Assistante de formation - Service de la Formation continue F/H

AP-HP; Villeneuve-le-Roi; Sur place; EUR 24 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

AP-HP - Le GH Paris Saclay recherche une Assistante de formation F/H pour le service de la formation continue. Vous assistpez les responsables, accueillez et orientez les messages et assurez le secrétariat des formations.

Vous gérez les inscriptions, les convocations, les attestations et assurez le suivi du plan de formation local, avec une mobilité possible sur les sites du Groupe AP-HP. Compétences bureautiques et expérience en secrétariat demandées.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel avancés) et Outlook.
• Connaissance des procédures d'achat et de l'institution.
• Expérience en gestion du personnel ou secrétariat.
• Bonne communication écrite et orale.

Responsabilités

• Assurer l'accueil, l'information et l'orientation des usagers.
• Gérer les dossiers individuels liés à BC, VAE, CFP, concours.
• Assurer la gestion administrative des demandes de formation gratuites.
• Suivre les inscriptions, convocations et attestations.
• Participer au suivi du plan de formation local et au budget.

Connaissances

Accueil client

Communication

Organisation

Esprit d'équipe

Rigueur

Service public

Outils

NSI HR Access

SAP

Word/Excel avancé

Outlook

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)

Assistante de formation - Service de la Formation continue F/H

Description du poste

Métier

Autres fonctions administratives - Administratif - Autres métiers

Intitulé du poste

Assistante de formation - Service de la Formation continue F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Rémunération

Télétravail

Présentation du service

Le service de la formation continue assure la gestion de l’ensemble des formations institutionnelles et locales de toutes les catégories de personnels non médicaux du GH Paris Saclay.

Le service de formation continue est intégré à la Direction des Ressources Humaines.

Composition de l’équipe :
-1 responsable de formation
-1 responsable adjointe
-7 assistantes de formation

Assiste les Responsables de Formation

Accueille, informe, oriente etgère les messages

Mène les entretiens d’information et d’orientation

Gère et suit les dossiers individuels liés à l’accompagnement des projets personnels ou professionnels : BC, VAE, CFP, concours

Assure la gestion administrative des demandes de formation gratuites en local, dans les centres internes et à l’extérieur de l’APHP

Assure le suivi des actions : inscriptions, convocations, attestations de présence, ordres de mission

Assure le suivi du plan de formation local, tient à jour la planification des actions et participe aux bilans annuels

Assure le travail de secrétariat

Traite les demandes de formations payantes : inscriptions, saisie dans HR, conventions, règlement des factures d’achat de formation, classement et archivage sous contrôle des responsables. Tient à jour les tableaux de bord du suivi budgétaire de formation

Assure le suivi des dossiers des frais de missions des agents avec les gestionnaires paye

Accueille les intervenants et des stagiaires

Assure l’installation des matériels nécessaires aux formations et la gestion des salles de formation

Autres activités ponctuelles

Concours : assure la diffusion et l’affichage des avis de publication, aide à l’inscription sur le logiciel concours

Gère la logistique du service

Participe à l’encadrement d’un stagiaire

Une mobilité géographique sur les sites du Groupe Hospitalier Paris Saclay, en particulier Bicêtre, sera demandée

Profil recherché

CORPS et/ou GRADE CIBLÉ
- Adjoint administratif
PRÉ-REQUIS
Formations et/ou qualifications requises :
- Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels : Word et Excel avancé, messagerie Outlook
- Maîtrise du NSI : HR Access formation (à acquérir) et SAP (commandes DA)
- Techniques de communication physique et téléphonique
EXPÉRIENCE REQUISE
- Affectation antérieure dans un service de gestion du personnel souhaitée, ou secrétariat
COMPÉTENCES REQUISES
Connaissances particulières :
- Connaissance des procédures d'achat
- Connaissance de l'institution : organigramme des pôles et des directions fonctionnelles
- Possibilité de suivre la formation d'adaptation à l'emploi : « assistant de formation »
Qualités professionnelles requises :
- Sens de l'accueil et de la communication,
- Esprit d'initiatives, dynamisme et sens des responsabilités
- Rigueur et organisation dans la réalisation des activités
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir rendre compte, être polyvalent
- Sens du service public

Horaires de travail

avec une amplitude horaire de 8h30 à 17h00 Congés posés sur congés scolaires de préférence

Les avantages de l'AP-HP

Schéma Horaire

Temps de travail

Vos avantages à l'AP-HP

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET À LA FONCTION

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

- Flexibilité des horaires possible en fonction de la charge de travail

- Aide à l’installation versée par l’AGOSPAP sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

- Remboursement du passe Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs et de vacances à tarifs préférentielsplus diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l’espace détente : séances de relaxation…

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Val de Marne (94)

Ville

Villejuif

Service d'affectation

Service de la formation continue

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

Situé à Villejuif (94), l'hôpital Paul-Brousse AP-HP assure une prise en charge médico-chirurgicale de référence des pathologies hépatobiliaires et oncologiques ; c'est le premier centre national de transplantation hépatique. Il propose une offre de soins variée : grand âge, addictologie, psychiatrie et TCA. Il est doté d'un plateau technique performant de biologie de proximité et de biologie spécialisée (2 centres nationaux de référence en virologie – hépatites et infections périnatales – et oncogénétique à visée thérapeutique).

Entité de rattachement du publieur

Situé à Villejuif (94), l'hôpital Paul-Brousse AP-HP assure une prise en charge médico-chirurgicale de référence des pathologies hépatobiliaires et oncologiques ; c'est le premier centre national de transplantation hépatique. Il propose une offre de soins variée : grand âge, addictologie, psychiatrie et TCA. Il est doté d'un plateau technique performant de biologie de proximité et de biologie spécialisée (2 centres nationaux de référence en virologie – hépatites et infections périnatales – et oncogénétique à visée thérapeutique).