Chargé(e) de projets événementiels - Imagine for Margo

Imagine for Margo; La Vieille Butte; Hybride; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association caritative située à Saint-Germain-en-Laye recherche un gestionnaire d'événements pour coordonner diverses actions au profit de la collectivité. Vous serez responsable de la planification, de la logistique et du suivi budgétaire des événements. Le candidat idéal doit avoir une expérience en gestion d'événements ainsi qu'une sensibilité particulière pour le secteur associatif. Un environnement dynamique vous attend.

Qualifications

• 2-3 ans d'expérience en gestion et coordination d'événements.
• Capacité à planifier et superviser des activités complexes.
• Sensibilité pour le secteur associatif.

Responsabilités

• Gérer la logistique et le suivi des événements organisés.
• Coordonner les opérations de collecte par des tiers.
• Assurer le suivi budgétaire des événements.

Connaissances

Sensibilité pour le secteur associatif

Gestion et coordination d'événements

Organisation et rigueur

Capacités rédactionnelles et oratoires

Travail en équipe

Outils bureautiques MS Office

Outils

Outils de CRM

Description du poste

Missions:

1. Assurer la gestion des événements organisés par l’association (ex : Eclair Day, tombola solidaire)

En 2021, l’Eclair Day a été lancé par Imagine for Margo, un opérateur national où boulangers et pâtissiers vendent leurs éclairs, bénéfices de l’association. En février 2024, "Imagine…on gagne ?" est une tombola solidaire digitale lancée par Imagine for Margo.

Les missions principales :

• Définir la stratégie de l’événement et son rétro-planning.
• Mettre en place et coordonner les actions de recrutement des parties prenantes (partenaires, prestataires, participants, etc.).
• Suivre les relations issues de ces actions et assurer un lien permanent avec les interlocuteurs.
• Gérer la logistique autour des événements (envoi de kits, etc.).
• Assurer le suivi budgétaire des événements.

2. Assurer la gestion des événements majeurs dont l’association est bénéficiaire (ex : Le Rallye du Cœur)

Le Rallye du Cœur est un rallye automobile où les pilotes mènent des collectes de fonds et les familles touchées par la maladie sont invitées à participer. Imagine for Margo est bénéficiaire et n’intervient pas dans l’organisation. En 2026, cinq rallyes seront organisés à son profit.

Les missions principales :

• Epauler la personne coordinatrice des actions familles dans le recrutement des parties prenantes (familles touchées par la maladie, etc.).
• Suivre les relations issues des actions et mettre en lien les différents interlocuteurs (pilotes, familles, équipe organisatrice, bénévoles, etc.).
• Gérer la logistique autour des événements (recrutement de bénévoles, préparation de stands, etc.).

3. Coordonner les opérations de collecte organisées par des tiers au profit de l’association

Chaque année, entre 150 et 200 initiatives sont menées au profit d’Imagine for Margo par des entreprises, des écoles ou des particuliers. Elles organisent une action (course, concert, tombola, braderie, etc.) afin de collecter des fonds.

Les missions principales :

• Assurer un rôle de conseil, de facilitateur et de contrôle auprès des organisateurs (mise en place de l’action et du modèle de collecte, etc.).
• Fidéliser et développer la relation avec les organisateurs récurrents.
• Préparer les communications liées à chaque événement : article de mise en avant, article bilan.
• Représenter l’association lors d’événements de grande ampleur : présentation, remerciements, remise de chèque, etc.
• Assurer le suivi financier des actions réalisées (fonds collectés et éventuelles dépenses associées).

L’association dispose également de dossards solidaires sur de grandes courses (Marathon de Berlin, Grand Raid, etc.) visant à recruter les coureurs et assurer un suivi jusqu’à l’atteinte de leur objectif de collecte et leur participation à la course.

4. Assurer la gestion globale du pôle événements

Les missions principales :

• Assurer le suivi budgétaire du pôle : réaliser un budget prévisionnel détaillé, comparer un atterrissage et un budget réel selon les périodes de l’année.
• Préparer et présenter des reportings trimestriels/ semestriels en mettant en évidence les bons indicateurs (principaux événements, collecte, impact, etc.).
• Réfléchir à de nouvelles pistes de développement pour le pôle (nouveaux événements, etc.).

Ces actions se feront en binôme avec la chargée de projets événementiels, en coopération avec les autres collaborateurs (communication, bénévoles, finance, etc.) et sous la supervision de la Présidente de l’association.

Conditions :

Type de contrat : CDI
Lieu de travail : Saint-Germain-en-Laye (78) dans un cadre privilégié au sein de IX Campus (centre sportif et restaurant inter-entreprise sur site)
Télétravail : partiel possible
Rémunération : selon profil
Prise de poste : dès que possible

Vous avez :

• une sensibilité pour le secteur associatif, ce qui vous motive à travailler tous les jours dans un environnement où chaque action compte pour la société.
• une expérience de 2-3 ans en gestion et coordination d’événements, vous permettant de planifier, déployer et superviser des activités complexes impliquant de nombreux acteurs, tout en respectant des délais serrés et des budgets définis.
• vous aimez l’organisation et la rigueur qui vous permettent de suivre plusieurs projets simultanément et pouvoir switcher d’un dossier à l’autre.
• vous avez d’excellentes capacité rédactionnelles et oratoires.
• vous aimez travailler en équipe.
• vous maitrisez les outils bureautiques MS Office. La connaissance des outils de CRM est un plus.
• vous disposez du permis de conduire.