Assistante de direction

Apprentis d'Auteuil; Dieupentale; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une fondation engagée dans l’éducation recherche une Assistante de direction à temps partiel pour des missions administratives à Dieupentale. Ce poste implique l'organisation de réunions, la gestion des admissions et le suivi administratif des élèves. Un Bac+2 et une expérience en secrétariat sont requis, avec une maîtrise des outils bureautiques comme Word et Excel. Vous serez intégré(e) à une équipe dynamique et participerez activement au développement de projets éducatifs.

Qualifications

• Expérience significative en secrétariat.
• À l'aise avec les outils numériques.
• Travail en équipe et autonomie.

Responsabilités

• Organise des réunions et rédige des courriers.
• Participe à la commission d'admission et gère les dossiers d'inscriptions.
• Effectue le suivi administratif des élèves et enseignants.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Compétences numériques

Qualités rédactionnelles

Formation

Bac+2

Outils

Charlemagne

Ecole Directe

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Description du poste

Pour notre site de DIEUPENTALE (82170), nous recherchons un Assistante de direction H/F en CDD de remplacement.

La fondation Apprentis d’Auteuil :

À Apprentis d’Auteuil, fondation catholique reconnue d'utilité publique et acteur engagé dans le champ de l'économie sociale et solidaire, avoir confiance en l'avenir, c'est permettre à chaque jeune de trouver sa place dans la société. C'est également offrir à nos collaborateurs la possibilité de travailler et d'évoluer dans une dynamique collective, propice au développement de chacun et de tous, en donnant du sens à son action. Rejoindre nos équipes engagées au service des jeunes et des familles, c'est faire le choix de contribuer à la vitalité de la fondation, tisser des liens de qualité et contribuer au bien commun.

L’établissement :

Le collège Ste Claire, situé à Dieupentale (82), doté de 2 classes par niveau et d'un internat d'une capacité de 60 places, accueille tous les jeunes pour les accompagner individuellement dans leurs projets. L'accompagnement pédagogique et éducatif bénéficie des expertises d'une équipe pluridisciplinaire spécialisée dans divers domaines : troubles d'apprentissages (dispositif ULIS), pédagogie par le sport (sections escalade, VTT), animation culturelle, médiation, éducation affective et relationnelle, section Jeunes Sapeurs-Pompiers et cadets de la défense.

L'équipe :

Sous la responsabilité de la directrice d’établissement, l’équipe se compose d’une coordinatrice administrative chargée de Rh/Finance et d’une secrétaire polyvalente/chargée de communication et d’une apprentie RH.

Contenu de vos missions :

• Organise des réunions et contribue à l’actualisation du DE
• Rédige des courriers, convocations pour des instances institutionnelles, comptes rendus de réunions et notes internes de l’établissement à la demande du DE

Gestion des admissions :

• Participation à la commission d’admission et envoi des réponses via Charlemagne.
• Mise à jour des effectifs en lien avec le Codir.
• Demande et transfert des dossiers scolaires et bourses. Suivi complet des dossiers d’inscription et relances familles.
• Saisie des dossiers élèves dans Charlemagne, contrôle des données dans les logiciels associés.
• Enregistrement des entrées et sorties sur le registre de l’école.

Gestion administrative des élèves et internes :

• Mise à jour et archivage des dossiers élèves, suivi des effectifs.
• Édition des certificats, bulletins et envois via ÉcoleDirecte / LSU.
• Rédaction de courriers aux familles et gestion des convocations disciplinaires.
• Suivi des absences injustifiées avec la Vie Scolaire et information à l’académie si nécessaire.
• Information de la DSDEN en cas d’exclusion définitive.
• Suivi administratif de l’orientation et des affectations.
• Organisation des examens (inscriptions, CCF, convocations, Cyclades).
• Déclarations d’incidents ou accidents, coordination avec les familles et assurances.
• Lien avec le Conseil Départemental pour le transport scolaire et aides départementales.

Relais Fonds Social Européen (FSE) :

• Constitution des dossiers numériques élèves.
• Saisie et clôture des fiches jeunes dans l’application dédiée.

Gestion administrative des enseignants :

• Suivi du mouvement des maîtres (DDEC / Rectorat) et des moyens (TRM, TSM).
• Rédaction et transmission des PV d’installation ; constitution des dossiers administratifs enseignants.
• Gestion des heures dans STS (répartition par classe/matière, mise en paiement, HSE via ASIE).
• Saisie de l’enquête « Ange Gabriel » (effectifs, données enseignants).
• Suivi des formations via FORMIRIS et envoi des documents correspondants.
• Diffusion des circulaires académiques. Mise à jour de Charlemagne pour les enseignants.

Tâches diverses :

• Réponse aux enquêtes académiques ou institutionnelles.
• Participation à la rédaction du rapport d’activité du collège.
• Renfort ponctuel au standard ou à d’autres tâches administratives.
• Appui sur les financements avec la coordinatrice administrative.
• Participation à la cellule de crise PPMS et déclaration des conclusions.
• Supervision et secrétariat des examens.

Le poste est à pourvoir à temps partiel, une journée tous les jeudis.

Vous êtes titulaire d’un Bac+2 et d’une expérience significative en secrétariat, vous possédez un excellent sens de l’accueil, une grande rigueur, une forte capacité d’organisation et d’anticipation. À l’aise avec les outils numériques, vous maîtrisez les logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les interfaces métiers telles que Charlemagne et Ecole Directe serait un plus. Doté(e) de bonnes qualités rédactionnelles, d’un esprit de synthèse et d’un sens du service développé, vous travaillez efficacement en équipe comme en autonomie.

En savoir plus sur nous

Apprentis d’Auteuil est un acteur engagé de l’économie sociale et solidaire, œuvre d’église, qui développe des programmes d’accueil et d’accompagnement, d’éducation, de formation et d’insertion, auprès de 40 000 enfants, adolescents et 8 000 familles fragilisées, dans près de 400 établissements en France.

Apprentis d'Auteuil s'engage et agit auprès des jeunes et des familles les plus fragiles