Chargé(e) de Planification & Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e)

Videlio FUNA GmbH; Gennevilliers; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Videlio recherche un/une coordinateur·trice planning et administration pour optimiser les interventions audiovisuelles et fluidifier les processus opérationnels. Vous travaillerez en interface avec les équipes techniques, les achats et le reporting.

Le poste implique une maîtrise d’Excel avancé et des outils Power Automate/Power Apps/Power BI pour structurer les données et automatiser des flux simples.

Qualifications

• Expérience en planification et coordination d’interventions.
• Suivi administratif et gestion documentaire exigés.
• Capacité à optimiser les process et à communiquer clairement.

Responsabilités

• Planifier les interventions et mettre à jour les plannings.
• Gérer les bons de commande et le suivi des achats.
• Assurer le reporting et le suivi des stocks.
• Maintenir le lien avec les équipes sur le terrain et les fournisseurs.

Connaissances

Organisation

Planification

Gestion administrative

Communication

Proactivité

Outils

Excel avancé

Power Automate

Power Apps

Power BI

Gestion des données

Description du poste

Videlio est un groupe international spécialisé dans les solutions et les services audiovisuels. Le groupe Videlio accompagne ses clients en France et dans le monde grâce à ses activités : l’aménagement et la digitalisation des espaces de travail (Workplace), l’Entertainment (intégrations pérennes et éphémères), les Médias (Broadcast et Postproduction) et le déploiement de solutions audiovisuelles au cœur des navires de croisière.

Assurer la planification des interventions et le suivi administratif nécessaire au bon déroulement des opérations audiovisuelles de Videlio. Le poste combine coordination, support opérationnel et gestion administrative quotidienne pour fluidifier l’activité et garantir la qualité de service.

1. Planification & Coordination

• Élaborer, mettre à jour et optimiser les plannings d’intervention, de production ou de projet.
• Coordonner les ressources internes : équipes techniques, matériel, sous-traitants.
• Anticiper les besoins, gérer les priorités, assurer le respect des délais.
• Communiquer les plans d’action aux équipes concernées.

2. Administration & Approvisionnement

• Gérer les bons de commande (création, suivi, archivage).
• Suivre les achats et relancer les fournisseurs si nécessaire.
• Contrôler les réceptions et identifier les écarts.
• Mettre à jour les niveaux de stock, les consommations et le reporting associé.
• Garantir la fiabilité administrative : traçabilité, conformité des documents, suivi des flux.

3. Support opérationnel

• Maintenir un lien quotidien avec les équipes sur le terrain.
• Participer à la résolution des incidents : rupture de matériel, retard, réaffectation de ressources.
• Proposer des pistes d’amélioration (organisation, process, outils).

4. Outils numériques & Automatisation (Serait un plus)

• Utiliser Excel de manière avancée (TCD, formules, automatisations simples).
• Participer à la structuration des données et au développement d’outils internes.
• Concevoir, si possible, des automatisations via : Power Automate (workflows simples) Power Apps (applications internes) Power BI (tableaux de bord).
• Identifier les points de friction dans les micro-processus et proposer des solutions.