Assistante de direction / Secrétaire administrative (H/F)

XBIOMED; Le Tampon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée en santé recherche un(e) assistante de direction pour soutenir la direction et structurer l'administratif. Les missions incluent l'assistance à la direction, le secrétariat général, et le suivi réglementaire. Le candidat idéal aura une formation en secrétariat, de bonnes compétences rédactionnelles et un esprit d'organisation. Le poste est proposé en CDD de 12 mois avec un horaire de 35 heures par semaine.

Prestations

Complémentaire santé

Formation possible

Qualifications

• Formation en secrétariat ou gestion administrative.
• Connaissance des pratiques commerciales et réglementaires.
• Capacité à travailler en équipe.

Responsabilités

• Assister directement la direction dans ses tâches.
• Gérer l'administratif et le secrétariat général.
• Suivre la conformité réglementaire des pratiques.

Connaissances

Excellentes capacités rédactionnelles

Organisation

Autonomie

Discrétion

Compétences informatiques

Formation

Formation en secrétariat, assistanat ou gestion administrative

Description du poste

Offre n° 201TRNS

Assistante de direction / Secrétaire administrative (H/F)

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons une assistante de direction / secrétaire administrative pour accompagner la direction et structurer l'organisation administrative de l'entreprise.

Vos missions

• Assistance directe à la direction
• Gestion administrative et secrétariat général
• Gestion documentaire et suivi réglementaire
• Appui administratif aux équipes techniques
• Interface avec les partenaires et clients

Profil recherché

• Formation en secrétariat, assistanat ou gestion administrative
• Excellentes capacités rédactionnelles
• Organisation, rigueur, autonomie
• Discrétion et sens des responsabilités
• À l'aise avec les outils informatiques
• Une expérience en milieu médical ou technique est un plus

Type de contrat

• CDD - 12 Mois
• Durée du travail : 35H/semaine
• Travail en journée

Salaire

• SMIC
• Complémentaire santé

Profil souhaité

• Débutant accepté

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents
• Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires
• Assurer la conformité des pratiques commerciales avec la réglementation
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Assurer la veille juridique et réglementaire
• Assurer le suivi post-vente
• Assurer les relations et le suivi avec les différentes parties prenantes du projet (sous-traitants, fournisseurs, clients finaux, collectivités, opérateurs)
• Assurer un support commercial soutenu : prospection, vente de produits et services additionnels
• Collaborer avec l'équipe de vente pour atteindre les objectifs communs
• Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients
• Collaborer avec les équipes internes pour résoudre les problèmes clients
• Collecter et analyser des données relatives aux marchandises, aux flux de commerce international, et à d'autres aspects des opérations douanières
• Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation)
• Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés
• Développer et fidéliser la relation client
• Développer l'esprit d'équipe
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Effectuer une veille commerciale et concurrentielle (portails clients, plateformes des marchés publics et privés)
• Former les nouveaux employés aux techniques de vente
• Gérer le personnel (pointages, notes de frais, suivi des formations)
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
• Gérer les réclamations de manière efficace
• Gérer les ventes de la commande à la livraison, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes
• Implémenter des solutions CRM efficaces
• Lire et comprendre des tableaux de bord d’activité et des indicateurs
• Mettre en place des indicateurs de performance commerciale
• Négocier des contrats avec des fournisseurs
• Optimiser le parcours client
• Optimiser les processus de vente
• Organiser des réunions internes, préparer l'ordre du jour, rédiger les comptes rendus
• Parler une ou plusieurs langues étrangères
• Participer à des projets transverses et mettre à disposition ses compétences techniques et de sa connaissance des clients
• Participer à l’élaboration d’un devis technique
• Programmer et assurer le suivi des actions à conduire à l'issue des contacts avec les clients ou les prospects
• Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis
• Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.)
• Rédiger des fiches produits ou des argumentaires
• Répondre à un appel d'offre
• Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique
• Traiter les commandes et préparer les expéditions

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de persévérance
• Faire preuve de sens des responsabilités
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Commerce de détail d'articles médicaux et orthopédiques en magasin spécialisé