Chargé.e d’administration, de finances et de logistique

Civipol; Afrique; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation internationale recherche un(e) Chargé(e) d’administration, de finances et de logistique. Le poste est basé au Caire et implique d'assister les experts dans leurs activités au quotidien. Le candidat doit maîtriser les outils bureautiques, avoir une bonne connaissance de la ville du Caire et des compétences en comptabilité sur SPICE. Les responsabilités incluent la gestion de tâches administratives et logistiques, ainsi que le suivi du budget. La prise de poste est souhaitée à compter de septembre.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance indispensable de la ville du Caire.
• Compétences en comptabilité concernant SPICE (saisie de caisse et banque).
• Rigueur et organisation dans le travail.
• Bon sens relationnel avec les équipes.

Responsabilités

• Assister à la gestion quotidienne du projet.
• Supporter la logistique de réunions et déplacements.
• Effectuer des tâches administratives de secrétariat.
• Enregistrer et Classer les factures sur SPICE.
• Organiser des séminaires et gérer les déplacements.

Connaissances

Outils bureautiques

Connaissance de la ville du Caire

Compétences en comptabilité sur SPICE

Rigueur

Sens relationnel

Connaissance de la coopération internationale

Description du poste

Chargé.e d’administration, de finances et de logistique

Civipol s’est vu attribuer par la Commission européenne la mise en œuvre du projet de Partenariat de lutte contre le trafic des migrants et la traite des personnes en Egypte (PACSOM). Le projet a officiellement démarré en janvier 2025 ;

D'une durée de 4 ans, ce projet financé par l'Union Européenne a pour objectif de contribuer à une réponse nationale améliorée, fondée sur les droits et sensible au genre, pour lutter contre le trafic de migrants et la traite des personnes en Égypte.

Le projet est composé de

• 1 coordinateur de projet
• 1 expert long-terme en formation
• Experts non-principaux, recrutés tout au long du projet.

La base opérationnelle du projet est basée au Caire, Quartier Maadi…

Description du poste

L’objectif principal du ou de la Chargé.e d’administration, de finance et de logistique est d’assister les experts principaux et les experts non-principaux lors de l’exercice de leurs activités quotidiennes dans le cadre de la mise en œuvre du projet.

Il (elle) sera amené(e) à travailler sur la gestion quotidienne du projet, incluant un appui à la logistique de diverses réunions et déplacements, et des tâches administratives de secrétariat et de suivi de comptabilité. Il (elle) sera rattaché(e) au chef de projet et au responsable de projet au siège de Civipol. Sans que cela soit limitatif, il (elle) sera chargé(e) :

Tâches de secrétariat

• Gestion téléphonique : prendre des messages et fixer des RDV;
• Assurer l'affranchissement et tri du courrier;
• Gérer les agendas de l’équipe d’experts principaux;
• Créer et mettre à jour une liste de fournisseurs locaux;
• Effectuer toute autre tâche administrative requise par l’équipe d’experts principaux et des autres experts non-principaux;
• Appuyer la préparation des documents, livrables et rapports du projet (Termes de référence de l’expertise non-principale, livrables contractuels, comptes rendus de réunions etc.), les mettre en page et les classer.

Tâches de comptabilité

• Enregistrer les factures, les classer et les saisir sur SPICE (ERP);
• Effectuer, sous la responsabilité du chef de projet, le suivi du budget alloué au fonctionnement du bureau;
• Mettre à jour les tableaux de bord liés aux frais de fonctionnement du bureau local fournis par le siège de Civipol.

Tâches logistiques

• Appuyer l'organisation de divers séminaires, formations et réunions : réservations de salles, restauration, gestion des déplacements de divers groupes, récupération des données de participation, réalisation et enregistrement des tableaux de présence ;
• Assurer et coordonner diverses tâches logistiques lors de la mise en place de séminaires, conférences, et autres réunions (réservation des billets d’avion, accueil des participants, suivi des feuilles de présence, etc.) ;
• Appuyer dans la préparation et le suivi des missions et déplacements du personnel du siège de Civipol.

L’ensemble de ces tâches est assuré dans le respect des règles et procédures de Civipol. Le ou la Chargé.e d’administration, de finances et de logistique est basé.e au Caire. La prise de poste est souhaitée à compter de septembre.

Compétences attendues

• Outils bureautiques – maîtrise : Word, Excel, PowerPoint
• Connaissance de la ville du Caire indispensable;
• Compétences en comptabilité concernant SPICE (saisie de caisse et banque);
• Rigueur et organisation;
• Sens relationnel;
• La connaissance de la coopération internationale est un atout.

Veuillez nous envoyer vos candidatures (CV et lettre de motivation) par voie électronique aux adresses mail suivantes :

Merci de mentionner dans l’objet « Candidature poste de Chargé.e d’administration, de finances et de logistique ».

Les candidatures incomplètes ne seront pas étudiées.