Chef de Projet Dématérialisation IT – Facturation & GED

GBH Group; Paris; Hybrid; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

INFOBAM, DSI de GBH, recherche un Chef de Projet SI Dématérisation (H/F) pour piloter les initiatives de dématérialisation sur TX2 Concept et DocuWare, de la conception à la mise en production.

Vous garantissez les délais, les coûts et la qualité, et assurez la conformité à la réforme de la facturation électronique, en coordonnant les interfaces avec les ERP et les partenaires EDI tout en accompagnant les utilisateurs et le changement.

Qualifications

Responsibilities

• Piloter les projets de dématérialisation et respecter les budgets, les délais et la qualité.
• Garantir la conformité à la réforme de la facturation électronique et suivre les flux EDI (Factur-X, UBL, CII).
• Concevoir et optimiser les workflows et les règles de classement DocuWare et transactions SAP/ERP.
• Accompagner les utilisateurs, rédiger les procédures et assurer le support technique niveau 2 et 3.

Tools

TX2 Concept

DocuWare

Sage X3

Job description

INFOBAM, DSI de GBH, recherche un CHEF DE PROJET SI - DEMATERIALISATION (H/F).
Le chef de projet dématérialisation pilote les projets de dématérialisation du groupe sur TX2 Concept et DocuWare, de la conception à la mise en production. Il est garant du respect des délais, des coûts et de la qualité.
Il assure la conformité du groupe à la réforme de la facturation électronique, et la fiabilité des flux entre les plateformes, la GED et les ERP. Il harmonise les processus de dématérialisation entre les filiales, en tenant compte des pratiques de l'ensemble du groupe.

Responsabilités et activités
Pilotage de projets

Cadrer les projets : besoin, périmètre, budget, planning, risques, note de cadrage.
Piloter plusieurs projets en parallèle : déploiement de nouvelles filiales, nouveaux flux, montées de version, rationalisation des circuits.
Animer la gouvernance (comités de pilotage et comités projet) et produire le reporting associé.
Piloter les éditeurs (TX2 Concept, DocuWare) et les intégrateurs : suivi contractuel, validation des livrables, maîtrise des coûts.
Conduire les phases de recette, de bascule et de démarrage, puis assurer le suivi de la stabilisation.


Facturation électronique et EDI (TX2 Concept)

Piloter la conformité à la réforme : réception, émission, statuts du cycle de vie, e-reporting.
Administrer le référentiel des entités, des mandats et des codes routage dans l'annuaire, et suivre les mandats non enregistrés ou en échec.
Superviser les flux entrants et sortants (Factur-X, UBL, CII, EDI) : volumes, rejets, anomalies.
Organiser l'onboarding des partenaires EDI, clients comme fournisseurs.
Garantir les interfaces avec les ERP, notamment Sage X3 : intégration des factures, retour des statuts, rapprochement.


GED et workflows (DocuWare)

Concevoir les armoires, les plans de classement et les index, ainsi que les règles de capture (OCR, lecture automatique).
Modéliser les circuits de validation (factures fournisseurs, notes de frais, contrats) et les délégations.
Définir les durées de conservation et les règles d'archivage, en lien avec la finance, le juridique et le DPO.
Gérer les droits d'accès par filiale, par fonction et par type de document.


Accompagnement des utilisateurs

Recueillir et challenger les demandes, puis prioriser le backlog avec les métiers.
Rédiger ou valider les spécifications, les procédures et les supports de formation.
Former les utilisateurs et conduire le changement : comptabilité fournisseurs, comptabilité clients, achats, ADV.
Assurer le support de niveau 2 et 3 sur les incidents de flux et de workflow, en lien avec l'équipe support.


Qualité, sécurité et conformité

Mettre en place le suivi des flux : tableaux de bord de volumes, de rejets et de délais de traitement, avec alertes.
Garantir la piste d'audit fiable et l'intégrité des documents archivés.
Veiller à la conformité RGPD des données traitées, en lien avec le DPO