Assistante Médico Administrative Chirurgie ORL TENON F/H

Assistance publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP); Paris; Remote; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

1 jour de TL par semaine

Formation et évolution de carrière

Accès à HOPTISOINS

Possibilité de titularisation

Prime semestrielle

Job summary

Assistance publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP) recherche un secrétaire médical pour le service ORL au sein de l’hôpital Tenon/Saint-Antoine. Vous assurerez le secrétariat des salles d’hospitalisation et des consultations, en liaison avec l’équipe médicale, tout en gérant les appels, les rendez-vous et les documents administratifs.

Le poste implique un travail en équipe, une connaissance des outils ORBIS et GDM, et une flexibilité horaire avec possibilité de télétravail partiel.

Qualifications

• Connaissance générale de l'institution APHP.
• Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement.
• Secret médical, discrétion et respect du secret professionnel, droit des patients.
• Analyser et prioriser les informations, s'exprimer avec professionnalisme et courtoisie.
• Savoir s'organiser, communiquer et collaborer pour travailler en équipe avec efficacité.
• Maîtriser les techniques du secrétariat et les outils bureautiques.
• Maîtriser les logiciels institutionnels : Word, Excel, PowerPoint, ORBIS, GDM, COMDOS, dictée numérique.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat médical des salles d’hospitalisation et des consultations.
• Travailler en binôme avec les médecins responsables et maintenir une polyvalence.
• Répondre et filtrer les appels et demandes téléphoniques internes et externes.
• Accueil physique et téléphonique des patients et de leurs familles pour la prise de rendez-vous.
• Gestion des agendas des médecins et des rendez-vous de consultation (ORBIS).
• Gestion des courriers et de la diffusion/archivage.
• Organisation et programmation du bloc opératoire dans ORBIS Bloc et des hospitalisations.
• Préparer les dossiers patients et les documents liés (dossiers, résultats).

Skills

Connaissance AP-HP

Organisation et travail en équipe

Secret médical et discretions

Communication professionnelle

Maîtriser outils bureautiques

ORBIS et GDM

Tools

Word

Excel

PowerPoint

ORBIS

GDM

COMDOS

dictée numérique

Job description

Métier

Administratif - Autres métiers

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Rémunération

selon la grille indiciaire de la fonction publique + PRIME SEMESTRIELLE

Service d'affectation

Service d’ORL

Présentation du service

Le service a une orientation de chirurgie ORL (cancérologie, chirurgie du cou, otologie etc).

Il dispose de 21 lits d’hospitalisation.

Le service d’ORL-CCF de l’hôpital Tenon / Saint Antoine est particulièrement spécialisé dans la prise en charge de toutes les tumeurs de la tête et du cou. Il bénéficie de toutes les compétences et de tous les équipements nécessaires pour fournir aux patients des soins de niveau optimal dans un bâtiment moderne: les consultations de Tenon et Saint Antoine permettent d’accéder au service d’hospitalisation, situé à Tenon, composé uniquement de chambres seules. Le bloc opératoire de Tenon, achevé en 2011, offre la possibilité de réaliser tout type de chirurgie ouverte, endoscopique, au laser ou robotisée. Les praticiens du service ont l’expertise pour réaliser:

• La chirurgie des cancers de la tête et du cou, des voies aérodigestives supérieures (bouche, pharynx, larynx)


• La chirurgie esthétique, réparatrice ou reconstructrice de la face et du cou


• La chirurgie des sinus


• La chirurgie des glandes salivaires, y compris endoscopique


• La chirurgie du larynx et de la trachée


• La chirurgie de la voix


• La chirurgie des troubles de la déglutition


• La chirurgie de la thyroïde et des parathyroïdes


• La chirurgie du syndrome d’apnées du sommeil


• La chirurgie de l’oreille, en collaboration avec le service d’ORL de la Pitié Salpétrière

Vos missions

Missions générales

Assurer le secrétariat médical des salles d’hospitalisation, des consultations et de ses médecins responsables. Les secrétaires jouent un rôle de premier plan dans le fonctionnement du service et de la prise en charge du patient, en lien avec l’équipe médicale et soignante. Elles travaillent en binôme avec un ou plusieurs médecins tout en gardant une polyvalence.

Missions permanentes

Répondre, filtrer, orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes

Renseigner ses interlocuteurs

Accueil physique, contacts direct avec les patients et les familles, et accueil téléphonique des patientspour la prise de rendez-vous de consultation

Gestion des agendas des médecins: RDV de consultations (logiciel ORBIS), RDV pour les familles des patients hospitalisés.

Traitement des courriers: CR de consultation, certificats médicaux, courriers divers: diffusion et archivage

Création de divers documents (lettre de convocation, fiche de transmissions, fiche de programmation d’hospitalisation …)

Programmation bloc opératoire dans ORBIS Bloc

Programmation des interventions et hospitalisations (consultation d’anesthésie, ORBIS)

Organisation et structuration des dossiers patients:

• Préparation des dossiers patients pour la consultationet l’hospitalisation : commande des dossiers (logiciel GDM), insérer les différents résultats d’examens


• Préparation du Programme de Bloc


• Travail avec différents services


• Gestion des dossiers médicaux: classement des documents selon la procédure, archivage


• Gestion des demandes des patients ou ayants droits d’accès au dossier médical selon la procédure et dans le respect des textes réglementaires


• Gestion des stocks de fournitures


• Participation à l’organisation et au fonctionnement du secrétariat (organisation des remplacements, procédure)


• Remplacement lors des congés

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS

• Connaissance générale de l'institution APHP.


• Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement.


• Secret médical, discrétion et respect du secret professionnel, droit des patients.


• Analyser et prioriser les informations, s'exprimer avec professionnalisme et courtoisie.


• Savoir s'organiser, communiquer et collaborer pour travailler en équipe avec efficacité.


• Maîtriser les techniques du secrétariat


• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels institutionnels : Word, Excel, PowerPoint, agenda, IPOD, STARE, MEDIDOC, ORBIS, GDM, COMDOS, dictée numérique (Vocal Soft V8), Téléconsultation (ORTIF)

CONNAISSANCES ASSOCIEES

• Connaissance de l'environnement hospitalier


• Connaissance du vocabulaire médical, des droits du patient, de la règlementation de l'archivage


• Communication du dossier médical dans le respect de la réglementation.

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Horaires de travail

7h30 par jour du lundi au vendredi. Repos samedi, dimanche et jours fériés Amplitude horaire à organ

Télétravail

Oui

Vos avantages à l'AP-HP

1 jour de TL par semaine

Pris en charge partielle du PASS NAVIGO

Possibilité de formation et d'évolution de carrière

Accès à HOPTISOINS

Possibilité de titularisation

Description de l'hôpital

Situé à Paris (20è arrondissement), l'hôpital Tenon prend en charge la plupart des pathologies à tous les âges de la vie notamment via son service d'Urgences et ses nombreuses spécialités médicales. Il dispose d'un Centre expert en cancérologie et d'une maternité de type 2.

Référence de l'offre

2026-24621