Assistante de Direction - site Albert-Chenevier

AP-HP; Villeneuve-le-Roi; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Restauration sur site

Formation continue

Places en Crèches

Parking gratuit

Mobilités douces

Accompagnement carrière

Job summary

AP-HP recrute une Assistante de Direction pour le site Albert-Chenevier. Le poste implique le secrétariat de la direction, la gestion d’agenda, l’accueil des interlocuteurs et le suivi logistique des réunions et des actes administratifs.

Vous assisterez en binôme la DRH sur des sujets variés et participerez à des missions de secrétariat liées à la direction générale. Expérience et polyvalence appréciées.

Qualifications

• Diplôme ou expérience équivalente en secrétariat administratif ou fonction publique hospitalière souhaitée.
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance des applications Gestime – NSI GESTION – SMAX.
• Bon relationnel et accueil des interlocuteurs internes et externes.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat de la direction et assister le directeur du site.
• Gérer l agenda, l organisation des réunions et le suivi logistique.
• Préparer les documents administratifs et la correspondance.
• Gérer les dossiers, les réclamations et les interfaces avec les services qualité et usagers.
• Travailler en binôme sur la DRH et sur des missions transverses.
• Enregistrer les plaques d’immatriculation et participer aux évènements DRH.

Skills

Relation client

Organisation

Rigueur

Rédaction

Discrétion professionnelle

Confidentialité

Autonomie

Polyvalence

Esprit d'équipe

Initiative

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Gestime

NSI GESTION

SMAX

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)

Assistante de Direction - site Albert-Chenevier

Description du poste

Métier

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Assistante de Direction - site Albert-Chenevier

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Présentation du service

Le groupe hospitalier universitaire (GHU) Henri-Mondor constitue l’un des 6 GHU de l’Assistance Publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP). Il regroupe les hôpitaux Henri-Mondor et Albert-Chenevier à Créteil (94), l’hôpital Emile-Roux à Limeil-Brévannes (94), l’hôpital Dupuytren à Draveil (91) et l’hôpital Georges-Clemenceau à Champcueil (91).

Le site de Chenevier est un site spécialisé en rééducation adultes et psychiatrie : il comporte 196 lits SMR adultes, 47 lits de MCO (UGA/addictologie), 80 lits de secteur de psychiatrie, une 1 UDSPI. L’offre de soins a été repensée pour organiser des parcours autour de SMR adultes en aval des spécialités de Mondor, en plus de la psychiatrie de secteur. Cette offre complète de rééducation, réadaptation et MPR sur le site de Chenevier est le miroir des disciplines aigues de Mondor : Réadaptation cardiaque, Filière cancer en SMR hématologique et oncologique, SMR addictologique, SMR plaies et cicatrisations, Rééducation ostéoarticulaire et neurologique. Cette offre densifie et fluidifie nos filières internes de prise en charge, complétées par une offre de soins palliatifs.

Missions permanentes :

• 1) Assurer le secrétariat de la direction et assister le directeur du site :
  • Accueillir et orienter les personnels et les différents interlocuteurs de la Direction et de la Direction des Ressources Humaines.
  • Tenue et mise à jour de l’agenda du directeur du site
  • Organisation des réunions pour le directeur du site et suivi logistique
  • Assurer le suivi des points abordés en CODIR
  • Assurer le tri, l’enregistrement du courrier,
  • Assurer la réception des appels téléphoniques
  • Assurer la mise à jour de la mallette de garde des cadres de permanence
  • Préparation attestations pour la régie : sortie de caisse pour activités thérapeutiques de la psychiatrie et autres services
  • Mise en forme des demandes de Collège soignant pour le service de psychiatrie
  • Impression photos patients pour les assistantes sociales
  • Rappel des gardes Internes/FFI/Séniors chaque semaine par mail
  • Logistique chambre de garde des internes
  • Gestion des réclamations en lien avec la direction de la qualité et des relations avec les usagers
  • Interlocutrice pour UIA, aumôneries, DAC94
• 2) Assurer en binôme le secrétariat de la DRH sur des sujets précis :
  • Dialogue social et relations sociales :
    • Organiser, préparer et assurer le suivi des instances locales de dialogue social (FSL) en étroite collaboration avec la responsable des ressources humaines et le service dialogue social du GHU
    • Traiter les demandes d’absences syndicales
    • Assurer le suivi des mouvements sociaux et de grève
    • Réaliser des bilans statistiques liées aux heures syndicales
  • Assurer la gestion administrative courante du secrétariat de la DRH, en l’absence de l’assistante DRH afin de garantir la continuité de service
• 3) Assurer des missions de secrétariat relevant de la direction générale
  • Sur des missions ponctuelles ou à définir : appui à certaines directions

Missions ponctuelles ou spécifiques :

• Enregistrement des plaques d’immatriculation des personnels dans le logiciel LAPI
• Participer aux évènements de la DRH et de la Direction (élections professionnelles, commissions de sélection, PEC…)
• Classer et archiver les dossiers

Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction de l’évolution de l’activité du service.

Profil recherché

Compétences requises :

• Qualités relationnelles et d'accueil
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Compétences rédactionnelles
• Discrétion professionnelle
• Respect de la confidentialité
• Capacité d'autonomie
• Intérêt pour la polyvalence des tâches
• Diplomatie
• Esprit d'initiative
• Capacité à travailler en équipe

Connaissances associées :

• Bonne connaissance de l'institution et du GHU
• Connaissances du milieu hospitalier et du statut de la fonction publique
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Word, Excel, power-point (formation complémentaire possible)
• Connaissance des applications : Gestime – NSI GESTION – SMAX

Vos avantages à l'AP-HP

• Offre diversifiée de restauration (self, food-trucks, cafétéria), de divertissement et activités de bien-être (Espace Bulle à Henri-Mondor, APSAP, Agospap, Médiathèque…)
• Perspectives d’évolution professionnelle, notamment via la formation continue
• Possibilités de places en Crèches (selon disponibilités) et aux centres de loisirs (hors contractuels)
• Possibilité de stationnement gratuit et développement des mobilités douces et durables
• Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (conseil en ressources humaines, prévention des risques professionnels, santé au travail, service social du personnel, …)

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Val de Marne (94)

Ville

Créteil

Hôpital Albert-Chenevier - Créteil 94 (GHU Mondor)

Service d'affectation

Direction Générale

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

Situé à Créteil (94), l'hôpital Albert-Chenevier propose une offre de soins de suite et de rééducation spécialisée dans des disciplines complémentaires de celles de l'hôpital Henri-Mondor : rééducation neurologique, neuro-locomotrice, digestive, cardiaque, gériatrique. Il réalise une prise en charge psychiatrique de secteur, en hospitalisation et en ambulatoire et dispose d'une expertise sur certaines pathologies : bipolaires, dépressions résistantes, schizophrénie et autisme de haut niveau. Le site comprend également un centre d'odontologie pour adultes et unité de soins de longue durée à orientation neurologique.