Assistante de direction (F/H)

BPCE SA; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

BPCE SA, basée à Paris, recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la Directrice de la Gouvernance. Le candidat idéal aura au moins 5 ans d’expérience, une expertise en organisation logistique, et un sens aigu de la confidentialité. Le poste comprend la gestion des événements, du budget et de l'agenda de la directrice.

Une parfaite maîtrise de la langue française est exigée, et un niveau basique d'anglais est souhaité. Vous serez en contact direct avec des dirigeants du Groupe.

Qualifications

• Minimum 5 ans d’expérience dans des fonctions équivalentes.
• Rigueur et sens de la confidentialité impératifs.
• Interlocuteur auprès des dirigeants.

Responsabilités

• Organiser la logistique des instances de BPCE.
• Soutenir les Délégués BPCE.
• Gérer le budget et les notes de frais.
• Mettre à jour l'annuaire des dirigeants.
• Organiser des événements In-site et Off-site.
• Gérer l’agenda de la directrice de la gouvernance.

Connaissances

Organisation logistique

Gestion budgétaire

Confidentialité

Maîtrise du français

Niveau d'anglais basique

Description du poste

Description de l'entreprise

BPCE SA définit les orientations stratégiques du groupe et des réseaux Banque Populaire et Caisse d’Epargne. En tant qu’organe central, il coordonne les politiques commerciales et représente le groupe et ses réseaux dans les instances réglementaires. BPCE SA prend également toute mesure utile pour garantir la liquidité et la solvabilité du groupe, la maîtrise de ses risques et son contrôle interne.

Les missions remplies par BPCE offrent une vision transversale des enjeux économiques, stratégiques et humains du Groupe BPCE et créent ainsi un environnement toujours plus stimulant pour ses 3 500 collaboratrices et collaborateurs. Fiers de notre nature coopérative et de notre engagement sociétal, nous œuvrons au quotidien pour permettre à nos clients et à nos équipes de concrétiser leurs projets en toute confiance.

Poste et missions

Directement rattachée à la Directrice de la Gouvernance du Groupe BPCE, l’assistant(e) de direction aura pour principales missions :

• Organisation logistique des instances de BPCE
  • Réservation de salles, catering, hôtesses (AG), interprètes, régie
  • Rédaction et envoi des convocations
  • Impression des guides du président et autres supports
  • Gestion des appels à contributions pour les instances : collecter les supports et faire les relances
  • Commande des badges (QR codes) et réservation du parking pour les visiteurs
  • MAJ listes (habilitations, liste de diffusion, …)
• Support logistique des Délégués BPCE
  • Gestion des délégués (nomination, mandats, honoraires, …)
  • Gestion de la documentation relative aux instances des BP et CE
  • Gestion des comptes rendus des délégués (relecture, mise en forme diffusion, classement…)
  • Gestion du calendrier des instances BP et CE pour le compte de BPCE
  • Organisation de la réunion mensuelle des délégués : réservation de salle, préparation de l’ordre du jour et envoi des invitations en lien avec les assistantes des invités, réception des supports, catering, …
• Gestion budgétaire de la Direction et la gestion des notes de frais
  • Elaboration et suivi du budget de la direction
  • Gestion des achats
    • Saisie des demandes d’achat
    • Réception des bons de commande correspondants
    • Traitement des factures
  • Gestion des notes de frais
• Gestion de l’application « annuaire des dirigeants »
  • Mise à jour lors des changements de dirigeants
  • Point de contact des dirigeants sur cette application
• Organisation des évènements In-site et Off -site de la Direction
  • Sélection et réservation des lieux
  • Organisation logistique des évènements
• Gestion de l’agenda de la directrice de la gouvernance et les réservations de voyages

Profil et compétences requises

Nous recherchons un profil senior (au moins 5 ans d’expérience dans des fonctions équivalentes), rigoureux, avec un sens aigu de la confidentialité et une posture adaptée aux interlocuteurs qu’il sera amené à côtoyer (dirigeants du Groupe). Une parfaite maitrise de la langue française est exigée. Un niveau d’anglais basique est souhaité.