionner, contrôler, inventorier et ranger les livraisons
• Mettre à disposition les matériels et consommables
• Maintenir les espaces de stockage en ordre
• Anticiper les besoins de réapprovisionnement
• Réaliser les achats courants de consommables
• Passer les commandes selon les procédures définies et le budget alloué
• Déterminer les besoins complémentaires et demander des devis
• Vérifier la conformité des réceptions, gérer les réclamations et les retours
• Etablir des bilans de consommations réguliers et remonter les synthèses
• Assurer le bon fonctionnement des espaces et des services associés
• Maintenir en ordre et préparer les salles et espaces collectifs
• Approvisionner les consommables courants et configurer les espaces à la demande
• Maintenir les conditions d’utilisation des points de collectes et tisaneries
• Contribuer à l’amélioration de l’organisation des services généraux
• Favoriser la collaboration avec d’autres services / départements
• Proposer des améliorations qui contribuent à qualité de vie au travail des occupants
• Partager les informations et harmoniser les pratiques au sein de l’équipe
• Assurer la continuité des activités du service et le soutien logistique auprès de l’équipe
• Contribuer à l’identification des dysfonctionnements récurrents

Job description

Médecins Sans Frontières recherche un agent polyvalent des Services Généraux à Paris pour organiser l’occupation et l’aménagement des espaces de travail, recueillir les besoins et proposer des scénarios adaptés. Vous coordonnez les équipements, assurez le support utilisateur et participez à la sécurité et à la logistique des événements externes, tout en contribuant à l’amélioration continue des services.

Vous assurez aussi la maintenance de premier niveau, gérez les stocks et les commandes, et