Chargé de protocole F / H

Mairie de La Garenne-Colombes; La Garenne-Colombes; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une commune dynamique recherche un·e Chargé·e de protocole pour organiser et coordonner ses événements officiels. Vous serez responsable de l'accueil institutionnel et de la modernisation des outils du service. Ce poste requiert une première expérience en organisation d’événements et une formation aux règles protocolaires sera fournie. Vous serez intégré au Pôle Communication et Culture, et aurez l'opportunité de contribuer à des événements qui font vivre la ville.

Prestations

Prime annuelle

Forfait mobilité durable

Cafétéria à prix réduit

Congés annuels et RTT

Offre de mutuelle et prévoyance

Accès à des loisirs et événements sociaux

Accès gratuit au parking

Qualifications

• Expérience en organisation d’événements appréciée.
• Notions de protocole républicain requises ou motivation à se former.
• Compréhension du fonctionnement d’une collectivité territoriale.

Responsabilités

• Organiser et coordonner les événements officiels.
• Assurer la mise à jour des fichiers d’invités.
• Gérer le budget protocolaire et contribuer à l'analyse financière.

Connaissances

Organisation d’événements

Diplomatie et aisance relationnelle

Maîtrise des outils bureautiques

Rédaction claire de documents

Suivi budgétaire rigoureux

Formation

Notions de protocole républicain

Outils

Bases de données

Description du poste

À propos de nous

Au pied de La Défense et à proximité immédiate de la Porte Maillot, La Garenne-Colombes est une commune à taille humaine qui séduit par sa qualité de vie et son authenticité. A 10 minutes de Paris grâce à ses deux gares, la ville est également desservie par de nombreuses lignes de bus et le tramway T2, offrant ainsi une grande flexibilité pour les déplacements professionnels et personnels.

Engagée dans une démarche de labellisation « Territoire Engagé pour la Transition Écologique » (Ademe), La Garenne-Colombes déploie une politique ambitieuse en faveur de la transition écologique : rénovation énergétique du patrimoine bâti, renforcement de la végétalisation, gestion raisonnée des ressources et développement des mobilités douces.

Mission

La Ville recrute un·e Chargé·e de protocole pour organiser et coordonner ses manifestations officielles, garantir la qualité de l’accueil institutionnel et accompagner la modernisation des outils du service.

Rattaché·e au Pôle Communication et Culture, vous travaillerez sous la responsabilité du Directeur du pôle.

Le poste est ouvert à des candidat·es possédant une première expérience en organisation d’événements : une formation aux règles protocolaires propres aux collectivités pourra être assurée à la prise de poste.

Vos Missions

Organisation et coordination des événements officiels

• Préparer et coordonner les temps institutionnels de la collectivité : cérémonies patriotiques, vœux du Maire, inaugurations, vernissages, remises de distinctions, visites officielles.
• Élaborer les déroulés, plans de salle et fiches de placement, et piloter la logistique en lien avec les services et prestataires.

Gestion des fichiers protocole

• Assurer la fiabilité et la mise à jour des fichiers d’invités (élus, partenaires, associations, corps constitués).
• Produire les fichiers d’envoi, badges, listes de présence et plans de salle.

Suivi budgétaire

• Suivre le budget protocolaire : bons de commande, devis, factures, engagements et bilans financiers.
• Contribuer à un suivi analytique précis et proposer des pistes d’optimisation.

Respect du RGPD

• Veiller à la conformité des traitements de données personnelles, en lien avec le DPO : registre, mentions légales, durées de conservation, sécurité des informations.

Modernisation des outils

• Participer au déploiement d’un logiciel dédié au protocole et à la dématérialisation des process.

Amélioration continue

• Rédiger les bilans post-événements et proposer des ajustements pour améliorer l’organisation, la communication et l’accueil.

Profil

Votre expérience et expertise

• Notions de protocole républicain (ou motivation pour s’y former).
• Fonctionnement d’une collectivité territoriale.
• Principes du RGPD et gestion des données personnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques et des bases de données.

Vos compétences opérationnelles

• Organisation d’événements et coordination opérationnelle.
• Rédaction claire et structurée de documents administratifs et protocolaires.
• Suivi administratif et budgétaire rigoureux.
• Capacité à anticiper, planifier et gérer les priorités.

Vos atouts et qualités humaines

• Sens du service public, disponibilité et fiabilité.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Diplomatie et aisance relationnelle.
• Présentation soignée.

Conditions D’exercice

• Poste à temps complet (39h)

Cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux. Ce poste est ouvert à titre dérogatoire aux agents contractuels.

Nous Vous Proposons Également

• Un régime indemnitaire attractif avec une prime annuelle versée en deux fois.
• Un forfait mobilité durable (100 à 300 €/an) pour vos trajets à vélo, en covoiturage.
• Une cafétéria (repas complet : 2,73€).
• 25 jours de congés annuels et 23 RTT.
• Une offre mutuelle et prévoyance (maintien de salaire) avec prise en charge partielle des frais de souscription par la collectivité.
• Un accès à une offre complète de loisirs, festivités, voyages et autres prestations d’action sociale.
• Un accès gratuit au parking de l’hôtel de ville.

Rejoignez-nous pour contribuer à l’organisation des événements qui font vivre la Ville

Référence de l'offre : 8w1r3pwfep