Assistant polyvalent – Agent d’accueil (H/F)

Mines Paris - PSL; Versailles; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école d'ingénieurs prestigieuse recherche une personne pour un poste administratif à Versailles. Le candidat doit avoir un BAC à BAC+2 et une première expérience dans le secteur administratif. Les missions incluent l'accueil des visiteurs, la gestion administrative et la gestion de la bibliothèque. Ce rôle nécessite rigueur, réactivité et bonne organisation. Un esprit de service et des compétences en bureautique (Excel, Word) sont essentielles.

Qualifications

• Première expérience professionnelle dans le secteur administratif ou de l'enseignement supérieur souhaitée.
• Capacité à gérer en autonomie les dossiers et à travailler en équipe.
• Compétences nécessaires en secrétariat et capacité d'apprentissage pour les logiciels internes.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et gérer l'accueil téléphonique.
• Assurer la logistique des événements et gérer la réservation des salles.
• Participer à l'accueil des publics de la bibliothèque.

Connaissances

Gestion administrative

Connaissance de base en gestion comptable et financière

Maîtrise des outils bureautiques standards

Notions d'anglais

Formation

BAC à BAC +2

Outils

Excel

Word

Description du poste

À propos de nous

L’Ecole nationale supérieure des Mines de Paris (MINES Paris) est une des plus prestigieuses écoles d’ingénieurs en France et la première école par son volume de recherche orientée vers l’industrie. L’école des Mines de Paris forme des ingénieurs généralistes via une expérience pédagogique innovante et pluridisciplinaire, dans laquelle sciences de l’ingénieur et sciences humaines et sociales sont étroitement liées. Cette double culture est renforcée encore par son appartenance à l’Université PSL, qui se positionne dans le top 50 des classements internationaux, et qui constitue une véritable opportunité d’enrichissement des parcours. Mines Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique.

Mission

Vous travaillez au sein du pôle administratif de la Délégation de Versailles Satory. Vous participez également à la gestion de la bibliothèque, sous la responsabilité fonctionnelle de la personne en charge sur le campus et en lien avec la Bibliothèque du site de Paris (20% ETP).

Vos Principales Missions

• Gestion de l'accueil du site : accueillir les visiteurs et les orienter, assurer l'accueil téléphonique et gestion du standard, réceptionner les courriers et colis, gérer les badges, les clés et le contrôle d'accès, gérer la réservation des salles, parking, navette, réserver les prestations de frais de réception (plateaux repas, traiteur), préparation de salles (amphithéâtre, cours, réunion, contrôle du matériel).
• Gestion administrative et support général à la vie du campus : assurer la logistique lors des événements, définition du programme, communication dans les espaces prévus à cet effet (écrans du campus, intranet...), gérer l'accueil des stagiaires de découverte (conventions de stages, programme du stage en lien avec les centres...), assurer la gestion comptable en lien avec le gestionnaire : traitement des notes de frais, gestion des achats (devis, bons de commandes, factures), saisir et suivre les dépenses sur un logiciel de gestion.
• Gestion et animation de la bibliothèque : participer à l'accueil des publics et au renseignement de 1er niveau, effectuer les transactions de prêt et retour des ouvrages, participer à la gestion des ouvrages et revue (réception,équipement, mise en rayon).

Profil

Le poste s'adresse à une personne de formation BAC à BAC +2. Une première expérience professionnelle dans le secteur administratif ou de l'enseignement supérieur serait appréciée. Il s’agit d’une fonction administrative et d'accueil demandant de la rigueur, de la réactivité, une grande adaptabilité, une bonne organisation et de la méthode. Le poste implique une forte réactivité et une capacité à gérer en autonomie les dossiers, d’avoir le goût du travail en équipe et de bonnes capacités relationnelles et humaines. Le (la) candidat(e) devra être polyvalent et aura les compétences nécessaires en secrétariat, la connaissance des outils de bureautique, notamment Excel et Word, ainsi que des notions de base en gestion de pièces comptables. Il ou elle devra faire preuve de capacité d’apprentissage pour l’utilisation des logiciels internes.

Savoirs Et Savoir-faire

• Gestion administrative
• Connaissance de base en gestion comptable et financière
• Maîtrise des outils bureautiques standards
• Notions d'anglais

Savoir-être

• Polyvalence et adaptabilité
• Véritable esprit de service
• Sens de l'organisation
• Capacité à communiquer et travailler en équipe

Rejoindre Mines Paris-PSL

Travailler à Mines Paris-PSL, c’est aussi : être acteur de la transition numérique et de la transition vers la neutralité carbone pour faire face à l'urgence climatique, appartenir à un établissement de l'Université PSL, 33ème au classement mondial de Shanghai, soutenir l'égalité, la diversité et l'inclusion, soutenir l'insertion professionnelle et le développement de carrière des personnes en situation de handicap.

Référence de l'offre : o1q3gcgxie