Collaborateur, collaboratrice de cabinet F/H

Université de Lorraine; Nancy; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur recherche un collaborateur/trice au cabinet de la présidence. Le rôle implique la préparation de documents pour la Présidente, la gestion des communications, et la coordination des agendas. Le candidat idéal aura une formation supérieure, une expérience dans les institutions publiques, et de fortes compétences en rédaction et communication. La fonction nécessite autonomie, réactivité et sens du travail en équipe.

Qualifications

• Expérience dans une institution publique ou collectivité locale.
• Connaissances du fonctionnement des services déconcentrés.
• Respect des obligations de discrétion et de loyauté.

Responsabilités

• Préparer les fiches de la Présidente pour les réunions.
• Gérer les communications entrantes par téléphone et par email.
• Coordonner les agendas de la Présidente et des vice-présidents.
• Participer à l'organisation d'événements institutionnels.

Connaissances

Compréhension des enjeux de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche

Capacités rédactionnelles

Capacité à anticiper et gérer les priorités

Esprit de synthèse

Polyvalence

Sens du travail en équipe

Sens du dialogue et de la diplomatie

Formation

Formation supérieure

Description du poste

À propos de nous

Au sein de l'Univers†ité de Lorraine, le cabinet de la présidence est en relation avec l’équipe politique de la présidente, l’ensemble des services administratifs et des composantes de l’université mais aussi avec l’autorité de tutelle et ses déconcentrations en région et les partenaires, dont les collectivités territoriales.

Le cabinet de l’Université de Lorraine est composé de 6 personnes : la directrice de cabinet, le/la collaborateur/trice de cabinet, la cheffe de cabinet, deux assistantes de direction (positionnées sur Nancy et Metz) et un chauffeur.

Mission

Vos missions

Préparations et suivis

• Préparation des fiches de la Présidente en vue de ses rendez‑vous, réunions, prises de parole : notes préparatoires, éléments de langage, constitution de dossiers
• Rédaction de documents à haute valeur ajoutée : notes, courriers, argumentaires, comptes rendus, synthèses, …
• Interface entre le cabinet de la présidente et les directions, opérationnelles et de composantes, de l’établissement
• Interface entre le cabinet de la présidente et les partenaires des établissements (tutelles et déconcentrations en région, collectivités territoriales, autres partenaires publics ou privés)
• Suivi des politiques décidées dans les instances pour s’assurer de leur avancement et de leur trajectoire

Traitement des sollicitations

Le cabinet gère au quotidien les flux entrants, d’appels téléphoniques, de courriers postaux et des messageries propres à la présidente et au cabinet (deux BAL). Cela implique, en lien avec la cheffe de cabinet et les assistantes :

• le traitement et le suivi des emails adressés à la présidence et au cabinet
• le traitement et le suivi des appels téléphoniques
• le traitement et le suivi du courrier postal
• la supervision des parapheurs

Coordination des agendas et déplacements

• Participation, en lien avec la cheffe de cabinet, au suivi de l’agenda de la présidente et coordination des agendas des vice‑président.es en lien avec les assistantes du cabinet
• Les cas échéants, cadrage institutionnel des déplacements et des déroulés
• Les cas échéants, coordination des aspects opérationnels, administratifs et logistiques des déplacements de la présidente et des vice‑président.es en lien avec les assistantes du cabinet et des vice‑président.es

Evénementiel

Plusieurs rendez‑vous annuels jalonnent la vie de l’établissement. Pour certains de ces événements (vœux, Palmes académiques, cérémonie Docteur Honoris Causa, etc.) le cabinet pilote ou vient en appui à leur organisation :

• Participation à l’organisation, coordination et suivi d’événements politiques ou institutionnels relevant directement de la présidence ou impliquant la présidence d’un point de vue institutionnel
• Participation à l’organisation, pilotage et coordination du volet protocolaire des événements officiels (cérémonies et manifestations)
• Participation à l’organisation d’événements à l’initiative de la présidente ou des vice‑président.es
• Participation à l’organisation et supervision administrative et logistique des événements internes ou externes impliquant la présidence

Suivi et contribution à l’enrichissement de la base de données du cabinet

Le/la collaborateur/trice permet de centraliser, sauvegarder, gérer et exploiter l'ensemble des données recueillies par le cabinet sur l'ensemble des points de contact et d'interaction, qu'ils soient physiques ou digitaux.

Il contribue ainsi, avec les autres membres du cabinet et chargé.es de mission de l’établissement, à l’alimentation de ces données et à leur mise à jour.

Vous êtes placé·e sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle de la directrice de cabinet. Vous assurerez aussi :

• une fonction d'appui organisationnel
• un rôle d'interface en interne (équipe politique et administration)
• un rôle d'interface en externe (ministères, rectorat, collectivités territoriales, partenaires de l'établissement, etc.)

Profil

Proche de la Présidente et de son équipe politique, le ou la collaboratrice de cabinet occupe une place particulière au sein de l’établissement. Il ou elle est choisie en raison de la confiance que la directrice de cabinet et la présidente lui portent. Il ou elle se positionne en appui et participe à fluidifier le travail de l’équipe politique.

De formation supérieure, vous disposez d’une expérience dans une institution publique, collectivité locale ou dans les secteurs des relations publiques ou institutionnelles.

Il est par ailleurs attendu du candidat ou de la candidate les compétences suivantes :

• Compréhension des enjeux de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche (ESR)
• Connaissances du fonctionnement des services déconcentrés de l’État, des collectivités territoriales et des principaux partenaires de l’ESR, des grands principes de droit public
• Capacités rédactionnelles avec orthographe et syntaxes requises
• Capacité à anticiper et gérer les priorités
• Esprit de synthèse, rigueur, réactivité, polyvalence, autonomie
• Sens du travail en équipe
• Respect des obligations de discrétion et de loyauté à l’égard de la Présidente, de son équipe politique et du cabinet
• Sens du dialogue, de l’écoute et de la diplomatie

Le ou la collaboratrice de cabinet est avant tout agile, à l'écoute et doit faire preuve d’une importante capacité d’adaptation.

La fonction induit loyauté, discrétion et respect de la confidentialité afférents.

Contrat du 2 mars 2026 à fin avril 2027. Il pourra faire l'objet d'un renouvellement.

Les candidatures sont attendues jusqu'au 11 janvier.

Référence de l'offre : a4e0i9ukuh