Assistante technique et travaux H/F (F/H)

VNH RESOURCES GROUP, S.A.S.; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société de services à Paris recherche une assistante administrative pour un CDD de 3 mois renouvelable. Vous serez responsable de l'assistance administrative aux Directeurs Travaux, du suivi des documents, et de la gestion des commandes. Compétences organisationnelles et administratives requises pour réussir dans ce rôle.

Qualifications

• Excellentes compétences organisationnelles et administratives.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter les délais.
• Bonne communication écrite et orale.

Responsabilités

• Assistance au Directeur Travaux et Directeur Adjoint dans les tâches administratives.
• Suivi et gestion des documents administratifs liés aux travaux.
• Préparation et archivage des commandes et factures.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Communication

Description du poste

Overview

GITEC MATHURINS recrute pour son client, société à taille humaine située au cœur de Paris, une assistante administrative et travaux H/F dans le cadre d'un CDD de 3 mois renouvelable. Rattaché(e) à l'équipe travaux, composée de 5 personnes, vous aurez pour principale mission l'assistance administrative et le support opérationnel au service Travaux.

Responsabilités

• Assistanat du Directeur Travaux et Directeur Adjoint
  • Courriers, agenda, rédaction de comptes-rendus des réunions de service
  • Archivage : vérifier que les documents papiers du service sont scannés et classés sur le serveur
  • Organiser l’archivage papier ou la mise en destruction des documents selon les échéances du tableau de gestion des archives
• Assistanat des Responsables Travaux/Maintenance
  • Suivi administratif : rédaction, mise en signature et diffusion des lettres de commandes et bons de commande, courriers divers aux intervenants/prestataires
  • Suivi des procédures marchés subséquents des accords-cadres Travaux et Maître d’œuvres (contribution à la notification des courriers aux non retenus + notification des contrats)
  • Scan, copie et enregistrement des factures sur le serveur, transmission des factures originales au service comptabilité, et classement papier et informatique des factures une fois saisies dans les tableaux budget et dépenses par l’assistante Technique et Administrative de la Direction Travaux
  • Assurer ponctuellement les rendez-vous avec les concessionnaires sur les locaux si la charge de travail le permet