Chargé(e) d'Archives (h/f)

Université Paris Cité; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université publique en France recherche un(e) Chargé(e) d'Archives pour participer à l'évaluation et au classement des archives. Le poste implique la gestion documentaire sur divers services, avec une forte interaction entre différents publics. Le candidat idéal doit avoir une expérience d'au moins deux ans en gestion d'archives publiques, maîtriser les outils bureautiques et avoir un bon relationnel. Un niveau Bac+5 ou équivalent est demandé. Ce poste requiert autonomie et rigeur.

Qualifications

• Expérience en gestion d'archives publiques d'au moins deux années.
• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur.
• Maîtrise des règles de gestion des archives.

Responsabilités

• Contribuer à la mise en œuvre des processus d’évaluation et de classement des archives.
• Piloter la gestion documentaire et l'archivage sur un portefeuille de services.
• Assurer la communication des documents aux publics internes et externes.

Connaissances

Maîtrise des outils de bureautique courants

Capacité à encadrer une équipe ou des prestataires

Bon relationnel

Formation

Niveau I – Bac+5, Master

Bac+8 – Doctorat

Outils

Microsoft Office

Mnesys

Description du poste

Chargé(e) d'Archives (h/f)

Fonction publique : Fonction publique de l'État – Université Paris Cité – Campus Odéon.

Responsabilités

Sous la hiérarchie du responsable du département des archives, vous participez à la mise en œuvre des processus d’évaluation, de collecte et de classement des archives d’un portefeuille de services de l’université, et aux activités de conservation et de communication des archives.

Vous contribuez voire pilotez des chantiers du département des archives notamment ceux relatifs au traitement et signalement des passifs d’archives administratives ou d’archives scientifiques, au pilotage de l’occupation des magasins d’archives ou à l’élaboration du référentiel de conservation des documents et données de l’établissement.

Activités clés

• Collecte des archives.
• Piloter la gestion documentaire et l'archivage sur un portefeuille de services.
• Auditer les services et évaluer les besoins en gestion documentaire et en archivage en concertation avec les producteurs.
• Établir des tableaux de gestion et autres outils d'harmonisation de la production documentaire (processus, procédures, guides de bonnes pratiques, notes, etc.).
• Participer à la modélisation des processus de gestion documentaire des services et composantes de l’université.
• Préparer et accueillir des versements.
• Concevoir et animer des programmes de formation à l'archivage à destination des personnels administratifs et scientifiques.
• Conseiller les services dans leurs projets de dématérialisation et d'archivage électronique.
• Classer des fonds d'archives administratifs et scientifiques selon la norme ISAD‑G et les règles de description archivistique.
• Piloter les opérations de classement et de versement d’archives aux Archives nationales.
• Assurer la communication des documents aux publics internes et externes, en application des dispositions légales et dans le respect des droits des personnes et de l'accès à l'information.
• Coordonner les actions de la valorisation des fonds d'archives de l'université : mise en ligne d'instruments de recherche, élaboration des programmes annuels de numérisation, mise en ligne de documents d’archives numérisés.
• Participer à la bonne conservation des fonds et à la gestion des magasins d'archives.
• Participer aux activités courantes du département des archives : exécution budgétaire, organisation d'éliminations et de transferts d'archives, communications, etc.
• Piloter les opérations d’éliminations d’archives.
• Participer et éventuellement animer des groupes de travail mis en place dans le cadre des projets de l'Établissement.
• Assurer une veille métier.
• Participer au réseau professionnel des archivistes de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Profil recherché

Connaissances

• Maîtrise du cadre légal et déontologique en matière d’archives publiques.
• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche et du fonctionnement d’une université.
• Une expérience en gestion d’archives publiques d'au moins deux années.

Savoir-faire – Compétences opérationnelles

• Maîtrise des outils de bureautique courants.
• Maîtrise des règles de gestion des archives, notamment des normes en matière de collecte et de classement.
• Connaissance de la méthodologie de projet.
• Capacité à encadrer une équipe ou des prestataires.
• Savoir identifier les attentes et les besoins d’un service pour proposer des solutions adaptées.

Savoir être – Compétences comportementales

• Curiosité intellectuelle.
• Être autonome et force de proposition.
• Aptitude au travail en équipe ou en réseau.
• Rigueur et sens de l’organisation, respect des délais.
• Capacité d’adaptation et d’anticipation.
• Bonne aisance à l’oral et bon relationnel.
• Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la décision.

Niveau de diplôme souhaité

• Niveau I – Bac+5, Master, diplôme d'ingénieurs ou équivalent.
• Bac+8 – Doctorat ou diplôme équivalent.

Modalités de candidature

Pour proposer votre candidature, veuillez suivre ce lien : https://emploi.u-paris.fr/chercher-une-offre?posteReference=BAG0000439-17341

Outils spécifiques à l’activité

• Bureautique : Microsoft Office, Open Office.
• Gestion d’archives : Mnesys.
• Feuille de style : Sosie pour les versements aux Archives nationales.
• Encodage : Calames (encodage d’instruments de recherche et signalement).
• Mise en ligne : Omeka S (mise en ligne de documents d’archives).
• Électronique : ReSIP, Octave, Archifiltre.
• Manutention légère et port de charges occasionnel.
• Déplacements fréquents sur site.