Assistant Service de la formation F/H

AP-HP; Île-de-France; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime de service pour stagiaires et_ti

Logement à tarif préférentiel

Remboursement du passe Navigo 75%

Restaurant du personnel

Accès à formation continue

Job summary

AP-HP recherche un Assistant Service de la formation F/H pour assurer l’assistance administrative et logistique des formations non médicales du GH Paris Saclay. Poste basé à Bicêtre ou Paul Brousse, avec mobilité possible sur les sites du GH et participation à l’encadrement de stagiaires.

Vous prenez en charge l’accueil, l’information des agents et le suivi des dossiers de formation, des inscriptions et des bilans annuels, avec des tâches administratives variées.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques (Word/Excel avancé, Outlook).
• Connaissance de HR Access formation et SAP (DA commandes).
• Bonnes capacités de communication et d’accueil.

Responsibilities

• Gérer les dossiers de formation et la logistique associée.
• Accueillir et informer le personnel, orienter les stagiaires.
• Suivre le plan de formation local et les inscriptions/attestations.

Skills

Word avancé

Excel avancé

Outlook

HR Access formation

SAP (DA commandes)

Tools

HR Access

SAP

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)

Autres fonctions administratives - Administratif - Autres métiers

Intitulé du poste

Assistant Service de la formation F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Présentation du service

Le service de la formation continue assure la gestion de l’ensemble des formations institutionnelles et locales de toutes les catégories de personnels non médicaux du GH Paris Saclay.

Le service de formation continue est intégré à la Direction des Ressources Humaines.

Composition de l’équipe

• 1 responsable de formation
• 1 responsable adjointe
• 7 assistantes de formation

Particularités du poste

Une mobilité géographique sur les sites du Groupe Hospitalier Paris Saclay – en particulier Paul Brousse – sera demandée.

Le bureau de l’assistant de formation sera basé sur Bicêtre ou Paul Brousse.

Lieu d’exercice : Bicêtre / Paul Brousse
Adresse : 78 Rue du Général Leclerc - 94270 Le Kremlin-Bicêtre / 12, avenue Paul Vaillant Couturier – 94800 Villejuif

Assister les Responsables de Formation

Accueillir, informer et orienter le personnel

Gérer les entretiens d’information et d’orientation

Accompagner les agents dans leur parcours de professionnalisation: BC, Validation des Acquis de l'Expérience, Congé Professionnel de formation, Concours

Gérer et suivre les dossiers individuels liés à l’accompagnement des projets personnels ou professionnels

Assurer la gestion administrative des demandes de formation gratuites en local, dans les centres internes et à l’extérieur de l’APHP

Assurer le suivi des actions: inscriptions, convocations, attestations de présence, frais de mission

Assurer le suivi du plan de formation local, tenir à jour la planification des actions et participer aux bilans annuels

Traiter les demandes de formations payantes: inscriptions, saisie dans HR, conventions, règlement des factures d’achat de formation, etc.

Gérer les dossiers des frais de missions des agents avec les gestionnaires paie

Participer à l’accueil des intervenants et des stagiaires, l’installation du matériel nécessaire à la formation, l’ouverture et la fermeture des salles de formation

Vous êtes amené à

Assurer la diffusion de l’information, aider à l’inscription sur le logiciel concours, pour la constitution du dossier pout les concours et promotion professionnelle

Gère la logistique du service

Participer à l’encadrement d’un stagiaire

Particularités du poste

Possibilité demande de Mobilité sur autres sites du GH

Profil recherché

PRÉ-REQUIS

• Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels : Word et Excel avancé, messagerie Outlook
• Maîtrise du NSI : HR Access formation (à acquérir) et SAP (commandes DA)
• Techniques de communication physique et téléphonique

EXPÉRIENCE REQUISE

• Affectation antérieure dans un service de gestion du personnel souhaitée, ou secrétariat

Connaissances particulières :

• Connaissance des procédures d'achat
• Connaissance de l'institution : organigramme des pôles et des directions fonctionnelles
• Possibilité de suivre la formation d'adaptation à l'emploi : « assistant de formation »

Qualités professionnelles requises :

• Sens de l'accueil et de la communication,
• Esprit d'initiatives, dynamiste et sens des responsabilités
• Rigueur et organisation dans la réalisation des activités
• Capacité à travailler en équipe
• Savoir rendre compte, être polyvalent
• Sens du service public

Horaires de travail

08h30 à 17h00. Repos le week-end -Les congés doivent être posés sur

Vos avantages à l'AP-HP

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET À LA FONCTION

• Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)
• Aide à l’installation verséepar l’AGOSPAP sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires
• Remboursement du passe Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables
• Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
• Place en crèche selon disponibilités
• Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos
• Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentielset diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
• Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge
• Accès à une offre de formation continue conséquente
• Accès à l’espace détente : séances de relaxation…

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Val de Marne (94)

Ville

Le Kremlin Bicêtre

Hôpital Bicêtre - Le Kremlin-Bicêtre 94 (GHU Saclay)

Service d'affectation

Service de formation continue

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

Situé au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.