Chargé.e de gestion administrative H/F

ACTIA Group; Toulouse; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

ACTIA Group, acteur international de haute technologie, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour intégrer la Direction Administrative et assurer le bon fonctionnement du périmètre confié. Vous garantissez le suivi des activités de gestion, des services généraux, de la formation et du secrétariat de Direction, tout en coordonnant les échanges avec les différentes parties prenantes du Groupe.

Diplôme Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative et une expérience d'au moins 5 ans dans une

Qualifications

• Diplôme Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion des entreprises.
• Expérience confirmée d'au moins 5 ans dans une fonction d'assistanat de direction ou d'administration polyvalente.
• Connaissances de la gestion immobilière, des services généraux et/ou de la formation professionnelle.
• Maîtrise du pack-office et des outils bureautiques

Responsabilités

• Établir et suivre la facturation du périmètre confié et participer au suivi des règlements.
• Assurer la gestion administrative des comptes et le suivi comptable associé.
• Participer à l'élaboration et au suivi des budgets des SCI et des projets immobiliers.
• Suivre les travaux et les prestataires et assurer l'interface avec la Direction Juridique.
• Gérer le parc automobile du Groupe: maintenance, contrôles et assurances.
• Organiser les actions de formation et assurer le suivi administratif et logistique des formations.
• Gérer les réunions de Direction, les agendas, déplacements, courrier et demandes administratives.
• Collaborer avec le Secrétariat de Direction sur les dossiers transverses et la mise à jour des plateformes de gestion des crédits clients.

Connaissances

Pack Office

Organisation

Rigueur

Sens du service

Bon relationnel

Discrétion

Formation

Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative / assistanat de direction / gestion des entreprises

Description du poste

Le groupe ACTIA est spécialisé dans la conception, la fabrication et l’exploitation d’une électronique au service de la gestion des systèmes dans les domaines de l’automotive, de l’aéronautique, du ferroviaire, des réseaux de télécommunications ou de l’énergie. Le groupe, très ancré dans ses territoires, est une Entreprise familiale, française, de taille Intermédiaire dont le siège se situe à Toulouse.

Vous intégrez la Direction Administrative du Groupe pour assurer le bon fonctionnement administratif du périmètre confié.

Vous garantissez le suivi des activités de gestion, des services généraux (flotte automobile, immobilier), de la formation et du secrétariat de Direction, tout en contribuant à la coordination entre la Direction et les différentes parties prenantes du Groupe.

Vos principales missions sont :

Gestion commerciale et administrative

• Établir et suivre la facturation du périmètre confié.
• Participer au suivi des règlements.
• Assurer la gestion administrative des comptes dont le suivi est assuré par la comptabilité

Administration des Sociétés Civiles Immobilières (SCI)

• Participer à l'élaboration et au suivi des budgets.
• Assurer le suivi administratif des travaux et des prestataires.
• Assurer l'interface avec la Direction Juridique sur les sujets juridiques et corporate concernant les SCI.

Gestion de la flotte automobile Groupe

• Assurer le suivi administratif du parc automobile du Groupe.
• Organiser et suivre les opérations de maintenance, d'entretien et les contrôles réglementaires.
• Assurer la gestion administrative des assurances automobiles et le suivi des sinistres.
• Gérer les demandes de cartes grises et le traitement des contraventions.
• Participer à la mise à jour et au déploiement de la politique automobile du Groupe.

Formation et développement des compétences

• Recueillir et consolider les besoins en formation.
• Participer à l'élaboration et au déploiement du Plan de Développement des Compétences.
• Assurer l'organisation administrative, logistique et le suivi des actions de formation.

Administration générale

• Assurer la gestion administrative et logistique des réunions de Direction.
• Gérer les agendas, rendez‑vous et déplacements confiés.
• Assurer le traitement du courrier, des appels téléphoniques et des demandes administratives.
• Assurer la gestion et le suivi des dossiers administratifs confiés.
• Collaborer avec le Secrétariat de Direction sur les dossiers transverses.
• Assurer la mise à jour des plateformes de gestion des crédits clients.

Profil du candidat recherché: Formation, Expériences et Compétences, Qualités personnelles

Bougez avec Actia, Rejoignez-nous !

Vous avez un diplôme de formation Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion des entreprises.

Vous capitalisez une expérience confirmée de 5 ans minimum dans une fonction d'assistanat de direction ou d'administration polyvalente.
Vous avez des connaissances de la gestion immobilière, des services généraux et/ou dans le domaine de la formation professionnelle.

Vous maîtrisez le pack‑office.

Rigoureux.se et organisé.e, vous savez piloter plusieurs sujets de front et êtes orienté.e résultats.

Doté.e d'un bon relationnel, vous avez le sens du service.

Le sens de la confidentialité et de la discrétion sont des qualités nécessaires pour ce poste.

Rejoignez nous !

Motivé.e pour rejoindre un groupe international de haute technologie s’appuyant sur les valeurs d’une entreprise familiale, indépendante et à taille humaine? Rejoignez-nous au sein d’une équipe soudée et dynamique pour relever les challenges technologiques de demain!

Mutualisons nos talents pour construire la mobilité de demain ! Bougez avec Actia !

Critères candidat

Niveau d'études

Niveau global d'expériences dans le poste

Anglais (2 : Intermédiaire)

Informations générales

Service

Découvrir ACTIASavez-vous qu'il existe une entreprise qui connecte les bus et les trains, qui fait rouler les vélos électriques, digitalise l'agriculture ou la distribution d'énergie, une entreprise qui fait voler les avions et les satellites ? ACTIA est tout cela et plus encore. C'est un groupe international à taille humaine, fier de la diversité de ses métiers et de ses talents. ACTIA est un spécialiste des systèmes embarqués et favorise l'innovation, de l'idée à la conception et de la conception à la fabrication. Groupe indépendant, animé par un fort esprit d'entreprendre, ACTIA sait accompagner l'autonomie et le développement des collaborateurs et des équipes.Chiffres clés : CA consolidé 2023 : 579,3M€ Effectif : Plus de 4000 collaborateurs dans le monde 30 sociétés dans 17 pays : 5 usines de production électroniques et 6 centres de R&D